Сучасна логістика вимагає швидкості та ефективності. Керівники, логістичні менеджери та диспетчери постійно шукають рішення для оптимізації процесів та зниження витрат. Якщо ви обираєте Transportation Management System (TMS) і не розумієте, що вона має пропонувати, ця стаття допоможе розібратися з ключовими функціями.
Що таке TMS і кому вона потрібна
TMS у логістиці (Transportation Management System) – це програмна система для оптимізації та управління всіма етапами логістики: планування, виконання, відстеження перевезень, управління вантажами, маршрутами, автопарком, документами та фінансами. Це ваш цифровий центр управління.
TMS система потрібна:
- Керівникам: Для стратегічного планування, контролю витрат, підвищення рентабельності.
- Логістам: Для щоденних операцій, оптимізації маршрутів, контролю замовлень.
- Диспетчерам: Для швидкого призначення водіїв, відстеження перевезень у реальному часі.
- Бухгалтерам: Для автоматизації документообігу та фінансової звітності.
TMS незамінна для будь-якої компанії, що прагне ефективно управляти перевезеннями.
Основні модулі сучасної TMS
Сучасна система управління логістикою – це комплексне рішення. Функції TMS повинні охоплювати весь життєвий цикл перевезення. Часто crm та tms у логістиці поєднує можливості.
Основні модулі:
- Управління заявками та замовленнями: Прийом, реєстрація, обробка та відстеження статусів.
- Планування маршрутів: Оптимізація маршрутів, розрахунок відстаней, часу, палива.
- Документообіг: Автоматичне формування та зберігання ТТН, актів, рахунків.
- Управління статусами: Відстеження статусу замовлення/рейсу в реальному часі.
- GPS-моніторинг: Візуалізація місцезнаходження транспорту, контроль швидкості.
- Управління автопарком: Облік транспорту, водіїв, робочого часу, техоглядів.
- Аналітика та звітність: Збір та візуалізація даних про ефективність.
Управління замовленнями та доставкою
Сучасна TMS забезпечує повний цикл управління замовленнями та управління перевезеннями:
- Централізований облік: Усі заявки реєструються в системі, виключаючи втрату інформації.
- Повні дані: Зберігається вся інформація про клієнта, вантаж, маршрут, вимоги, вартість.
- Динамічні статуси: Замовлення проходять через чіткі статуси ("у рейсі", "доставлено"), що оновлюються автоматично.
- Історія клієнта: Вся взаємодія зберігається в профілі клієнта.
- Підтвердження доставки: Фіксація факту доставки (електронний підпис, фото). Це забезпечує прозорість, мінімізує помилки та покращує комунікацію.
Документообіг і фінансовий контроль
Автоматизація логістики за допомогою TMS спрощує паперову роботу та фінансові питання. TMS функціонал тут є критичним:
- Автоматичні рахунки та акти: Система генерує рахунки, акти виконаних робіт автоматично.
- Формування та збереження ТТН: ТТН та інші супровідні документи формуються з автоматичним заповненням, зберігаються в цифровій формі.
- Контроль оплат: Відстеження статусу оплат, нагадування, звіти по заборгованості.
- Збереження архіву: Усі документи зберігаються в електронному архіві, доступні для пошуку.
- Аналіз витрат: Облік та категоризація витрат на кожен рейс для оптимізації бюджету. Це дає повний фінансовий контроль та спрощує прийняття рішень.
Інтеграції з CRM, 1С, поштовими сервісами
Жодна сучасна програма для логістики не існує в ізоляції. Ефективність TMS зростає завдяки інтеграціям. CRM та TMS у логістиці часто вимагає тісної співпраці.
- З CRM: Передача даних про клієнтів/замовлення, повна історія взаємодії.
- З 1С (бухгалтерськими): Автоматичний експорт даних про рахунки, акти, витрати.
- З поштовими сервісами: Автоматична відправка документів клієнтам.
- З банківськими: Звірка оплат.
- З вантажними біржами: Автоматична публікація/пошук грузів (наприклад, TIMOCOM). Інтеграції перетворюють TMS на центральний вузол, об'єднуючи операції.
Аналітика, звітність і дашборди
Сучасна TMS функції включають глибоку аналітику для стратегічних рішень. Система має генерувати звіти про:
- Ефективність маршрутів: Пробіг, час доставки, витрати палива.
- Кількість доставок: Аналітика за періодами, водіями, клієнтами.
- Виконання плану перевезень.
- Витрати на рейси та автопарк: Деталізовані звіти по всіх витратах.
- Прибутковість замовлень/клієнтів.
- KPI водіїв. Дашборди: Наочні візуалізації ключових показників (KPI) у реальному часі для швидких рішень.
Чому варто обирати саме сучасну TMS
Вибір TMS – це довгострокова інвестиція:
- Гнучкість та адаптивність: Легко адаптується до змін бізнес-процесів.
- Підтримка SaaS: Хмарна система, без турбот про сервери та оновлення, постійна доступність.
- Регулярні оновлення: Система постійно розвивається, отримуючи нові функції та покращення.
- Зручний інтерфейс: Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс скорочує час навчання.
- Безпека даних: Відповідає високим стандартам захисту інформації. Сучасна CRM та TMS у логістиці – це інвестиція в постійний розвиток та зростання.
Як перевірити, чи підходить вам TMS
Вибір TMS у логістиці – відповідальний крок, особливо TMS для перевізників. Поставте собі 5 питань:
- Чи вирішує система мої найболючіші проблеми? (Ручне ТТН, контроль автопарку, рахунки)
- Наскільки легко її інтегрувати з моїми існуючими системами? (біржі, 1С)
- Чи є підтримка та навчання?
- Чи масштабована система? Чи зможе вона рости з вашим бізнесом?
- Чи можу я спробувати її без ризику?
Найкращий спосіб – протестувати систему. Наприклад, ви можете спробувати безкоштовний тест 4logist, щоб оцінити функціонал та відповідність потребам вашої компанії.
