Сейчас услуги транспортно-экспедиционной компании пользуются большим спросом. В связи с этим возрастают объемы перевозок и предприятиям требуются IT-решения для оптимизации работы. Современные разработчики программного обеспечения предлагают понятные и при этом удобные технические средства для ускорения и упрощения организации рабочей деятельности логистических фирм. Но не все торопятся перейти на их использование.
Вокруг использования специализированного софта бытуют мифы. Кто-то опасается за сохранность конфиденциальных баз, кто-то видит в этом пустую трату денег. Правда ли это или выдумки, разберем далее.
5 мифов о программах автоматизации работы экспедиторов и логистов
С какими неподтвержденными фактами сталкиваются владельцы логистико-экспедиторских бизнесов, и почему в них не нужно верить на слово? Разберем подробнее каждый из мифов.
Зачем покупать программу, если можно разработать собственную
Считается, что заказать написание приложения конкретно под свой бизнес — лучший вариант. Исполнитель учтет критерии, необходимые для функционирования предприятия, заказчик получит программу автоматизации транспортной логистики, записи останутся в безопасности.
Но так просто только в теории. На практике выходит следующее — заказчик сам до конца не понимает, чего он хочет, разработчик не понимает заказчика, разработка длится месяцами (в лучшем случае) или годами. По итогу готовое приложение получается «сырым», так как времени на нормальное тестирование нет. В ходе использования ПО глючит, ведет к сбоям в работе, организация терпит убытки. К тому же за разработку пришлось заплатить круглую сумму, ведь написать приложение один человек не в состоянии, этим занимаются команды специалистов и компании.
В итоге многие руководители приходят к тому, что обращаются к уже готовым решениям — Saas для логистических фирм. Да, они платные. Но если сравнивать стоимость с ценой на разработку и потерей времени, то приобретение готового ПО и услуги оптимизации бизнеса дешевле. К тому же отбить затраты на софт получится почти сразу, так как рабочий процесс будет автоматизирован, за то же время компания сделает больше при тех же временных затратах.
Не вижу смысла в программах — работа и так оптимизирована
На самом деле оптимизация логистической системы — трудоемкий и сложный процесс, в котором учитываются следующие факторы: тип перевозки, объем груза, маршрут и пр.
В некоторых компаниях из всех возможных ПО используются простые документы Excel. В отличие от специального софта, они не синхронизируют записи, заполняются вручную и сложны в использовании для организации масштабных логистических процессов. А если в компании работает более 10 сотрудников, то обмен файлами становится настоящей проблемой.
Эффективность логистической системы в таком случае сомнительна.
4logist решает сразу несколько проблем:
- Структурирует данные по заказам, запросам, клиентам и переводчикам. Необходимую информацию можно найти в пару кликов, а не тратить на поиски в таблицах по 10 минут;
- Дает возможность работать удаленно. Если сотрудник не может прийти в офис, он настраивает удаленный доступ к рабочему месту с домашнего ПК и выполняет свои обязанности в полной мере;
- Ускоряет процесс создания заявок;
- Помогает контролировать доходы, расходы и облегчает процесс расчета зарплаты сотрудникам;
- Создание отчетов под конкретные задачи и пр.
Эти и множество других функций оптимизации бизнес-процессов логистики доступны в специальном ПО.
Данные фирмы украдут злоумышленники
Разработчики системы автоматизации логистики в первую очередь заинтересованы в сохранности документации фирмы, которая пользуется их приложением. Утечка информации первым делом бьет по репутации разработчика, вследствие чего другие клиенты откажутся от использования приложения.
Серверы, на которых хранятся файлы компаний, находятся под постоянным присмотром специалистов информационной безопасности. Поэтому, с технической точки зрения, получить доступ к конфиденциальным данным логистических фирм без их ведома невозможно.
- HTTPS — протокол для конфиденциальности обмена данными между сервером и пользователем, а также трехуровневая защита (шифрование от перехвата информации, запись изменений файлов, аутентификация пользователя);
- Удаленные серверы в дата-центре, сотрудники которого следят за сохранностью документации (защита от DDoS-атак, бесперебойное соединение с сервером);
- Коммерческий облачный сервис, на котором дополнительно сохраняются данные с серверов. В случае необходимости документацию можно без потери восстановить;
- Распределение уровня доступа к программному обеспечению в организации. Руководитель фирмы получает доступ к настройке прав доступа к базам данных для сотрудников. В настройки входит ограничение редактирования информации, ограничение входа с определенных IP-адресов и внешних устройств;
- Выделенный IP-адрес. Каждому предприятию выделяется отдельный адрес, который гарантирует стабильность работы сайта.
SaaS-решение — неудобно, так как меня посадят на крючок и придется платить всегда
Чаще отказ от использования ПО состоит в том, что разработчики предлагают неудобные способы оплаты обслуживания. Это так, и в силу обстоятельств фирмы не могут оплатить годовую подписку сразу. 4logist использует другой подход и предлагает поэтапную систему оплаты, т.е. не нужно вносить полную сумму целиком, чтобы начать пользоваться софтом. Фирма получает готовое ПО уже сейчас.
Перед тем как купить лицензионное программное обеспечение для логистов и экспедиторов, разработчики предлагают двухнедельную пробную версию софта. За это время сотрудники в полной мере оценят удобство и эффективность ПО. 4logist нацелена на организации из стран СНГ, поэтому оплата производится в разных валютах (рубли, доллары, евро), что уменьшает расходы при конвертации средств и пр. денежных операциях.
Используем 1С и этого хватает для работы фирмы
1С для транспортных компаний и экспедиторов — стандартное решение для организации баз и их хранения. Но проблема такого ПО заключается в сложности настройки. 1С — не готовый продукт, а только инструмент, для настройки и программирования которого требуется время и силы айтишников и программистов, которые специализируются на работе с этим софтом.
1С сложно интегрировать с другими сервисами, так как это ПО отвечает не всем нынешним требованиям ведения бизнеса. 4logist предлагает новые инструменты и помогает интегрировать популярные решения, представленных на рынке:
- IP-телефония;
- Cargo.lt;
- “АвтоТрансИнфо”;
- Интернет-бухгалтерия «Мое Дело»;
- WhatsApp и др.
Для тех, кто изначально вел дела через 1С, есть возможность интегрировать ПО с 4logist и автоматизировать рабочие процессы. При этом передача файлов между серверами обоих ПО через API осуществляется нажатием одной кнопки без лишнего скачивания файлов. Программа для логистики легко интегрируется за 2 недели (максимум месяц) использования. Разработчики подготовили обучающие видео-уроки и предлагают персональную доработку ПО для отдельных компаний.
Заключение
Малый и средний логистический бизнес нуждается в безопасном и лицензионном программном обеспечении не меньше, чем организации международного уровня. Готовые решения не только предлагают системы для хранения и структурирования баз данных, но помогают решать другие задачи по ведению бухгалтерских, финансовых и др. задач. Не стоить верить в мифы о внедрении IT-инструментов в бизнес. Убедитесь в пользе на собственном опыте.