Autoparko būklė ir sudėtis yra įmonės verslo lygmens rodiklis. Kompanijos gali naudoti ne tik lengvuosius automobilius, bet ir krovininius, autobusus ir specializuotą techniką. Jų kiekis priklauso nuo įmonės veiklos specifikos. Tokio ūkio valdymui yra reikalingi patyrę ir tinkamai paruošti specialistai. Rasti juos nėra paprasta, tačiau sėkmingu sprendimu gali tapti Fleet Management (Automobilių parko valdymas) – kitos įmonės samdymas, sutarties pagrindu, kuri atliktų transporto valdymą.
Tokių paslaugų teikėjų sprendžiamos užduotys yra:
- Technikos lizingas;
- Individuali techninėms priemonėms skirtų išlaidų kontrolė;
- Automobilių techninė priežiūra;
- Vairuotojų ir technikos licencijavimas;
- Normatyvų laikymosi kontrolė;
- Pristatymų reguliavimas.
Automobilių parko darbo efektyvumas priklauso nuo pradinių investicijų ir einamųjų išlaidų dydžio, skirtų:
- Degalų ir alyvų pirkimui;
- Technikos remontui ir aptarnavimui;
- Transporto priemonių pardavimo kaštams.
Transporto išlaidos priklauso nuo logisto kvalifikacijos lygio. Jam tenka stebėti krovininių automobilių judėjimą, apskaičiuoti degalų sąnaudas ir planuoti maršrutus. Be to tenka turėti omenyje nenugalimos jėgos (Force majeure) aplinkybes. Jos mažina pelningumą ir reikalauja maksimalaus dėmesio.
Dažnai įmonės autoparko valdymas yra sutelkiamas į vieną užduotį, o kitiems klausimams dėmesio skiriama yra gana mažai. Tai sukelia papildomų išlaidų ir pelno mažėjimą. Tokia situacija yra neleistina, nes netolygus valdymas palaipsniui sumažins viso skyriaus efektyvumą.
Didelio transporto priemonių kiekio valdymas reikalauja iš įmonės administracijos logistikos skyriaus įkūrimą. Tai neabejotinai reiškia papildomas išlaidas. Įprastai, nuosavų specialistų ruošimui lėšų nebūna. Be to, savarankiškai autoparko darbo efektyvumą įvertinti praktiškai neįmanoma. Šiuolaikinių IT sprendimų neigiamai atsiliepia bendrai įmonės būklei.
Autoparko valdymo ypatumai ir užduotys
Fleet Management – autoparko darbo valdymas, kurį vykdo samdomos įmonės specialistai. Sutartis su jomis leidžia užtikrinti kokybišką vadovavimą transporto skyriais, kas savo ruožtu didina visos įmonės efektyvumą. Mažėja išlaidos ir didėja autoparko pelningumas.
Fleet Management sistema leidžia išspręsti daugybę darbinių klausimų:
- Buhalterines operacijas;
- Technikos aptarnavimas ir priežiūra;
- Techniniai klausimai, kylantys kliento specializuoto transporto darbo metu;
- Bendravimas su kontragentais;
- Bendras dokumentų srautų valdymas;
- Pirminės techninės dokumentacijos pildymas;
- Reikalingos specialios technikos paieška ir įsigijimas;
- Einamų klausimų sprendimas (aptarnavimas, draudimas, padangų keitimas ir kitos užduotys).
Fleet Management – turi svarbių privalumų:
- Išlaidos autoparkui mažėja iki 40 %;
- Atsiranda galimybės gauti dideles nuolaidas iš tiekėjų, jei naudojamasi kompleksiniu transporto poskyrių valdymu;
- Efektyvus, skiriamų lėšų panaudojimas;
- Pastovus vartotojų interesų monitoringas, kurio pagrindu vykdomas autoparko darbas;
- Pastoviai veikianti techninė pagalba;
- Veiklos skaidrumas – logistų ataskaitas visada galima matyti Internete.
Fleet Management veikia nuotoliniu būdu, arba palaikant specialistus kliento objekte. Standartinis autoparko valdymo paslaugų paketą sudaro:
- Turimos technikos valdymo koncepcijos sudarymas. Numato darbų režimo planavimą, skyriaus atliekamas funkcijas, finansavimo lygį. Priklausomai nuo eksploatavimo sąlygų yra parenkamas ilgalaikis, trumpalaikis arba operatyvinis planavimas;
- Riedmenų rodiklių analizė. Atliekama transporto priemonių apžiūra, atsižvelgiant į jų konstrukcinius ypatumus;
- Sutarčių su tiekėjais sudarymas. Jų vykdymo kontrolė;
- Techninė pagalba yra atliekama bet kuriuo paros metu;
- Vairuotojų darbo kontrolė, darbo valandų apskaita, algų skaičiavimas pagal kelionių lapus;
- Specialaus transporto stebėjimas. Naudojamos saugumo sistemos, GPS navigatoriai. Programos automatizuoja techninio transporto judėjimą, informuoja apie nenumatytų situacijų atsiradimą. Transporto priemonės tikrinamos dėl galimų pažeidimų;
- Ataskaitų, apie atliktus darbus ir su jais susijusiomis išlaidomis paruošimas;
- Kompleksinis sprendimų priėmimo būdas;
- Darbinių dokumentų pildymas (kelionių lapai, muitinės dokumentai ir pan.);
- Buhalterinė apskaita;
- Nepertraukiamas analitinis darbas, vertinant rinkos būklę, kasmetinis sutarčių su partneriais pasirašymas.
Šių metodų diegimas veda prie vadovavimo veiklų optimizavimas, buhalterijos tvarkymo ir mokesčių skaičiavimo supaprastinimas, finansinių išlaidų mažinimas.
Fleet Management principai
Pagrindinės nuostatos:
- Yra naudojama lanksti valdymo metodika, kurios pagrindą sudaro esamo autoparko poreikių ir galimybių analizė. Griežtų taisyklių nėra, sprendimai yra priimami atsižvelgiant į skyriaus specifikos ir esamų užduočių. Finansavimas atliekamas pagal rinkos sąlygas ir įmonės pageidavimų.
- Atliekama transporto priemonių unifikavimas. Jas apjungia į grupes pagal paskirtį, modelius, konstrukcinius ypatumus. Tai reikalauja nemažai laiko, tad šią procedūrą atlieka ne daugiau kaip trečdalis įmonių. Tačiau gaunama nauda ir bendras efektas kalba apie tai, jog unifikavimas yra vertas dėmesio.
- Bendra praktika autoparkuose – remontas tampa darbininkų pareiga. Atsiranda nereikalingos prastovos, kurios tampa pelno praradimu. Alternatyviu sprendimu gali tapti technikos siuntimas remontui į servisus ir naudojimasis pakaitiniais automobiliais.
- Autoparko eksploatacijos ir aptarnavimo išlaidos sudaro esminę dalį įmonės biudžeto. Tai verčia vadovus asmeniškai dalyvauti visų klausimų sprendime ir pastoviai yra dėmesio centre.
- Daugelis gamintojų, stengdamiesi įveikti kietą konkurenciją, sukuria nuosavus serviso centrus. Jų naudojimas išsprendžia dalį problemų (dalių paieška, remontas ir aptarnavimas). Automobilių parko valdymas (fleet management) veikia panašių servisų pagrindu, leidžiant taupyti laiką ir užtikrinant maksimalią techninės apžiūros kokybę.
- Išorinių išteklių pritraukimas, lizinginių transporto priemonių naudojimas. Tai didina įmonės galimybes, mažina finansinį krūvį ir padeda jau nuo pirmų eksploatavimo dienų gauti pajamas.
- Car policy principo naudojimas bendrų klausimų sprendimui. Tai korporatyvinio transporto eksploatavimo principai, naudojami automobilių saugumui ir ekologiškai švarai.
- Dažnai pasitaiko atvejai, kai autoparko darbuotojai naudojasi transporto priemonėmis savo naudoms. Panašių situacijų išsiaiškinimas ir kokybiškas sprendimas vadovams yra būtinas. Bausmės priemonės nėra rekomenduojamos, daug tikslingiau būtų teisinga kontraktinė arba nuomos bazė.
- Autoparko vadybininko tarnybinių pareigų sąraše yra daug punktų. Kartu su įprastais darbiniais aspektais, čia yra ir tokie elementai kaip paruošimas pardavimui, savo resursą išdirbusių mašinų pardavimas. Dėl to, tenka pastoviai bendrauti su draudimo ir serviso specialistais. Atskirai yra vykdomas darbas su finansinėmis institucijomis. Tenka ne tik užmezginėti kontaktus, bet ir vertinti papildomas išlaidas, susijusias su tokiu bendradarbiavimu. Vadovų pasiruošimo lygis šiais klausimais vaidina labai svarbų vaidmenį.
- Specialių automobilių parkas yra ryškus korporatyvinio įvaizdžio rodiklis, tačiau ne visi vadovai teisingai supranta šio klausimo specifiką. Pavyzdžiui, gali būti dažnai vadovybės naudojami naujausių modelių automobiliai, o žemesnės grandies darbuotojams yra skiriami senos transporto priemonės. Tai menkina įmonės įvaizdį kitų akimis. Be to, rizika kyla darbuotojų gyvybėms ir jų gebėjimui tinkamai atlikti savo pareigas. Dar viena dažna klaida – „car policy“ naudojimas aukščiausios grandies vadovų įvaizdžio formavimui, o ne įmonės darbo metodikai. Tokių situacijų reikėtų vengti.
Fleet management sistema – optimalus sprendimas įmonėms, kurios siekia mažinti išlaidas, esant aukštoms technikos apkrovoms. Autoparko valdymo įmonių samdymas leidžia vadovybei perkelti nuo savęs autoparko valdymo funkcijas pakviestiems specialistams. Atsiranda galimybė vystyti verslą, neatsigręžiant į esamas transporto užduotis. Atnaujinimas, remontas, aptarnavimas ir kitos funkcijos tampa autoparko valdymo vadybininkų darbu.
Kokybiškai organizuotas autoparko valdymas leidžia sumažinti visų pozicijų išlaidas, įskaitant ir naujų transporto vienetų įsigijimą, turimos technikos išlaikymą ir remontą, darbuotojų darbo apmokėjimą.
Įmonės, naudojančios Fleet Management paslaugas įgauna daugybę pranašumų:
- Aptarnavimas servisuose abipusiai naudingomis sąlygomis;
- Mažėja avarijų atvejų;
- Auga eksploatavimo saugumas;
- Mažinamos technikos aptarnavimo išlaidos;
- Techninis palaikymas (konsultacijos) yra suteikiamas bet kuriuo paros metu;
- Draudimo ir kitų dokumentų tvarkymas;
- Griežtos disciplinos sukūrimas ir palaikymas, užkertamas kelias degalų ir atsarginių dalių vagystėms;
- Vairuotojų kelionių stebėjimas realiu laiku;
- Technikos judėjimo kontrolė;
Fleet Management keičia ne tik autoparkų struktūras. Netiesiogiai jis optimizuoja visos įmonės darbų schemą. Gerėja techniko apskaitos sistema, lengvėja atskaitomybė ir kontrolė. Atsiranda biudžeto taupymas, ženklus išlaidų mažinimas, eliminuojami ginčai su priežiūros institucijomis.