Каждый предприниматель сталкивался с понятиями «оптимизация», «роботизация» и другими заимствованными словами, связанными с технологиями. Все хотят механизировать свое дело, но не все знают, как это сделать и что это дает. Следует разобраться во всех сложностях определений, чтобы выстроить четкую картину: что такое бизнес-автоматизация, как ее применять, кому она нужна.
Понятие автоматизации бизнес-процессов предприятия
Начать стоит с определений. Любое дело, приносящее доход, – это коммерция. Оно не может быть статичным, оно может быть только динамичным, если речь идет о работающем предприятии, поэтому эксперты упоминают развитие, как основную коммерческую составляющую.
Бизнес-процессы (БП) – совокупность последовательности манипуляций, которые приводят к правильному результату: производству продукта, реализации, услуге. Проще говоря, это ресурсы, используемые для получения конечной прибыли.
Чтобы БП были двигателем, а не тормозили, необходимо грамотно ими управлять. Здесь мы подходим к определению автоматизирования. Это внедрение роботов, систематизирующих и ускоряющих протекание БП.
Термин появился еще в начале 20 века, вместе с появлением первого производственного оборудования с автоматикой. В начале 1980-х годов применение термина переместилось на коммерческие организации, тогда появились печатные машинки, первые компьютеры, калькуляторы, ксероксы, другое оборудование, снимающее с персонала ряд поручений, требующих много сил на реализацию.
Механизация тоже не может быть статичной, неразрывно связана с совершенствованием, движением. Это эксплуатация инструментов, которые ведут к нужному результату. Совокупность высокотехнологичного, работающего оборудования используется для приема заказов, составления отчетов, формирования счетов, оформления сделок. Их применение повышает производительность труда, оптимизирует использование времени, структурирует жизнедеятельность.
При упоминании этих терминов нельзя пропустить еще одно важное понятие «Business management process» (BPM). Английское заимствование часто упоминается, когда требуется оптимизировать работу. Это концепт развития компании. Назначение – внедрение автоматизации бизнес-процессов, чтобы предприниматель мог повысить эффективность и получить прибыль. Фирмы, занимающиеся созданием компьютерных систем, уделяют ВРМ много внимания. В штате всегда есть специалист, который тщательно работает с клиентом, прежде чем предложить продукт. Его обязанности:
- изучить внутреннюю, внешнюю политику организации;
- найти несоответствия, мешающие концерну двигаться в заданном направлении;
- анализировать все области, чтобы подобрать способ ускорения при помощи автосистем.
Высвобождение кадров помогает реагировать на любые изменения извне, организовать планирование, сделать стратегию конкурентоспособной. Логичная и последовательная программа забирает часть бизнес-задач. У работников остается больше сил на обработку обращений, улучшение конверсии, решение других вопросов.
Цели и задачи
Сегодня ВРМ разработаны для субъектов малого, среднего, крупного предпринимательства. Предназначение – минимизация ручного труда, выведение на новый уровень доходности.
Задачи автоматизации бизнес-процессов:
- безопасное, систематизированное хранение информации в одном месте;
- обеспечение мер, приводящих к функциональному росту;
- удаление лишних звеньев, которые тормозят прогресс;
- создание, подготовка, печать, размножение формуляров по заданным шаблонам;
- формирование отчетности;
- анализ финансовой части, приведение статистики, генерирование предложений по улучшению денежного баланса;
- демонстрация слабых мест, поиск инструментариев для решения проблемы;
- увеличение лояльности заказчиков.
У каждой фирмы свое назначение, метрики, но есть функции, которые будут одинаковы для всех видов предпринимательства:
- экономия времени путем делегирования рутинных дел машинам;
- снижение доли ошибок при формировании документов путем исключения следующих факторов: усталость, невнимательность, стресс;
- улучшение, ускорение активности;
- увеличение дохода благодаря повышению конверсии.
Итог задействования компьютеризованных механизмов – освобождение ресурсов для наращивания прибыли. У руководителя открывается развернутая картина о каждом служащем, сторонах, мешающих получить прибыль.
Что можно автоматизировать?
Роботизировать можно любую коммерческую деятельность. Инновационные ПО улучшают положение фирмы по трем направлениям:
- экономия: сюда входят сроки, снижение затрат за счет изменения структуры, качества услуг;
- упорядочивание: любое ПО систематизирует, структурирует данные, сокращает время на каждую манипуляцию;
- повышение прозрачности: сотрудники постоянно контактируют друг с другом, находятся под невидимым контролем начальника, который знает, кто и что делает, каждый партнер закреплен за определенным звеном.
Куда можно внедрить ПО
Многие работники боятся автосистем, так как неверно полагают, что их применение приведет к увольнению людей. Но программы не могут полноценно функционировать без людей, поэтому человеческие и машинные ресурсы идут рука об руку, повышая рентабельность.
Нельзя полностью роботизировать коммерцию, исключив человеческий труд. Убрать живое общение, корпоративную культуру, подбор кадров, обучение не получится. Есть социальные сферы, без которых ни одна отрасль не будет функционировать. Но есть группы, которые подлежат оптимизации:
- управление: CRM, ERP, аналитики, проектирование, дистрибутивы, дающие управленцу неограниченный доступ ко всем разделам, включая распределение обязанностей, полный менеджмент, статистика, удаленный мониторинг;
- стандартные операции: СРМ, проектирование, ECM, WMS, САПР, АСТПП, прочие спецпрограммы для обеспечения непрерывности производственных процессов, разработок, маркетинга, обзвона;
- делопроизводство, бухгалтерия, логистика: 4logist, 1С, тикеты, логистические маршруты, М2М, направленные на полную поддержку, курирование основных запросов, отражение экспедиторской работы.
Преимущества механизации
Оптимизация не ставит цель убрать людей, предназначение– освободить рабочее время, которое уходит на пустую рутину, для наращивания эффективности. Появившиеся минуты можно потратить на поиск новых партнеров, прогрев старых, создание проекта, разработку концепта или другие операции.
Другие преимущества:
- согласованность действий;
- уменьшение количества ошибок;
- рост количества выполняемых поручений;
- облегчение принятия решений.
У руководителя появляется возможность правильно распределять задания за счет прозрачности. Он видит, с какими приказами справляется менеджер, где у него есть недочеты. Сведения структурированы, они распределены по разделам, чтобы быстро находить материалы.
Информация собрана в единой базе, к которой управленец может открыть доступ каждому служащему. При этом рекомендации будут получены полностью, так как они защищены от потери, несанкционированного взлома или искажения. Чтобы узнать, на каком уровне находится выполнение приказа, директору не придется искать сотрудника, достаточно написать ему в общем чате или посмотреть отчет, который формирует система. При пользовании ПО потерять или перепутать данные практически невозможно.
Человеческий фактор также часто мешает движению коммерции вперед. Человек не может помнить обо всем сразу, часто упускает детали, устает, нервничает, расстраивается, переживает. Софт помогает не забыть самое главное: позвонить, напомнить про встречу, сформировать первичную шаблонную документацию, повторить звонок. Каждая миссия записана, прокрастинация исключается.
Кроме этого платформы оборудованы надежными элементами защиты. Они защищают материалы от несанкционированной кражи и утечки, курируют финансовый баланс удаленно, могут логировать планы. Риски информационной безопасности снижаются в два-три раза.
Тенденции
Цели автоматизации бизнес-процессов – наращивание рентабельности, уменьшение финансовых потерь и сроков. Как никогда популярны Low-code платформы.
Они позволяют управленцам решать проблемы расширения по всем направлениям. Дистрибутивы задействуют разноцелевые рычаги для моделирования ситуаций, внесения правок. Приложения можно настраивать под специфику деловой активности.
Высокотехнологичные девайсы работают с цифрами, графикой, текстами. Персонал получает всегда точные рекомендации по выполнению текущих заданий. Low-code приложения используют визуальные шаблоны с простой логикой, функциями drag-and-drop вместо разных языков программирования.
Софты написаны на понятном языке, с ними просто работать даже служащим старой закалки. Пользоваться материалами можно не только из офиса. Доступ открыт из любой точки мира, достаточно зайти в облачное хранилище. ПО работают слаженно, подсказывают персоналу, что и когда делать: присылают оповещения, напоминания, дают советы, предлагают связаться с клиентами. Каждую программу можно настроить. Администрирование доступно только руководству или доверенным лицам.
Средства бизнес-автоматизации
Софты минимизируют ручную деятельность. Они используются для управления и роста производительности. К инструментариям бизнес-автоматизации относятся приборы, механизмы, сложные техустройства, роботы. Они создаются с учетом специфики. Есть универсальные ПО, которые охватывают основные сферы, решают общие вопросы.
Разработчики выпускают готовые версии или создают отдельные софты под потребности бизнесмена. Готовые приложения быстрее и дешевле. Их можно поставить без специалистов, настройка занимает около 10 минут, интерфейс прописан доступным языком. Индивидуальные проги дороже, но зато они прописаны под запросы бизнесмена.
Подбирать продукт следует с ориентацией на следующие параметры:
- область, требующая модернизации;
- миссии, которые требуют вмешательства софта;
- персональные настройки;
- внесение исправлений без остановки;
- удобство использования;
- понятный интерфейс;
- интеграция, совместимость с другим ПО;
- сложность установки;
- техническая поддержка;
- необходимость обслуживания;
- цена;
- доступность обновлений.
Чем больше релиз соответствует заявленным требованиям, тем шире его применяемость.
CRM-система
Одно из востребованных средств – CRM (Customer Relationship Management), или управление клиентами. Релиз упрощает ведение предпринимательской деятельности. Умная, логично построенная прога позволяет увеличить прибыль до 40%. Базовые комплексы затрагивает продажи, маркетинг, услуги, другие отрасли:
- ведение сделок от начала до конца: заказчик своевременно получает ответы, обновление статуса заявки, сопроводительные документы, о которых админ может просто забыть;
- анализ рынка, вывод статистики, обработка, образование маркетинговой стратегии; воронка показывает, как протекает сделка, где доработать, чтобы довести ее до конца;
- учет базы: в каталоге хранятся клиентские карточки, которые когда-либо оставляли заявки, администратор может просмотреть весь путь взаимоотношений;
- обслуживание: получение финансов, доставка, отправка уведомлений, рекламации;
- выполнимость повседневных распоряжений: начальник получает отчетность по каждому кадру, он видит, кто выполняет поставленный план, а кто не дорабатывает; ежедневно приходят также оповещения о выполненных, просроченных делах.
При выборе СРМ-системы нужно ориентироваться на три показателя:
- понятность: она не должна быть запутана или сложно написана;
- точное соответствие функциям;
- доведение до результата.
Например, «4logist» рассчитана на логистические и транспортные службы. Она берет на себя обязанности по курированию экспедиторов, бухгалтеров, делопроизводителей. Работа делопроизводителей, управленцев, бухгалтеров становится роботизированной. Платформа оптимизирует продажи, ведет типовую документацию, отражает логистику, оплачивает счета, следит за переводом платежей.
Разработчики регулярно выпускают обновления, совершенствуют комплекс, чтобы он отвечал реалиям современности. Проектировщики нивелировали другие недостатки. Софт подстраивается под каждого участника, включая пожилых менеджеров. Служба поддержки и удаленные настройки ПО исключает появление сбоев или повреждений.
Преимущества
Благодаря СРМ конверсия может возрасти до четырех раз. Разработка охватывает все сферы, сохраняя в одном месте всю историю взаимоотношений с заказчиком. Она представлена в хронологическом порядке, поэтому сотруднику легко разобраться, если он заменяет кого-то на период отпуска или болезни.
С установкой СРМ-платформы необходимость самостоятельного контроля за этапами заказа отпадает. Специалистам не придется хранить в голове всю информацию, так как ключевые детали остаются в системе. ПО напомнит о важных делах, возьмет на себя часть распоряжений, отправит рекламное письмо партнеру. Программное обеспечение напоминает о предстоящих звонках или встречах, отправляет сообщения, фиксирует поступление денег, показывает поступившие запросы. Оно заменяет сразу несколько необходимых служб.
При упоминании достоинств нельзя упустить из внимания наглядную аналитику. Управляющий может вывести подробную отчетность по каждому работнику или финансам, посмотреть, где были упущения, чтобы составить план на текущий месяц с учетом недостатков.
Другие достоинства:
- сохранение истории;
- наглядный маркетинг;
- интеграции с другими сервисами;
- экономия;
- простота эксплуатации.
Автоматизация бизнес-процессов в организации стала обязательным этапом успешного развития предпринимателя. При помощи грамотно прописанных дистрибутивов можно повысить прибыльность в три-четыре раза. Вложения окупаются уже через полгода эксплуатации.