Сложное делопроизводство с огромными объемами бумаги – одна из главных проблем логистической индустрии. Оно требует участия сразу нескольких сторон: отправитель, получатель, перевозчик. Обычно разделены большими расстояниями. Процесс обмена юридическими бумагами требует много времени и вложений, что негативно сказывается на бизнесе.
Традиционный документооборот связан со множеством проблем:
- Утеря документов. Такой момент может грозить бизнесу большими издержками и неприятностями.
- Долгий поиск нужных бумаг. Из-за больших объемов документации, которая беспрерывно накапливается, бухгалтер может тратить часы на поиски.
- Дорогая аренда помещений. Чтобы хранить печатные записи, требуется склад, а иногда и целое здание.
- Сложность организации централизованного хранилища. Крупные организации часто содержат несколько архивов, установить связь между которыми сложно.
- Издержки на бумагу и копирующее оборудование. Каждая транспортировочная накладная (ТН) выпускается в нескольких экземплярах. Большие компании проводят тысячи операций ежедневно.
- Сложный процесс подготовки для налоговой отчетности.
- Опасность утери данных в случае непредвиденной ситуации. Материальный архив трудно защитить от пожара или кражи.
Интеграция электронного документооборота (ЭДО) избавляет бизнес от ненужных сложностей. Самым важным для многих предпринимателей преимуществом е-документов выступает экономия. Цена отправки виртуального договора в 10 раз дешевле, чем печатных аналогов. В крупных компаниях, где только за один день проводится несколько тысяч транзакций, экономия превращается в значительные суммы.
Цифровое делопроизводство – это прямой путь к повышению прозрачности бизнес-процессов. Внедрение систем е-документов (СЭД) позволяет управлять созданием, получением, исполнением, хранением документации. Система позволяет руководству предприятия и отдельным подразделениям быстро отслеживать все бизнес-процессы организации.
ЭДО в сравнении с традиционным делопроизводством увеличивает процент выполнения поручений. Многие статистические исследования показали, что рабочие не выполняют большую часть поручений. Руководители предприятия, на котором внедрен цифровой документооборот, могут следить за темпом и качеством выполнения всех процессов, а также видеть результат работы сотрудников.
Организовать интеграцию СЭД компания может двумя способами: самостоятельно или с помощью специализированной организации. Применение своих сил и резервов потребует больше времени. За услуги стороннего исполнителя нужно будет заплатить, однако сроки проекта будут строго оговорены, а результат гарантирован.
Задачи электронного документооборота
Электронный документооборот в грузоперевозках решает такие задачи:
- Ускорение обмена данными и проведения расчетов. От того, насколько быстро всем взаимодействующим сторонам поступит оригинал ТН, зависит формирование первичной документации, оплата заказа, расчет с водителями. К ЭДО имеют доступ все участники перевозок. При этом каждая сторона пользуется виртуальной подписью. Как только весь объем работ выполнен и накладная подписана, сразу можно проводить расчет. Необходимость в копиях полностью отпадает, так как все участники будут располагать оригиналами.
- Сохранность информации. Доставка товара обычно предполагает его перемещение на дальние расстояния. При этом водитель может везти сразу несколько заказов для разных получателей. Бумажные носители информации в пути могут испортиться, потеряться или спутаться. Электронная транспортная накладная (ЭТН) всегда находится на мобильном устройстве водителя. И даже, если оно выйдет из строя, ценная информация продолжит храниться в сервисе. Е-документация позволяет вносить примечания и дополнения при погрузке или разгрузке.
- Оперативная информация о местонахождении товара. Нередки ситуации, когда заказчик из-за ошибок или непредвиденных обстоятельств не принимает весь поставленный объем. Не принятый груз возвращают отправителю. ТН, составленная в Digital-пространстве, дает возможность быстро реагировать на возврат и устранять ошибки. С помощью СЭД можно мгновенно корректировать документацию, внесение изменений займет несколько минут.
- Уменьшение вероятности кражи товаров. Только за 2019 год МВД РФ зарегистрировало более 1000 случаев мошенничества в отношении пропавших грузов. В случае использования СЭД, подписать транспортные документы перевозчик может только после идентификации. Без проверки в мобильном гаджете забрать заказ не выйдет. Незарегистрированные пользователи не смогут получить информацию с накладной.
- Удобное хранение и ведение отчетности. Любые логистические процессы невозможны без участия огромного количества документации, которую нужно где-то хранить. Из-за бумажной волокиты возникают проблемы с поиском информации и ведением учета. Е-документы централизованно хранятся в специальных сетевых хранилищах, соответствуя всем законодательным нормам.
Проблемы внедрения ЭДО в логистике
Сегодня ЭДО в грузоперевозках, несмотря на все преимущества, не получило повсеместного распространения. Государственный аппарат понимает плюсы интеграции цифровых решений. Законодательная база полностью сформирована и позволяет начать воплощение масштабного проекта, который способен в корне изменить существующую логистику. Но, как и любое революционное решение, внедрение е-документации не обходится без определенных проблем. Среди них:
- Интеграция всех участников логистической цепи. Чтобы ЭДО функционировал максимально эффективно, необходимо, чтобы каждая сторона использовала единую систему для обмена документацией. То есть компания, которая применяет интерактивное ПО, может эффективно взаимодействовать только с такими же партнерами.
- Отсутствие общих стандартов ЭТН. ГИБДД не обеспечено оборудованием для проверки перевозчиков, которые применяют цифровые накладные. Логистические компании вновь должны возвращаться к печатным копиям, которые водитель должен иметь на руках на случай проверки.
- Налоговая служба принимает отчетность только в бумажном виде. В налоговую можно подавать только заверенные печатные формы электронного документа. НС принимает сканы бумажной формы с печатью организации, то есть подписи всех участников не нужны.
- Нет единого решения применения ЭТН для транспортировки товаров за границу. Международная логистика обязывает всех участников цепи пользоваться бланком CMR. Его формат, заполнение, оплата строго регулируются Конвенцией о международных перевозках. Единый стандарт был принят полвека назад и до сих пор кардинально не менялся. В этих вопросах прослеживается консервативные взгляды чиновников: правительство еще не готово заменить материальную синюю печать на компьютерную подпись.
Организация документооборота е-документации
Порядок, регулирующий обмен е-документами, закреплен в VIII разделе новых правил грузоперевозок. Положения раздела вступают в силу с 1 января 2022 года. Обязательными условиями использования ЭДО являются:
- Квалифицированный сертификат цифровой подписи.
- Собственное информационное пространство, позволяющее формировать и передавать е-документы.
- Соглашение с оператором, необходимое, чтобы данные формировали общую информационную базу. Предусмотрена возможность охватить все транспортные услуги одним соглашением. Но нужно будет разработать, внедрить и обеспечить обслуживание собственного программного обеспечения.
Регулированием требований к СЭД занимается Министерство транспорта совместно с налоговой и отделом цифрового развития. Главные задачи ЭДО – это качественный обмен и формирование е-документации между участниками процесса. Ведутся активные работы по созданию общей базы данных. Она находится в разработке на уровне прототипа. Пробный масштабный запуск запланирован на начало 2022 года.
Пока положения не вступили в силу, транспортировочные компании могут продолжать пользоваться существующими решениями. Подготовку к функционированию по новым стандартам с учетом разработанных правил лучше начать немедленно.
Заключение
Мировое сообщество движется в сторону сознательности. Фирмы, применяющие рациональные и экологичные методы работы, имеют большую лояльность партнеров. ЭДО – один из многих шагов, которые следует делать в этом направлении. Сокращение бумажного делопроизводства, внедрение последних технологических решений вместо устаревших, экономия на курьерских службах – все это уменьшает издержки и положительно сказывается на окружающей среде.
На постсоветском пространстве е-документация – до сих пор что-то необычное. Но даже те немногочисленные компании, которые начали интегрировать СЭД в работу, воспринимаются партнерами как более инновационные и продвинутые. Даже с учетом всех сложностей перевод логистических цепей на е-документацию более чем оправдан. Ситуация на мировом рынке подтверждает, что будущее за технологиями.