snimok ekrana 2022 02 25 v 13.31.00
Опубликовано: 25.02.2022 / Категория: Без рубрики

Как автоматизировать процессы взаимодействия с бухгалтерией с помощью облачной CRM-системы 4logist

Прогресс идет вперед, практически все становиться автоматизированным и записанным на электронные носители. Поэтому нравится нам это или нет, но необходимо идти в ногу со временем и совершенствовать работу своей компании.

В современной компании, которая специализируется на перевозках, сталкивается с большой загрузкой бухгалтерского отдела. Особенно это проявляется в частых обращениях менеджеров коммерческого отдела по вопросу формирования документов, контроля оплат, формированию актов и тд. Для современного предприятия необходимо использовать программное обеспечение, с помощью которого доступна автоматизация часто повторяющихся процессов, чтобы увеличить производительность труда специалистов, снизить стрессовый фактор, а главное увеличить пропускаемость каждого бизнес узла, чтобы обрабатывать больше заявок и сделок теми же трудовыми ресурсами.

Облачная CRM-система 4logist представляет собой целый комплекс программных средств, благодаря которым можно автоматизировать процессы связанные с бухгалтерией: 

– процесс формирования всех нужных документов в один клик: договора, акты, счета ТТН, CMR, поручения и т.д.;

– автоматизировать финансовый контроль за счет интеграции с 1С или иной системы бухучета; 

– автоматически просчитывать рентабельность каждой сделки перед тем как взять ее в работу;

– осуществлять управление транспортом, водителями, перевозчиками в целом;

– управлять консолидированными перевозки, в которых участвует один или несколько складов;

– улучшать клиентский сервис за счет встроенного кабинета для клиентов. Он поможет снизить нагрузку с колл-центра, коммерческого отдела, логистического отдела, бухгалтерского отдела;

– управлять задачами отделов экспедиции, логистики, коммерции, бухгалтерии из любой точки мира.

– автоматизировать систему начисления заработной платы, бонусов и стимулирования сотрудников в целом. 

– автоматизировать работу с складским учетом;

Доступ из любой точки мира 24/7

Облачная система CRM 4logist работает из любой точки мира, в любое время суток и с любого браузера, даже со смартфона. Представьте в офисе идет обычный трудовой день, но внезапно на районе произошла авария и отключили электричество. Или вот еще банальный пример с COVID 19, когда срочно приходится релокировать сотрудников без потери эффективности труда, а что ожидать далее от всяких новых штампов типа “Омикрон”, никто не знает. Для многих компаний это катастрофа — теряется связь с клиентами, они просто за это время могут уйти к конкурентам. 

Ваши сотрудники могут сразу зайти в другие устройства, даже в свои смартфоны и продолжить работу. Понятно, что заряд смартфона не долговечен, но наверняка его хватит до того времени, как они, например,доберутся до дома и включат свои ноутбуки. Так клиенты будут удержаны и заинтересованы в сотрудничестве. 

Для сотрудников бухгалтерии такая система работы будет очень удобна — не придется переносить данные из одной программы в другую, все системы учета внутри компании и других программ будут передаваться между собой и вы сможете отслеживать решение тех или иных вопросов.

Какие задачи помогает решать

  1. Формирование и обработка разных обращений от клиентов. Как правило, это звонок или письмо по электронной почте, но возможны и другие каналы связи.
  2. В системе на основании обращения формируется задача и назначается ответственный за нее сотрудник (в некоторых случаях это может быть даже группа лиц).
  3. Подготовка отчетности. Для подготовки того или иного отчета система все выполнит за считанные секунды.
  4. Обработка первичных документов.  Все первичные документы менеджер коммерческого отдела, логистики и экспедирования сможет создавать на базе заранее созданных шаблонов в несколько кликов и отправить их вашему Заказчику на согласование. В ответ Заказчик направляет отсканированные документы, которые могут уходить в бухгалтерию также в несколько кликов. К бухгалтеру уже поступают реестры по первичным документам и уже в этом случае он все данные вводит в систему и формирует бухгалтерские документы, которые могут быть использованы в отчетности. Со стороны бухгалтерии также поступают данные специалистам других отделов о поступлении денежных средств в автоматическом режиме благодаря интеграции с 1С или иной системой бухгалтерского учета.
  5. Благодаря уже готовым интеграциям с биржами перевозчиков, система помогает находить подрядчиков на перевозку грузов не выходя из системы 4logist, а также помогает генерировать необходимую отчетную документацию.
  6. Система помогает быстро формировать стоимость фрахта, а также учитывать лучшие условия взаимодействия при формировании новых сделок, экономя время ваших сотрудников.

Цели и задачи автоматизации бухгалтерского учета расходников

Система автоматизации учета расходников 4logist является одним из самых популярных решений за последние несколько лет. Главная задача такого сервиса для бухгалтерии – это облегчение жизни бухгалтеру, избавление от рутинных операций. Как результат предприятие страхует себя от рутинных задач, бумажных завалов и ошибок.

В системе предусмотрен специальный модуль учета расходов на каждую сделку: количество пройденных километров, стоимость топлива, внеплановые ремонты, запчасти, расходники, расходы на обслуживание, оплату водителя, стоянки, обеды и т.д. Все эти данные можно занести в систему и она уже по умолчанию будет учитывать эти расходы при формировании стоимости перевозки для каждого маршрута или сделки в целом. Также в CRM-системе 4logist адаптирован функционал для экспедиторов — видна стоимость перевозчика и удобно рассчитывать стоимость конечной перевозки для клиента. В итоге, все закрывающие документы будут отображаться у клиента в личном кабинете, где он самостоятельно их сможет изучить, скачать, распечатать, а также оставить повторную заявку. 

В личном кабинете клиент видит отчетные документы, акты, сопроводительные документы, которые необходимы для работы. Таким образом,  клиент не будет лишний раз звонить в колл-центр или специалистам. Всю необходимую информацию он видит в личном кабинете, при необходимости может сделать повторный заказ. 

Функционал CRM-системы 4logist помогает формировать документы, передавать их в бухгалтерию, формировать акты, и направлять их на подпись. Это экономит время работы многих специалистов компании.

При введении автоматизации учета расходников вы не будете: 

  • зависеть от человеческого фактора;
  • не рационально использовать рабочее пространство;
  • долго ждать получение информации от бухгалтерии;
  • тратить без того загруженное время бухгалтера на просчет бонусов, мотивации или заработной платы менеджеров коммерческого отдела, экспедиторов, логистов;

Максимальная омниканальность

Облачный сервис 4logist доступен в любое время с компьютера, ноутбука или планшета, подключенного к интернету. А обновление происходит без участия пользователя и без ограничений даже в самом базовом пакете.

Это профессиональный инструмент управления, который не требует дополнительного софта. Доступ к данному инструменту осуществляется по платному тарифу. 

Инструменты системы управления могут адаптироваться под деятельность перевозчиков:

– перевозки сборных грузов;

– мультимодальные перевозки;

– жд перевозки;

– автомобильные перевозки;

– авиаперевозки.

Возможности которые дает облачная CRM-система 4logist

Для получения качественного управления компанией рекомендуется применять современные средства автоматизации. Так, облачная CRM-система 4logist помогает сразу многим сотрудникам:

— руководители могут контролировать результат, контролировать сотрудников 24/7 из любой точки мира, а благодаря интеграции с Power BI отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI) в режиме онлайн;

— логисты и экспедиторы получают полноценное рабочее место со всеми необходимыми инструментами, а также с возможностью интеграции со сторонними сервисами необходимыми для их работы;

— бухгалтеры могут получать данные в 1С, Мое дело, другие АСУ благодаря гибкому API. 

Бухгалтеру данная программа поможет:

— вести контроль дебиторской задолженности;

— учитывать доход и убытки на основании документов;

— получение всей необходимой информации о запасах расходных материалов в режиме реального времени;

— благодаря встроенному сканеру в мобильное приложение для водителей, получать сканы сопроводительных документов в считанные секунды в хорошем качестве;

— сократить обращение от менеджеров, которые отвлекают от работы;

— сократить количество человеческого фактора;

— получать доступ из любого места, где есть интернет.

 4logist — также следит выставлены ли все счета по заказам клиентам, а также получены ли все счета от контрагентов (перевозчиков)

Также система сверяет План с Фактом в полученном счете. И не допускает не соответсвия.

Сам менеджер принимает полученный счет, так как он знает за что этот счет и какая сумма должна быть в полученном счете и какие условия было договорены. ( Бухгалтер видит только бумажку, а за что она, как правило, не знает и всегда спрашивает у менеджера). При выборе ПО вы можете внимательно ознакомится с техническими характеристиками и заказать консультацию нашего специалиста.

Почему бухгалтерии выгодно иметь в своем арсенале инструменты 4logist

Новые возможности

Облачная система CRM 4logist работает не только с подразделением бухгалтерии. При помощи нашей системы сразу несколько отделов компании могут осуществлять анализ сделок, вести работу с клиентами и подрядчиками, вести контроль качества, выставлять счета и формировать договоры сотрудничества. И главное осуществлять все ключевые процессы в компании в автоматизированном режиме, тратя на это гораздо меньше времени и усилий, а на выходе получать еще больший результат.

Конечно, нет пределу совершенства. Облачная система 4logist постоянно обновляется, в нее внедряются новые технологии. Но все же основным преимуществом остается то, что  она удобна в использовании и проста: вы видите в режиме онлайн движение документов и задач внутри компании и при необходимости можете оперативно реагировать на какие-либо изменения и корректировки. Также вы имеете доступ из любого места в мире где доступен интернет: командировка, отпуск, выходные, при интенсивном разъездном графике. Для управления компанией в современных условиях, все перечисленные возможности , являются одним из основных факторов успеха.

Другие публикации:

Запишитесь на бесплатную презентацию программы
Проведем демонстрацию возможностей программы вам, вашим сотрудникам и начальнику. Ответим на интересующие вопросы и предоставим бесплатный доступ к программе на 7 дней