В век стремительных скоростей важно успевать за потребностями клиента, быть востребованным на рынке услуг. Нужно не только предоставлять высокий уровень качества, но и выполнять обязательства по срокам выполнения работ, доставки товаров. Поэтому организация транспортно-экспедиционной компании, занимающейся перевозкой грузов различных объемов, должна быть максимально продумана. Чтобы ни один этап не выпадал из внимания, важно наладить функционирование служб, отделов и сотрудников, контролировать бизнес-процессы.
Менеджер по логистике: основные задачи
Для развития бизнес-процессов нужно выстроить целую систему, которая будет работать как часы. И сотрудники здесь играют основную роль. Услуги транспортно-экспедиционной компании включают в себя закрытие следующих вопросов потребителя:
- организация перевозки груза;
- разработка, согласование необходимого маршрута;
- анализ информации о путях и способах доставки товаров;
- расчет стоимости транспортировки;
- взаимодействие с таможенными и другими службами;
- ведение финансовой и другой отчетности.
Логисты и менеджеры в рабочем процессе должны оптимизировать перевозку для клиента, предложить выгодный вариант по приемлемой цене. От качества и скорости их работы напрямую зависит прибыль, а также лояльность аудитории заказчиков.
В процессе сотрудники взаимодействуют с большими объемами информации. Они должны работать в режиме многозадачности: одновременно предоставляя информацию клиенту, рассчитывать стоимость, отслеживать погрузку, движение в пути, таможенное оформление и многое другое. Возможность свободно перемещаться и не быть привязанным к рабочему месту делает их мобильными. От эффективности отдельно взятого менеджера зависит, останется ли клиент в компании и будет ли рекомендовать контрагентам.
Автоматизация бизнес-процессов в транспортной компании
Чтобы упростить работу сотрудников, выстроить четкую систему транспортной логистики, управлять процессами в организации нужно автоматизировать ряд рутинных действий. Тем самым вы сократите время на ежедневные повторяющиеся процедуры, избежите ошибок, будете контролировать и отслеживать действия каждого менеджера. А значит анализировать и систематизировать данные по структурам фирмы, показатели эффективности.
4logist предоставляет специфический облачный программный продукт в сфере экспедиторов, транспортных компаний для автоматизации транспортной логистики. При каких условиях необходима данная программа:
- снижение прибыли;
- отсутствие понимания целостной картины управления фирмой;
- большие объемы информации о грузах, сроках, клиентах, раскоординация отделов обслуживания.
В этих условиях необходимо выбрать понятный продукт, который сможет помочь организовать работу в индивидуальных условиях организации с минимальными затратами. Программа для грузоперевозок поможет настроить взаимодействие менеджеров и логистов с клиентом, организовать разные виды транспортировки от автомобильных до морских и воздушных.
Преимущества программы автоматизации
Чтобы понимать конечные цели внедрения программного продукта, определитесь, какой сегмент требует внимания. Это может быть компания в целом, отдел или ряд служб. Проанализируйте результаты сотрудников, замечания и пожелания по организации работы. Приняв решение об автоматизации, выберите тот софт, который упростит задачи, поставленные перед работниками.
И лучше всего выбрать программу, уже разработанную и проверенную временем, которая зарекомендовала себя с положительной стороны в транспортной сфере. Преимущества ее неоспоримы:
- Работа со специфической информацией сферы: сборный груз от разных заказчиков, мультимодальные перевозки, когда доставка требуется несколькими видами транспорта и др.
- Создание единой информационной среды для организации с предоставлением разного уровня допуска сотрудникам, а также клиентам для отслеживания груза.
- Защита информации с помощью протоколов HTTPS/SSL, выделение индивидуального IP-адреса для заказчика, хранение файлов на облачных серверах.
- Введение общего стандарта процедур, форм документации.
- Упрощение поиска в базах.
- Быстрая и четкая корректировка данных с одновременным отображением в документах и файлах.
- Ускорение обработки заказа и повышение качества обслуживания.
- Возможность отслеживать работу конкретного менеджера, осуществлять контроль за ведением заказа и взаимодействием с клиентом.
Внедрение программ для автоматизации поможет четко сформировать представление о показателях организации в целом и сотрудника в частности. Это сделает анализ показателей конкретным, на нем уже можно выстроить стратегию развития в дальнейшем, дать рекомендации персоналу, продумать мотивационную составляющую.
Возможности софта
4logist — специальное программное обеспечение, разработанное с учетом потребностей транспортной сферы. Мы учли основные пожелания пользователей и сделали продукт, который поможет сэкономить время и ресурсы компании. Мы предлагаем:
- облачную модульную структуру онлайн, где можно настроить блоки под ваши задачи, систематизировать их индивидуально, сформировав нужные разделы в меню;
- интеграцию системы с 1С, другими базами, используемыми на предприятии;
- мобильность, что позволит сотруднику в любой момент получить нужные данные. Вы можете использовать программу на планшетах, смартфонах удаленно с помощью сети интернет. Водители, менеджеры, экспедиторы онлайн могут отвечать на запросы, вносить корректировки и формировать заявки;
- возможность доработки и подстройки программы под заказчика. Если в базовой комплектации нет нужного блока, его можно встроить по запросу;
- выгрузку различного вида отчетов как по клиенту, так и по сотрудникам. Анализ проводится по заданному набору параметров, который вы сами выбираете в настройках.
Система проводит автоматические расчеты по финансовым операциям, как внутри компании (заработная плата, штрафы, бонусы и т.д.), так и с заказчиками и контрагентами. Использование программного обеспечения в организации позволяет минимизировать ошибки в начислениях, отслеживать и перенаправлять денежные потоки. Программа самостоятельно конвертирует курсы валют и выдает готовый результат.
Для работы в системе необходимо ознакомиться с интерфейсом и функционалом. Для этого есть видео-инструкции, руководство пользователя, группа в соцсетях, где можно получить ответы на возникшие вопросы.
Взаимодействие с заказчиком
Цель компании — получение прибыли. А это возможно только когда заказчик доволен сервисом и оказанной услугой. Поэтому 4logist большое внимание уделяет работе с клиентом. В нашем современном программном обеспечении можно оформить личный кабинет для каждого заказчика с предоставлением доступа. Это повышает доверие потребителя, упрощает взаимодействие с ним, так как документация, заявки сосредоточены в одном месте. Функционал личного кабинета интуитивно понятен.
Заказчик анализирует результаты сотрудничества, отслеживает груз на всем пути до места назначения, просматривает выполненные и действующие заказы. В программу встроена функция отправки напоминаний о выставленном счете, неоплаченном долге и т.д. Вы со стороны исполнителя имеете возможность разработать и внедрить программу лояльности: делать рассылки, извещать об акциях, писать сообщения, рекламные предложения.
Стоимость, техническая поддержка
Рекомендуем купить лицензионное программное обеспечение. Это избавит от необходимости самостоятельно настраивать блоки и интерфейс, интегрировать свои базы данных в программу. Наши специалисты проведут установку онлайн, создадут необходимые системные записи, дадут доступ к платформе. В дальнейшем обновлений не потребуется, так как программа делает это автоматически. За пользование функционалом вносится ежемесячная плата в зависимости от количества менеджеров, работающих на платформе: 15 евро за одного человека в месяц.
Программное обеспечение рабочего места содержит необходимые утилиты и интерфейс, который позволяет приступить к обработке заказов незамедлительно. Попробовать и оценить возможности продукта можно и в демо-версии (бесплатный вариант, действующий в течение 2 недель).
Проведите оптимизацию бизнес-процессов с помощью 4logist, выведите качество обслуживания клиентов на новый уровень. Выбирайте проверенный программный софт для эффективной работы компании.