Зачем нужна программа для учета грузоперевозок?

«Сколько я смогу сэкономить? Зачем мне это? Разберусь ли я?» – эти и другие вопросы возникают у владельца компании, решающего, нужна ли ему программа для учета грузоперевозок. Давайте разбираться.

Кому нужна программа для учета грузоперевозок?

Рассматриваем CRM-систему для транспортно-экспедиционных компаний от 4logist. Эта ЦРМ-программа рассчитана на компании как со своим парком, так и на тех, кто использует привлеченные транспорт.

[su_frame align=»center»][/su_frame]

Во-первых, программа будет полезна менеджерам по продажам, которые занимаются поиском грузов, клиентов и транспорта, либо отправляют свою машину в рейс.

Во-вторых, пользователи – это логисты, экспедиторы, менеджеры по транспорту, которые вносят информацию по ставкам от перевозчиков и в дальнейшем ведут сделку: отмечают, делают комментарии о перевозке, «выставляют» заявки и оформляют различные документы: счета, акты, общие договора с перевозчиком и клиентом.

В-третьих, программа для учета грузоперевозок от 4logist просто необходима директорам и владельцам компаний, чтобы экономить время = зарабатывать деньги.

В-четвертых, от программы выигрывают бухгалтеры. Можно настроить выгрузку нужных данных (счетов, актов), которые выставляются в системе путем передачи файлов. Не нужно вручную создавать файлы, ускоряется работа бухгалтерии. В свою очередь, бухгалтер может делать отметки, а менеджеры-руководители увидят всю статистику в программе.

 

Реальная экономия и реальная цена

Программа экономит 20-25% рабочего времени каждого сотрудника. Сотрудники начинают больше успевать, делать больше продаж и перевозок.

Компания может безболезненно отказаться от сотрудников, которые занимались только внесением заказов, статистикой, отчетами. Они не нужны, так как программа автоматически делает их работу.

Программа предлагается как услуга за ежемесячную плату в зависимости от количества пользователей. Начиная от 2 пользователей, стоимость равна 12 евро в месяц. Также есть годовой абонемент: 10 евро от 2 пользователей.

[su_frame align=»center»][/su_frame]

Для компании это несущественные деньги, но за эти вложения Вы оптимизируете свою работу.

 

Как программа экономит время?

CRM для транспортно-экспедиционных компаний от 4logist экономит время за счет того, что информация ведется в общей единой системе.

Сотрудники компании работают в одной системе и видят, согласно их правам доступа, необходимую информацию. Программа компьютеризирует весь документооборот: любой документ, данные которого введены в систему, может быть сформирован автоматически на основании подготовленных заранее шаблонов. Заявки для клиента, заявки перевозчику, счет, акт, общие договоры и многое другое.

Обычно фирмы вынуждены делать многие отчеты в Excel или Word, что неудобно и занимает много времени. А в этой ЦРМ-системе, если карточка на клиента и информация по заказу заполнены, то вся информация автоматом «подтягивается» в нужные шаблоны и отчеты.

[su_frame align=»center»][/su_frame]

 

Безопасно ли это? А можно работать удаленно?

В системе настраиваются права доступа. Скачивать или делать экспорт в Excel могут только сотрудники, которые допущены к этой информации.

Как правило, только директора или руководители отделов имеют доступ к отчетности и могут выгружать сведения. Остальные работники видят и могут менять/удалять только ту часть, где у них есть права доступа. Поэтому все заказы в безопасности и не могут быть удалены случайными людьми, а базу клиентов не скачать, как простой Excel-файл.

[su_frame align=»center»][/su_frame]

Благодаря программе, директор может позволить себе отпуск и контролировать процесс, например, с Канарских островов.

Необходим лишь доступ в интернет и устройство с браузером: ноутбук, планшет или даже смартфон. Директор заходит в учетную запись и видит, как работают менеджеры, сколько заказов в работе, что оплачено, что просрочено и какие долги. Буквально в несколько кликов возможно получить полный отчет.

 

Исключается человеческий фактор

В системе предусмотрены обязательные для заполнения поля. Если человек не заполнил поле, он не сможет работать дальше по заказу. Что-то можно настроить и под себя: например, если нужно по документам везде в цифрах ставить запятые, а вы поставили точку, программа автоматически меняет на запятую. Настройки довольно гибкие.

Программа для учета грузоперевозок 4logist работает прозрачно. Есть зарплатный блок, где удобно рассчитывать проценты от дохода.

[su_frame align=»center»][/su_frame]

Уже не получится создавать видимость работы, а можно руководствоваться четкими и конкретными цифрами.

Если какие-то данные внесены задним числом, то на блоке зарплаты сразу загорится, что в системе есть изменения и руководителю потребуется их подтвердить.

Ввести в заблуждение начальника уже не получится. Сразу видно, кто и какие изменения вносил, удалял или дополнял счет. Называется данный отчет «Журнал действий». Если возникает спорный вопрос, то руководитель может войти в журнал и посмотреть, кем были внесены изменения, когда и какое действие произведено. В программе ведется полный учет всех действий, произведенных пользователем.

 

Легко настроить и работать

Контрагенты, как клиенты, так и перевозчики, имеют свои отдельные блоки, в которых их можно искать по названию, виду деятельности и по типу клиентов (можно указать различные типы), это наглядно и просто. Если брать перевозчиков-контрагентов, то вносится типы транспорта, по каким направлениям они ездят, какие лицензии у них есть. Можно настроить и выбирать самые различные фильтры: город, страна и так далее.

[su_frame align=»center»][/su_frame]

Допустим, мне нужен рефрижератор в Грузию. Я вношу в фильтре страны — «Грузия», а в фильтре типа транспорта — «рефрижератор» и программа сразу показывает, есть ли в ней такие перевозчики.

 

Функция для клиентов «Личный кабинет»

Клиент может видеть всю информацию по его заказам: прошедшие, планируемые, а также видит (если менеджеры введут статус движения груза), где груз находится и как он движется.

Соответственно, клиенты меньше беспокоят звонками, они могут сами проверить состояние груза. В «Личном кабинете» есть функция комментирования заказа. Комментарий увидит менеджер, закрепленный за конкретной перевозкой. У клиента есть возможность отправлять различные запросы на новые перевозки из своего кабинета.

[su_frame align=»center»][/su_frame]

Системой предусмотрены мультимодальные перевозки. В рамках одной сделки можно создать неограниченное количество заказов и рейсов. У вас есть блок заказа в рамках одной сделки. Допустим, один груз выполняется несколькими машинами или несколькими перевозчиками. Создается один груз, потом один рейс, а потом добавляется второй рейс – и этот груз «подтягивается» и во второй рейс. Можно комбинировать несколько грузов и несколько перевозчиков, или один груз и несколько рейсов.

 

Программу можно настроить под бизнес-процессы фирмы

Если у клиента уже отлажены оптимальные бизнес-процессы, то программа дорабатывается индивидуально под них. Это одна из немногих программ, которая позволяет персонифицированные доработки. 4logist не предлагает некое «коробочное решение», а предлагает индивидуальный подход к каждому клиенту.