Бесплатные сервисы для автоматизации работы экспедиционных и транспортных компаний существуют. Стоит ли им доверять процесс управления заявками, базу контрагентов, формирование документов и все то, на чем строится работа логистов и экспедиторов? Однозначно нет, если цель — выйти на рынок и со временем занять место под солнцем среди признанных лидеров.
Бесплатно означает прежде всего — отсутствие ответственности. Предлагая подобные продукты, разработчики не чувствуют потребности сопровождать клиента, вовремя реагировать на сбои, заниматься обновлениями и всячески улучшать работу системы. Потоковое скачивание и нулевая поддержка — на этом построена коммуникация авторов бесплатных приложений с клиентами.
Зачем вообще связываться с сервисами, где никто ни за что не в ответе? С одной целью — обучиться. Но и здесь есть нюанс. Учиться нужно вместе с той программой, которая планируется для использования в дальнейшем. Это логично, тем более, что демо-версии с бесплатным пользованием на 14 дней есть почти в каждой программе.
Вернемся к минусам бесплатных приложений. Если вы верите в то, что можете рассчитывать на минимальный сервис не вкладывая ни копейки, читайте дальше. Мы изучили работу систем автоматизации, позиционирующих себя как бесплатные и сделали выводы. Все честно и без преувеличений.
Функции
В бесплатных приложениях никто не заинтересован в разработке универсального и расширенного функционала. Не рассчитывайте, что программа будет сама вести электронный документооборот, формировать коммерческие приложения и отправлять клиентам напоминания и задолженности. Один из очевидных минусов приложений в свободном доступе — ограниченные возможности. В программу вложились ровно настолько, чтобы это было недорого и просто.
Разграничение ответственности
Эта важная и удобная для автоматизации логистики функция, однако в большинстве программ с нулевым тарифом она не предусмотрена. Причина — слишком сложно и требует расходов на разработку. Будьте готовы к тому, что в простой программе разграничение зон ответственности если и будет, то минимальным, неудобным и без возможности выстроить четкие алгоритмы работы.
Фильтрация заказов
CRM — одна из необходимых для логистической компании система и в бесплатной программе автоматизации она не работает. Это значит, что привилегии сортировать заказы по срокам выполнения, бюджету, направлениям не получится. О какой автоматизации процесса в таком случае может идти речь, если основную рутинную работу по отбору и классификации заказов придется делать вручную? Стоит задуматься.
Не совместимы с другими ПО
Об интеграции приложений в сложные бухгалтерские программы 1С и другие специализированные ПО также приходится только мечтать. Функционал приложений обычно ограничен настолько, что подобная роскошь — это скорее на грани фантастики.
Карточки клиентов
Бесплатные CRM для организации автоматизированного процесса логистики не предусматривают внедрение автоматического заполнения карточек клиентов. Все это придется делать вручную каждый раз, когда поступит новый заказ. Имена, реквизиты, адреса, история заказов и платежей в основном не сохраняются, а логисты не имеют возможности отслеживать информацию по клиентам и формировать отчеты с актуальными данными.
Автоматическое формирование документов
В отличие от платных сервисов, где документы формируются автоматически по индивидуальным шаблонам, бесплатные программы такой возможности не предлагают. В приложениях не предусмотрено шаблонов, поэтому каждый раз, когда клиенту нужны будут документы, оператор вынужден формировать их вручную. Здесь всплывает еще один не очень приятный момент — человеческий фактор. Ошибки оператора отразятся на работе приложения и бухгалтерии компании. Если таких ошибок будет много (а они будут) серьезные сбои при формировании отчетов для налоговиков неизбежны.
Без отчетов
Зачем нужна программа так называемой автоматизации работы логистической компании, если не внедрена одна из основных функций — формирование отчетов? Опять же, загвоздка в использовании разработчиками бесплатных CRM систем с ограниченными возможностями. Функция формирования отчетов не предусмотрена в основном по одной простой причине — из-за отсутствия в системе возможности автоматически формировать и сохранять данные клиентов. Вести статистику, отслеживать динамику продаж услуги — обо всем этом придется забыть. Адекватная аналитика и бесплатные приложения несовместимые понятия в принципе.
Незащищенные данные
Как уже упоминалось, в случае с бесплатными сервисами никто никому ничего не должен. Такой принцип. Нет оплаты — нет спроса. С одной стороны соблазняет перспектива автоматизировать процесс хотя бы частично и ничего за это не платить. С другой же, нужно быть готовыми к тому, что данные в бесплатных сервисах не защищены. Если найдутся желающие проникнуть в базу заказов и транзакций компании с целью сломать систему и похитить контакты, препятствий у них для этого не будет. Стоит ли такая сомнительная экономия возможных рисков? Ответ напрашивается сам собой.
Автоматические обновления
В любом приложении обновления — часть запланированного, в том числе и бесплатного сервиса. Системы для экспедиторов и транспортников не исключение. Обновления в бесплатной программе будут, но настолько редко, что к моменту их получения программа едва ли сможет удовлетворять минимальные требования пользователей.
Разработчики приложений не слишком мотивированы выпускать регулярные автоматические обновления, впрочем, как и во всем остальном, что касается работы и интеграции приложения. Авторы запущенного в свободное пользование сервиса не стремятся его улучшать. Со временем проблемы со скоростью и откликами на запросы станут настолько серьезными, что сам факт продолжения использования программы покажется невыносимым.
Личные кабинеты
В платной программе клиентам предоставляется возможность отслеживать заказы после регистрации в личных кабинетах. Это серьезное конкурентное преимущество. Заказчики привыкают контролировать процесс и отсутствие такой возможности в бесплатном сервисе никак не повысит клиентское доверие к компании, если не сказать больше — разочарует.
Обратная связь
В бесплатных сервисах сложности с технической поддержкой такая же норма, как и отсутствие регулярного обновления системы. Программы “вылетают” и “подвисают”, не исключены случае с потерей данных и некорректной обработкой информации. В таких случаях появляется необходимость связаться с разработчиками для консультации и получения помощи в устранении проблемы. Функция обратной связи предусмотрена, но отклика вероятнее всего не будет. В лучшем случае, ответит бот со стандартными предложениями по улучшению функционала.
Используя бесплатные сервисы, нужно быть готовыми к тому, что все проблемы придется решать самостоятельно. А пока будут устраняться сбои, компания в лучшем случае потеряет клиентов, в худшем — понесет серьезные убытки.
Заключение
Бесплатный сервис не может быть основой автоматизации рабочих процессов логистической или транспортной компании, нацеленных на получение прибыли. Это непродуманный и беспечный подход к делу.
Чтобы бизнес развивался, клиенты прибывали и рекомендовали сервис знакомым, нужно соответствовать их ожиданиям. Это как минимум, а лучше превзойти и стать лидерами рынка. Без инвестиций, в том числе и в основную программу по автоматизации процесса логистики с ускорением обработки заказов на 80%, надежной защитной данных, простой интеграцией в специализированные ПО и электронным документооборотом нельзя.
Начните бизнес с правильного подхода к организации и результат не заставит себя долго ждать, а затраты на улучшения и модернизацию системы коммуникации с клиентами окупятся уже в первый год выхода на рынок.