Хозобъекты, предназначенные для приема, локализации и сохранения поступившего сырья, подготовки его к реализации и перевозке к заказчику, называются складами. Это главное звено логистической системы.
Потребность в специализированно обустроенных площадках для размещения сбережений соблюдается на всех отрезках матпотоков, начиная от натурсырья и заканчивая конечным получателем. Спецобъекты могут занимать как скромное помещение, так и покрывать сотни тысяч квадратных метров.
Независимо от параметров складхозяйства, приходится вести результативное управление запасов, которые присутствуют в нем.
Складской учет – это комплекс мероприятий, направленных на протоколирование всевозможных операций:
- получение от снабженца;
- сортировка;
- миграция спецпродукции между подразделениями;
- выданье продукции.
Учитывание манипуляций складбъекта позволяет осуществлять оценку остатков, перемещение спецгруза. Также появляется возможность оптимизации схем складирования, оборачиваемости спецпродукта. Все процедуры становятся прозрачными, оплошности мгновенно выявляются и корректируются.
Организация учета на складе
Грамотная организация складского учета на предприятии – это залог его успешности. Возглавляет главбух, который возлагает ведение на материально-ответственных лиц. Для этого складхозяйство состоит из квалифицированных служащих: заведующий, кладовщик, грузчик.
Завскладом
Деятельность завхоза заключается в:
- администрировании спецхранилища по принятию, обереганию и выдаче МПЗ. Рациональная расстановка спецпродукции на территории и быстрый ее поиск;
- гарантировании безопасности вещей;
- осмотре инвентаря для устранения возгораний, спецоборудования, инструментов;
- координировании погрузки-разгрузки соответственно распорядкам по охране труда;
- собирании, поддержании, возвращении спецснаряжения для погрузработ;
- участии в спецпроверках;
- диспетчировании отчетности складопераций;
- разрабатывании спецдействий по улучшению результативности работы, снижению затрат на передвижение и сохранность спецценностей;
- регулировании процесса среди персонала и обеспечении невредимости матвещей.
Требования к должности следующие:
- СПО;
- опыт в профессии 1-3 года;
- понимание регулирующей и методлитературы.
Кладовщик
Учетчик 1 категории занимается следующим:
- получение, сохранение, отпускание припасов;
- освидетельствование матпродукции по сопроводительной отчетности;
- распределение по зонам консервации;
- создание обстановки для сбережения спецзапасов без дефектов;
- целостность МТЗ.
Учетчик знаком с сортаментной документацией. Знает линейный ряд хранящихся изделий, их функционал, миссию. Определяет доброкачественность специнструментария, рабустройств. Знает, как предотвратить порчу имущества.
Кладовщик 2 разряда наделен такими обязательствами:
- руководит погрузкой-разгрузкой;
- комплектует наборы заказов по заявкам клиентов;
- составляет список на сломанный инструментарий, готовит указы по ним;
- участвует в хозинвентаризации.
Учетчик 2 разряда знает структуру складхозяйства, как формировать партии разнообразных спецтоваров и т.д.
Грузчик
Грузчики-рабочие делятся на два разряда. Специалист 1 категории выполняет:
- вручную погрузку-разгрузку;
- подкатывает-откатывает вагоны, манипулирует ими;
- чистку-смазку спецмеханизмов.
Профгрузчик знаком с порядком погрузки-выгрузки, с обстоятельствами использования простых приспособлений для манипуляций. Также требуются знания по разрешенным габаритам на загрузку открытых ж/д платформ, автомобилей.
Специалист 2 разряда проводит те же спецманипуляции с грузом, только посредством средств автотранспортирования. Монтирует вспомогательные установки. Также он чистит и смазывает эти конструкции.
Разбирается в правилах расположения матзапасов, в каких условиях используют механизмы транспортирования, условную сигнализацию при спецдействиях. Также он точно знает план хранилища, области разгрузки-выгрузки.
Система складского учета
Аббревиатура ТМЦ означает товарно-материальные ценности, объединенные едиными сведениями о производственных ресурсах. Сюда входят следующие группы:
- сырье;
- запчасти;
- полуфабрикаты;
- готовые продукты;
- стройматериалы;
- ГСМ;
- полезные спецостатки;
- хозинвентарь;
- тара;
- предметы труда.
Запасы – это подвижные активы фирмы. Срок их применения – до 1 года.
Все резервы требуют детального бухучета и документирования на каждом этапе: от приема до выбытия. Для этого необходима организация складского учета запасов.
Принципы складского учета
К основам складучета относится количественно-суммовое учитывание. Оно бывает:
- номенклатурным (экземпляр – отдельная единица);
- сортовым (объектами являются разные подвиды, объединившие различные специзделия);
- партийным (сконцентрированы несколько подкатегорий).
Все три вида используются в зависимости от определенного участка контроллинга складохранилища.
Учет по номенклатуре
Для малого бизнеса чаще применяется номенклатурный прием. Это детализированная форма складоучета. На каждую опцию заводится карточка. Регистрация проходит подетально в разрезе каждой позиции. Ведется тремя методиками:
- ручным;
- в таблицах Excel;
- системой товароучета.
Ручной
Первый – простой и дешевый метод мониторинга материалов. Назначенное лицо ведет пару журналов, в которые закрепляет должные спецзаписи. Из негативных моментов отмечают:
- ограниченную достижимость;
- тетради теряются;
- специнформацией владеет только один человек;
- увеличивается риск внесения ошибочных цифр;
- невозможно проанализировать документооборот, проконтролировать штат.
Эта методология приемлема для компаний с маленьким оборотом.
Excel
Экселевские таблицы занимают промежуточное положение между ручной и автоматизированной технологией. Плюсы следующие:
- Автоматические расчеты. В шаблонах уже введены маталгоритмы и формулы. Спецпрограмма сама убирает позиции.
- Для дела нужен компьютер с установленным пакетом Microsoft Office.
- Информацию можно отправлять по электронке или записывать на флешки.
Минусы следующие:
- Потеря всех спецматериалов при неисправности жесткого диска.
- Большую часть сведений забивают вручную. На это уходит много времени.
- Доступ к ПК только у одного коллеги.
- Нет аналитики.
- Спецданные хранятся в одной части.
- Единственная погрешность влечет изменения во всем документе.
Excel-таблицы также годятся для ревизии источников небольших производств.
Автоматизация товароучета
Оптимальный способ, который подходит всем, – программа товароучета. Все происходит в авторежиме. Специнформация сохраняется облачно. Преимущества следующие:
- цифровизация спецпомещения;
- доступ везде, где есть интернет;
- директор получает всю аналитику;
- штат под спецконтролем;
- оформление технокарт;
- отчетная документация генерируется на автомате;
- совмещение со сканерами, штрихкодами, электровесами;
- оценивание продаж, доходности и т.д.
К 2024 году вводится маркировка товара, все производители будут обязаны установить товароучетные спецсистемы.
Регламент инструкции по складскому учету
Положение формируется непосредственно руководителем спецпредприятия. Специального бланка для инструктажа не существует. В шапке указывается наименование фирмы, дата составления. Спецдокумент включает следующие разделы:
- общие нормы о складохранилище
- количество спецсотрудников и их обязанности;
- сведения о рабместах. Указываются правила безопасности при работе;
- предназначение спецпомещения под хранение;
- прописываются типы учитывания: как записывается информация в карточки товара, кто их регистрирует;
- периодичность инвентаризации;
- расписывается должность сотрудника, ответственного за выполнение задач;
- в заключении указываются специалисты, которым необходимо ознакомиться со спецдокументом.
Порядок операций по движению и учету на складе
От подвида МПЗ выбирается способ ревизии спецматериалов. Назначаются люди, несущие ответственность. Складучет ведется на карточках. На номенклатурный номер подготавливается одна карта. Их открывает бухгалтерия и выдает под расписку в реестре ответственному физлицу.
Кладовщик заполняет реквизиты зон сохранения матвещей (ячейки, стеллажи и т.д.). К каждому крепится бирка. Завскладом делает записи спецопераций день в день в карточках складучета. При этом нужно вносить данные на остатки матценностей после каждой операции.
Бухгалтера систематически проводят проверку заполнения первичного документооборота по складоперациям. Правильность организации учета складских операций подтвержается бухгалтерской подписью. При необходимости могут предъявляться матценности, требуемые проверяющими.
Документы при организации складского учета ТМЦ
Перечень складдокументов следующий:
- Товарная накладная дает полную информацию о поступающих спецценностях.
- Накладная на отпуск материалов на сторону позволяет получить спецтовар от другого адресата.
- Приходный ордер показывает прибытие.
- Акт о расхождении документирует несоответствие по качеству и величине.
- Чек из кассового аппарата подтверждает покупку.
- Складведомость доказывает факт ТМЦ в случае поступления иным путем.
- Партионная карта учитывает грузобагаж, прибывший одной машиной.
- Учетная карточка закрепляет ценности по сортам и видам.
- Требование-накладная подтверждает перемещения внутри промпредприятия.
- Приказ о проведении инвентаризации инициирует поверку с указанием повода.
- Инвентаризационная опись отражает фактическое наличие ТМЦ.
- Ведомость контроля результатов оформляет итоги.
- Акт о приеме-передаче ценностей на сохранение служит для принятия по договору.
- Журнал матучета, сданных изделий на хранение, отвечает за отсутствие претензий у поклажедателя.
- Лимитно-заборная карта отражает отпуск материалов при лимите.
Ответственность за нарушения при организации складского учета
Если работники нарушают Законодательство РФ, касающееся документального учитывания прихода-расхода матценностей, на них накладываются финансовые санкции. Если несоблюдения повторяются в течение одного года, то начисление штрафов возрастает. Это прописано следующими законами:
- Ст. 232 ТК указывает на возмещение ущерба целиком, если сумма меньше среднемесячного вознаграждения виноватого.
- Ст. 241 Трудового Кодекса гласит о частичном возврате в размере средней зарплаты работника.
- Ст. 243 Трудового Кодекса подразумевает материальную ответственность.
Современная организация складского учета товаров — это переход к автоматизации системы. Получить высокий рост показателей возможно при интеграции инновационных ПО в работу складохранилищ. Это позволит полностью контролировать деятельность спецобъектов, штата, избежать хищений матценностей и диспетчировать денежный поток, что благоприятно скажется на профдеятельности всего спецпредприятия в целом.