Любое производство подразумевает постоянное использование расходников: заготовки для деталей, канцелярские принадлежности, техника и прочие единицы. Для четкого контроля существует управление закупочной системой транспортировок – это отрасль бизнеса, контролирующая поток закупаемых товаров, услуг либо информации. Цель отрасли – вовремя снабжать компанию нужными ресурсами. Что-либо заказывая, компания оформляет закупку – приобретение продукта, работы или услуги, отвечающего запросам компании.
Функции отрасли
Основная цель – сформировать рабочую систему покупок с максимальными доходами при маленьких расходах.
Типовые задачи процесса управления закупками логистики:
- создание постоянного потока покупаемого материала;
- регулярный поиск поставщиков, изучение их запросов;
- непосредственно купля полезного сырья;
- отслеживание любого рыночного изменения.
Человек (или отдел), работающий в этой отрасли, обязан:
- определять, что нужно бизнесу, на основе этого планировать покупки;
- составлять список требований к закупаемому ресурсу (количество, масса, габариты);
- формировать список возможных организаций для поставки, изучив их условия, ресурсы, репутацию, а также прочую информацию;
- изучать предложения от поставщиков, переговоры с ними;
- подводить предварительные итоги по вопросу того, кто будет заниматься поставками, к критериям относятся цена с качеством изделий/услуги, надежность продавца, их требования;
- принимать окончательное решение по купле, а также выбирать постоянных лиц, которые будут заниматься перевозкой продукции;
- заключать контракт с выбранной организацией, после этого формировать перечень и решать прочие моменты, касающиеся этой сферы.
Этапы закупочной отрасли:
- Служба по снабжению предприятия вместе с другими отделами проводит опрос, после которого узнает, чего не хватает компании, а также в каком количестве.
- Осматривают ситуацию на рынке, ищут хорошие предложения. Исследуются требуемые ресурсы, а также лица, занимающиеся перевозками.
- На основе предыдущего пункта избираются поставщики, после они сравниваются друг с другом, выбирают наиболее подходящего;
- Согласование деталей с продавцом, заключение договора. Учитываются все переменные, влияющие на качество поставок – условия, цена, срок, оплата.
- Приемка. Выборочная проверка нескольких деталей, учет брака. Учитываются любые оплошности со стороны продавца – опоздание, брак, другое.
- Распределение заказа по предприятию, остатки складируются. Число запасов всегда контролируется.
Стратегии контроля
В вопросе управления закупками в коммерческой логистике применяют две тактики. Рассмотрим каждую в отдельности.
Тянущая
Децентрализованный принцип, снабжение сырьем производится только тогда, когда возникает потребность. Такая стратегия не имеет привязанности к графику, подразумевает долгосрочные контракты с небольшим набором надежных поставщиков. Каждое звено знает свои потребности, может их эффективно удовлетворить. Ввиду децентрализации, отсутствует согласование с управляющим органом.
Толкающая
В этой тактике звенья системы снабжаются сырьем только по команде центрального органа по жесткому графику. Отличаясь от тянущей, толкающая предполагает формирование огромной базы тех организаций, которые будут регулярно поставлять заказы. Это нужно для создания конкуренции между ними и, как следствие, возможное снижение цен с улучшением качества заказов. Отсутствуют повторяющиеся запросы (случаются ситуации, когда разные отделы формируют одинаковый список, из-за чего получается переизбыток), крупные партии облагаются скидками от поставщика. Главный орган формирует целую службу обеспечения, которая впоследствии занимается формированием общих запросов.
Наиболее эффективно себя проявляет именно тянущая стратегия. Однако для ее использования должны соблюдаться некоторые условия. Во-первых, поставщик должен быть близок к покупателю. Во-вторых, продукция должна быть только наивысшего качества. То же самое касается и надежности поставок. Ввиду особенностей тянущего способа, заказные партии формируются небольшими объемами.
Толкающий принцип тоже эффективен, избранная тактика зависит от текущих условий рынка и взаимоотношений с поставщиками.
Методы контроля покупаемого сырья
Деятельность регулируется методами использования объемов расходуемых изделий. Их всего три:
- Увеличение – предполагает сбор данных о спросе на определенные единицы товара, учет полученной информации. Далее проводится анализ спроса в течение года с целью предостережения от возможных сезонных колебаний рынка. Рассчитывается минимальный спрос на протяжении года, необходимого для будущего формирования запаса. После создаются запасы на основе числа заказов конкретной единицы материала.
- Метод уменьшения – строится на ежемесячном сборе информации о непопулярном товаре. На основе откликов определяется продукт, подлежащий сокращению, определяют его объем. Руководство решает, стоит ликвидировать конкретный вид редко используемой продукции или нет. Итог – сокращение мало полезного товара на основании цифр в составляемой документации.
- Метод учета без динамичных изменений – выделяется временной интервал, в рамках него производят расчет. Смотрят общий объем продаж, по простейшей формуле рассчитывается среднее значение обязательного минимума. Формула такая: общее число используемого материала/число недель в интервале. Способ подходит для статического расчета без учета спроса, но он является динамичным, так как полученная величина будет изменяться и пересчитываться каждую неделю для сохранения актуальности данных.
Заключение
Отсутствие систематизированных восполнений расходников сильно отразится на продуктивности всего бизнеса – постоянная нехватка расходников начнет приносить убытки. Чтобы этого не допустить, каждый бизнес создает у себя закупочную сферу, которая берет на себя все обязанности, касающиеся регулярных восполнений недостающего материала и хранения запасов на складе. Налаженное управление закупками в логистике – ключ к успеху любой организации.