Как автоматизировать проверку службы логистики

Для оценки производительности отдела логистики отслеживаются его результаты в динамике изменений. В постоянном процессе изучения находятся расхождения предполагаемых и действительных показателей продуктивности. Мониторинг логистической системы (ЛС) находит ошибки во взаимодействиях между подразделами, сигнализирует об оперативном принятии мер, исправляющих последствия. Это составная часть управления, заключающаяся в непрерывном наблюдении экономических объектов с последующей их обработкой.

Измерение результативности проводят в двух направлениях:

  • общего ранжирования по конкретным критериям, характеризующим качество и количество технологических процессов;
  • контроля эффективности выполненных решений.

Организуя сбор данных и калькуляцию работы ЛС, учитывают:

  • цель управления службой;
  • перечень функций, осуществляемых работниками.

Вводится регулярность сбора и исследования сведений, котировка итогов: ежедневно или с установленной периодичностью (раз в месяц, квартал, полугодие). Непрерывно диагностика не проводится, это нерационально.

Фазы контролирующего цикла

Диагностика проходит в несколько этапов:

  1. Сбор сведений о функционировании подразделений. За основу берут источники: отчеты, статистика о влиянии среды, список допустимых расхождений с заданными отметками. Так создается картина текущего состояния предприятия.
  2. Сопоставление собранных характеристик с планом.
  3. Если в результате предыдущего этапа появилось серьезное несоответствие подразделений установленным показателям, начинают формирование управляющих воздействий, которые скорректируют достижение плановых значений.

Иногда в результате разбора выясняется, что нельзя достичь запланированных условий или произошли большие перемены во внешних факторах. Тогда контрольные характеристики пересматривают или изменяют стратегические подходы.

Мониторинг логистической деятельности организации позволяет обнаружить несоответствия из-за причин, которые невозможно предугадать заранее. К внезапным обстоятельствам внешней среды относятся перемены в экономической сфере: пересмотр действующих законов, налоговых ставок, повышение цен, рост инфляции. Заранее невозможно учесть их влияние внутри предприятия: финансовое положение, состояние технических средств, действия персонала.

Категории мониторинговых систем

Отслеживание действий в функциональных секторах осуществляется в трех вариантах, отличающихся подходами к ведению мониторинговой практики, поиском мер для исправления состояния.

Открытый

Открытый вид применяют в ситуациях отсутствия стабильности в функционировании связанных между собой сегментов из-за воздействия среды. Центральное звено такой структуры – определенный человек. В обязанности работника входит сравнение текущей ситуации по заданным условиям вручную. Если в итоге обнаруживаются несоответствия, превосходящие допустимые, он самостоятельно отдает распоряжения о проведении корректирующих мер.

Эта разновидность отличается гибкостью, так как функции полностью выполняет человек. Она стоит меньше: для оценки не требуется создание специальных условий, установка дополнительного ПО. Применяют ее, когда есть некая неопределенность из-за воздействия внешних влияний.

Закрытый

Закрытый целесообразно применять, когда необходим точный контроль, оперативная корректировка состояния ЛС. Степень участия человека в оценке и разборе данных уменьшается. Часть обязанностей выполняет автоматика. Закрытый тип отличается более точным и быстрым реагированием. По сравнению с открытым он менее гибкий, стоит больше.

Модифицированный

В этом виде анализа базовые полномочия выполняет работник: занимается наблюдением, делает распоряжения о внесении изменений в работу сектора. Частично экстенсивный контроль осуществляется автоматикой.

Такой тип одновременно гибок, точен в наблюдении. Происходит быстрая реакция на ошибки, повышается качество исследований.

Выбор концепции

Каждое отделение подбирает концепцию проверки индивидуально. Учитывается специфика организации, особенности функций, выполняемых ею. Важно, чтобы проводился качественный контроль за технологическими процедурами, обеспечивающими слаженную работу всего предприятия.

Структура исследования выстраивается так, чтобы текущее положение отслеживалось регулярно, собранные материалы анализировались с запрограммированной периодичностью. Оповещение о возникшем отклонении должно поступать в соответствующее отделение.

Значения, используемые для отслеживания

Проверка цепочки взаимодействия проводится с применением нескольких групп параметров. Рассмотрим каждый показатель в отдельности.

Ключевые значения KPI (Key Performance Indicators)

В отслеживании используются технологии, работающие с корпоративными материалами организации. Для определения результативности применяются персонализированные целевые показатели, представляющие концепцию оценивания с разных сторон, в том числе финансовой.

KPI применяют в наблюдении за активностью специалистов в реальном времени. Обычно с их помощью оценивают деятельность менеджеров. К применяемым характеристикам относится:

  • Удовлетворение потребителей уровнем сервиса. Оценивается своевременность, степень выполнения заказа, число возврата товаров и жалоб клиентов, наличие, доступность запасов. Учитывается надежность коммуникативных, информационных каналов.
  • Рентабельность вложений в сектор. Критерий оценивает скорость расхода, новых поставок запасов, их средний размер, возвраты на вложения в транспортные средства, оборудование, складские помещения, информационную структуру.
  • Размер издержек. Параметр измеряет затраты на транспортную перевозку, складирование, управление запасами, ущерб от некачественно выполненных операций. Учитываются общие затраты.
  • Длительность циклов. Оценивает время, необходимое на выполнение действий с заказом, формирование отчетной документации.

К параметрам KPI относится продуктивность ЛС. Критерий характеризуется:

  • количеством обработанных, выполненных заказов за конкретный промежуток времени;
  • соответствием мощности складов с вместимостью транспорта;
  • отношением общих издержек к единице капитала и выпускаемого продукта.

Учитывается размер потраченных средств, приходящихся на единицу объема продаж.

Business intelligence

Это программа, используемая как инструмент для разбора и классификации полученной информации. Она применяется для следующих действий:

  • обработка;
  • анализ;
  • хранение;
  • моделирование;
  • отправка информации в соответствующий департамент;
  • отслеживание доставки статистических материалов с диагностикой произошедших потерь, задержек передачи.

Решения выносятся на основании сигналов о положении сектора в конкретный момент. С применением этого софта на каждом этапе проработки задач сотрудники получают своевременные точные сведения.

Технология работает с большими объемами информации, моделируя варианты исходов в зависимости от принятого решения. Она фиксирует итоги, полученные после выполнения всех операций, передавая персоналу показания о ключевых факторах эффективности.

Контроллинг

Контроллинг – сложный механизм, объединяющий учет, планирование, регулирование, мониторинг логистических операций, информационную поддержку. В совокупности выполняются необходимые задачи, обеспечивающие координацию менеджмента внутри компании. Проходит обмен данными между сотрудниками управленческого звена.

Занимаясь контроллингом, служба менеджмента подбирает подходящий способ достижения цели компании. Для поиска берутся материалы учета управленческих решений, объединенных в совокупность. Параметры сравниваются с показаниями, полученными из отчетов, докладов менеджеров, аудиторов.

Мониторинг показателей работы логистической системы позволяет выявить, устранить факторы, мешающие оптимизировать материальные, финансовые, информационные потоки предприятия. Программное обеспечение 4logist, адаптирующееся к бизнес-процессам отдельной компании, эффективно отслеживает, корректирует всю цепь.

Понятие, цель и задачи информационной логистики

Сфера грузоперевозок пропускает большие партии товара. Количество грузов постоянно увеличивается. К работе предъявляются жесткие требования – все должно проходить быстрее, дешевле, точнее.

Чтобы избегать ошибок на каждом этапе грузооборота, необходима максимальная согласованность всех звеньев. Одно из главных условий слаженного взаимодействия между каждым звеном – внедрение IT-технологий. Они позволяют быстро, дешево передавать нужные сигналы в любую точку цепи.

Информация, которой обмениваются участники цепи, имея отправителя и получателя, рассматривается как поток. Его правильная обработка позволяет сокращать складские расходы, лучше следить за запасами, удобно согласовывать действия поставщиков и потребителей, ускорять транспортировку. Функциональная область, которая занимается исследованием логистических потоков, их рациональным применением и регулированием, называется информационной логистикой (ИЛ).

 

Предметы и объекты исследований

Основная область исследований в ИЛ – потоки. Это обращенное движение объединений материально-вещественных, денежных, человеческих и других типов ресурсов в сфере экономики, от производителя услуг к потребителю. Среди определяющих характеристик выделяют:

  • конец/начало перемещения;
  • траектория – конфигурация движения;
  • длина – расстояние между начальной, конечной точкой;
  • интенсивность – число объектов, проходящих через канал за некоторое время;
  • промежуточные пункты – точки на пути движения, определяющие траекторию;
  • скорость – отражает преодоление всего маршрута или одной из его частей за нужное время.

Все потоки, участвующие в логистике, принято делить на четыре основные группы:

  1. Материальные. В них входят все ресурсы, запланированное производство, готовые товары, используемые в работе.
  2. Финансовые. Включают все процессы, связанные с финансовыми операциями.
  3. Сервисные. Это услуги, производимые в пределах системы, чтобы удовлетворить пожелания внутренних и внешних потребителей.
  4. Информативные. Это устные, электронные, бумажные сообщения для общения между всеми участниками системы.

Предмет изучения ИЛ – улучшение распределения ресурсов при отладке всех логистических операций.

 

Цели и задачи информационной логистики

Главной целью информационной логистики является получение актуальных сведений, чтобы контролировать материальные потоки в требуемом месте в строго установленное время с минимальными финансовыми потерями. На примере любой компании ИЛ используют в следующих целях:

  • обеспечить конкурентную способность фирмы;
  • расширить функции предприятия согласно рыночным требованиям;
  • устранить ошибки в передаче, реализации сообщений;
  • обеспечить рабочих последней информацией для повышения производительности.

Для достижения представленных целей понятия и задачи информационной логистики состоят в:

  • организации продуктивной работы ИП;
  • обеспечении штатными, программными, коммуникативными, техническими средствами;
  • координировании эффективного функционирования каждого звена.

Задачи строятся с учетом предъявляемых требований со стороны заказчиков.

 

Информационный поток

Эффективную работу ИП гарантирует сбалансированное управление информационными потоками на протяжении всей цепи. ИП – это совокупность сообщений, применяемых в контроле, анализе каждой операции. Они имеют специфические параметры:

  • неоднородность;
  • множество подразделений;
  • сложность наблюдения;
  • большие объемы передаваемой документации на каждом этапе.

ИП – сложное объединение, состоящее из реквизитов, массивов, документов. Реквизитами называются простые сообщения, описывающие численные или качественные характеристики данных, например, название компании, каталог продукции и т.д. Документация для управления поставками имеет несколько показателей, которые удостоверяются подписью или печатью.

Массив – это объединение однородных данных с общими техническими и смысловыми базами. Главные составляющие массива – это записи, используемые системными пользователями для общения, передачи материала.

ИП можно разделить по нескольким показателям. По отношению к системе:

  • внутренние – протекают в пределах сети;
  • внешние – связывают отдельную сеть с общей;
  • входящие – поступают извне;
  • выходящие – поступают внешним участникам.

По виду связи:

  • горизонтальные – используют для связи между звеньями одного уровня иерархии;
  • вертикальные – связывают звенья разных иерархических уровней.

По назначению:

  • директивные – официальные поручения, указания;
  • учетные – сведения о поступивших товарах, необходимые для контроля счетов и оплаты;
  • аналитические – прогнозы об остатках продукции, о будущих мощностях производства;
  • вспомогательные – дополнительные данные для корректного регулирования управленческих решений.

По направлению движения:

  • встречные – ИП движется в обратном направлении по отношению к материальному, например, заявки на загрузку товара;
  • прямые – движутся в одном направлении с реальными ресурсами, например, документация для сопровождения груза.

Важное условие благополучного функционирования предприятия – применение такой системы, которая будет объединять вместе все виды деятельности (транспортирование, складирование и т.д.), и регулировало ее как единый целый механизм.

 

Заключение

ИЛ затрагивает большое количество логистических этапов для их оптимизации. Организовать грамотное внедрение современных технологий в поставки очень сложно, особенно для небольших фирм. Даже крупные игроки на мировом рынке пользуются посторонней помощью, так как понимают, что все вложения быстро окупятся.

4logist упрощает сложную работу перевозчиков, логистов и экспедиторов, сокращая время, используемое для выполнения однотипных повседневных действий. Главная специализация программы – разработка и внедрение облачных программных решений для транспортных фирм. Покупатель получает готовое ПО, спроектированное под индивидуальные особенности бизнеса. Работать с софтом можно сразу после оплаты обслуживания. Настройка и обучение рабочих проводится в течение 2 недель.

Как правильно застраховать вещи при транспортировке

Перевозить ценные предметы и документы всегда рискованно. Момент человеческой невнимательности или некомпетентности приводит к повреждению ценных вещей. Таких ситуаций часто не избежать. Для ограничения убытков воспользуйтесь страховкой груза при перевозке. Услуга распространяется на внутренние и международные отправки во всех их разновидностях (автомобильный, железнодорожный, морской, воздушный).

 

Получение компенсации

Правильный выбор предприятий – ключевой вопрос. Во-первых, условия политики соотносятся с типом проводимой деятельности. Пример актуальной проблемы: грузовая политика экспортера замороженных фабрикатов подразумевает потери продукта, в результате несоблюдения температурного режима страхователь предоставляет большую часть продаваемых им товаров и он должен застраховать себя, особенно если по договору купли-продажи риски при транспортировке несет продавец.

 

Кто ответственный

Логистический процесс из-за своей специфики неизбежно сопряжен с порчей товара. Участники прилагают усилия, чтобы посылка была защищена:

  1. Грузоотправитель заботится о прочной упаковке.
  2. Экспедитор выбирает проверенных субподрядчиков и решения, которые сокращают количество перегрузок до минимума.
  3. Перевозчик закрепляет коробки или мешки, чтобы они не двигались.

Страхование груза при перевозке автомобильным транспортом это гарантия сохранности багажа в первоначальном состоянии при:

  • транзитном хранении;
  • погрузке и выгрузке на сторонних складах;
  • движении из пункта А в Б.

Основной объект внимания – новое или бывшее в употреблении имущество, перевозимое грузовладельцем или наемной логистической фирмой. Комплекс страховых продуктов ориентирован на физических лиц и предприятия, занимающиеся коммерческими доставками. Он подходит для желающих дополнительно позаботиться о сохранности своей собственности. Нельзя застраховать животных, некоторые документы и произведения искусства.

 

Зачем нужна страховка

Страховка при транспортировке груза помогает избежать потерь в случае:

  • пожара;
  • ДТП;
  • урагана;
  • шторма;
  • наводнении со взломом;
  • ограбления судна;
  • поломки авто и пр.

Всевозможные обстоятельства для компенсирования убытков детально прописываются в договоре. Это обязательное действие для обеспечения надежности предприятия, оказывающего услуги во внутреннем или континентальном сообщении, является OCP. Эта политика играет важную роль в ведении рейсовой деятельности, поскольку позволяет передать обязательства страховщику при ущербе. Процедура не обязательная, но ее действительно стоит пройти ради финансовой безопасности.

Владелец не получит компенсацию от OCP при:

  • ранее не выявленных дефектов;
  • халатности со стороны лица, отвечающего за подготовку вещей к отправке,
  • непроизвольных событий, не зависящих от оператора связи.

Это очень неблагоприятные ситуации, которые требуют определенных затрат, нервов и сил. Поэтому заранее следует изучить все преимущества и недостатки выбранного маршрута. Это позволит минимизировать вероятность возникновения неприятных обстоятельств.

Страхование груза при автомобильных перевозках покрывает должностную инструкцию экспедитора перед посредниками от последствий ненадлежащего исполнения договоренностей экспедирования в соответствии с положениями Гражданского кодекса.

Прежде чем принять решение, ознакомьтесь с основными рекомендациями:

  • стоимость страховки зависит от типа опасности и используемых франшиз, снижающих важность действий;
  • средняя цена для генеральных контейнеров колеблется от 0,25 до 0,4% в варианте «от двери до двери»;
  • экспедитор по законодательству не отвечает за целостность изделий;
  • за ущерб отвечает логист и его страховщик.

Обратите внимание, что отправитель ручается за качественную фиксацию контейнера внутри машины. Половина отказов в возмещении денег связана с обвинением в ненадлежащем креплении. При этом следует учитывать, что даже если крепление производил водитель, это делается на страх клиента.

 

Почему это важно

Обеспечивается временное решение, выходящее за рамки требований к минимальной ответственности грузового оператора. Всегда лучше иметь и не нуждаться в нем, чем нуждаться и не иметь, если что-то пойдет не так. Короб на борту корабля может затонуть или потеряться в порту.
Наличие страховки защитит бизнес от огромных неустоек. Степень покрытия расходов будет зависеть от деталей полисов. Для этого обязательно проверьте, что написано мелким шрифтом в политике, прежде чем подписывать пунктирную линию.

 

Типы сделок

В зависимости от требований логистов и объема, указанного клиентом, выделяют варианты составления двустороннего соглашения для обеспечения безопасной транспортировки.

Внутри государства:

  • «Полный пакет» – издержки с частичной утратой или уничтожении спецгруза из-за ЧП. Исключение – дефекты, прямо указанные в подписанном документе;
  • «Конкретный» – компенсируются издержки, произошедшие при резких изменениях погоды или угоне со взломом.

Международная:

  • основана на институциональных положениях конкретного государства;
  • покрытие распространяется на политические и военные действия.

В зависимости от вышеперечисленных особенностей определяется вид страхования грузов при перевозке. Покрытие всех сомнительных моментов – выгодный формат ограждения от внешних факторов.

В транспортной отрасли особенно важный аспект – управление рисками. Фрахтовщик несет огромную ответственность за принятый товар. Стоит продумать выбор надежной и современной компании. Перед подписанием бумаг рекомендуется изучить отзывы о организации и сравнить цены конкурентов.

 

Как происходит процесс оформления

Защита распространяется на сырье, полуфабрикаты и готовую продукцию. Она не подразумевает денежные ценности, произведения искусства, документы, почту, личный багаж, животные. Это распространяется на имущество, перемещаемое грузовиком по территории государства. Полис действует на всех этапах, продолжительностью не более 14 дней по маршруту. Он содержит период погрузки или разгрузки, включаясь в базовый, расширенный или полный пакет.

В базовый набор входят: проливной дождь, взрыв, град, ураган, лавина, оползень, наводнение, пожар, ограбление, удар молнии, вандализм, авария, просадка грунта.

Расширенный – дополнительно покрывает вред, причиненный кражей или взломом. Это возникает при любых непредусмотренных происшествиях.

Для оформления бумаг указывается следующая информация:

  • все детали, которые запомнили об объекте. Его размеры, вес, визуальные индикаторы, аксессуары в комплекте и т. д.
  • срок годности и дату покупки. Если у вас нет производственных записей, оцените состояние визуально.
  • первоначальная стоимость. Напишите ее точно и узнайте цену аналогичного элемента, чтобы в непредвиденных ситуациях понимать, на какую сумму рассчитывать;
  • персональные данные отправителя и получателя.

При покупке полиса учитывайте, входят ли повреждения во время дозаправки, перегрузки, промежуточного хранения или отдельных остановок.

Напоследок стоит вспомнить о менее приятной стороне медали. Это касается случая, когда страхователь будет пытаться переложить расходы на предприятие.

 

Получение денег

Согласно интернациональным законам и правилам, компенсация рассчитывается в зависимости от количества или веса. Чтобы отсудить возмещение, предоставляется:

  • фото изъянов имущества;
  • название транспорта;
  • путь;
  • сумма выплаты;
  • персональные данные для связи.

Процедура получения оплаты очень простая. Занимает 30 дней и оплачивается в размере полной стоимости содержимого. Условие получения денег – доказательство порчи.

При пересылке в другую страну документальная защита охватывает все этапы доставки любым транспортом и операции по перегрузке и временное хранение на пути. Безопасность должна гарантироваться на всех погрузочно-разгрузочных этапах.

Транспортная отрасль особенно подвержена ряду непредвиденных ситуаций. Предприниматели корректно выбрают защиту всего процесса, чтобы исключить финансовые последствия неприятных событий. На рынке доступно несколько видов услуг, предназначенных для производителей и трейдеров.

Страхование гарантирует, что вещи будут защищены на определенную сумму, не включая обязательства фрахтовщика. Надо признать, что такая услуга – основа частых доставок. Конечно, это дополнительные расходы, но они могут избавить вас от гораздо больших обязательств.

Стоит проанализировать предложения различных конкурентов. Сравнение конкретных предложений позволит получить достойный вариант. Квалифицированные сотрудники аргументируют предоставленные тарифы и составят выгодный контракт. Повреждение товара дорогостоящее, поэтому не рискуйте и не рассчитывайте на ответственность перевозчика за возврат любых убытков.

Ошибки при ведении бухгалтерии

Бухгалтер − профессия, требующая концентрации внимания, аналитического склада ума. Если сотрудники ошиблись в ведении документации, то компанию неминуемо ждут финансовые потери в виде штрафов и санкций. В основном ошибки в работе бухгалтера возникают по следующим причинам:

  • человеческий фактор;
  • недопонимание специфики деятельности предприятия;
  • умышленное искажение показателей;
  • поломка компьютера;
  • сбой ОС.

Чтобы уйти от последующих осложнений, рекомендуется:

  • ограничивать доступ к подлинникам посторонними людьми;
  • следить за переменами в правовом регулировании;
  • вести журнал первичной документации;
  • не идти на поводу у начальства, отстаивать свою позицию;
  • требовать и хранить все письменные распоряжения руководства относительно каждого события.

 

Что относится к неправильному отражению фактов хозяйственной деятельности в бухучете

Просчеты при работе с исходными сведениями, ведущими к последующей фальсификации, бывают такими:

  1. Технические. Описки при введении в программу происходят при невнимательности коллег, когда присутствуют отвлекающие моменты.
  2. Неверное заполнение. Начальная документация составляется согласно ст. 9 N402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.11. У образца имеются расхождения со стандартным оформлением. Такая пометка считается недействительной.
  3. Нет в наличии обязательных документов. Всякое действие сопровождается первичкой, которая подтверждает процедуру. Отсутствие делает бухзапись вымышленной.

Первичные материалы впоследствии переносятся в базу данных. Здесь могут произойти следующие отклонения:

  1. Опечатки. Торопитесь, вбиваете числа не глядя. Здесь требуется предельная концентрация внимания.
  2. Неверные расчеты. Перед тем как первичку перенести в БД, производятся непростые вычисления, пример − калькуляция оплаты труда. Неопытные сослуживцы по невнимательности допускают ложные расчеты.
  3. Ошибочные проводки. Все оформлено правильно, сумма указана верная, но средства поступают не на тот корреспондирующий счет. При сомнениях лучше посмотреть нормативные материалы.

Помимо вышеперечисленного, выделяют следующие типичные ошибки бухгалтера:

  • Неточное указание обязательств. Такая ситуация возникает, если профбухгалтер производит взаимозачет задолженностей и вводит свернутый итог. Так делать нельзя. Следует отражать развернутые справки об активах и пассивах фирмы.
  • Детальный анализ проводимых операций должен производиться в каждом синтетическом счете. Если аналитика не ведется, то цифры получаются недостоверными.
  • Некорректная классификация по статьям. Такое нарушение присуще работникам с низкой квалификацией. Присваивают класс, не соответствующий действительности. Это касается кратковременных и долговременных векселей. У первых промежуток времени уплаты займов не превышает года. Обычно беспроцентным кредитам неверно присваивают статью «финансовые вложения». На самом деле они фиксируются в краткосрочной или долгосрочной дебиторке. Это зависит от сроков погашения.
  • С 2011 года юридические лица, включая малые предприниматели, обязаны формировать резервы по сомнительным долгам. Некоторые игнорируют указ, пытаясь завысить финансовый результат. Сомнительная задолженность бывает следующей: пропустившей установленный срок или не обеспеченной гарантиями. Виды дебиторских долгов, включая авансы, займы, должны отмечаться в бухбалансе.
  • Бухсостав не торопится списывать просроченные долги контрагентов, т.к. они будут считаться прибылью и, следовательно, увеличиваются расходы на оплату налога.

 

Частые недочеты главных бухгалтеров

Руководитель отдела должен ориентироваться в налоговом праве и нормативах, чтобы контролировать деятельность штата и не ошибаться. Помимо перечисленных выше недочетов, к основным просчетам главбухов относят следующие организационные стороны:

  1. Неправильное распределение труда между участниками коллектива. Части бухучета специфичны и отличаются друг от друга. При распределении обязанностей учитывайте не только опыт специалиста, но и его личные качества.
  2. Расхождения при вырабатывании учетной стратегии. Все курсы регламентированы НК РФ. Тем не менее можно выбрать некоторые вариации. Но все методики должны фиксироваться в учетполитике, иначе компания может лишиться доли денежных средств.
  3. Применение устарелых форм. Налоги и бухгалтерские нормы регулярно трансформируются. Оформление отчетности при этом также меняется. Поэтому нужно мониторить все нововведения и применять только новые формуляры.
  4. Некорректное занесение инфы. Для всех образцов существуют детальные рекомендации, которые надо соблюдать, иначе можно ошибиться в заполнении отчетов.

 

Последствия бухошибок

Ошибочные действия сотрудников приводят к негативным результатам как для самой организации, так и для персонала. Это могут быть следующие типы наказаний:

  1. Административные. За ложные сведения, внесенные в бухучет, с провинившегося взыскивается штраф. Если ответственное лицо само нашло неточности до подписания отчета, то административное наказание не применяется.
  2. Санкции со стороны налоговиков. По ст. 120 НК РФ взыскание за недостоверные учетные данные, представленные в течение одного налогового этапа, составляет 10000 рублей. Неправильная информация предоставлялась более чем один раз − заплатить придется уже в три раза больше. Сильно пренебрегли правилами учета дебита и кредита и при этом занизили облагаемую базу. Заплатите 20% от недополученной суммы.
  3. Штрафные меры за правонарушения Трудового Кодекса Российской Федерации. Касаются недоплаченной зарплаты работникам из-за погрешностей в расчетах. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц штрафная выплата составляет до 20 000 рублей, индивидуальных предпринимателей – до 5 000 рублей. Организации выплачивают до 50 000 рублей.
  4. Ущерб, связанный с ложной учетной информацией. Искаженные цифры ведут не только к денежным потерям, но и к расторжению договора с партнерами компании, что может повлечь штрафные санкции.

Несоблюдение законов в некоторых ситуациях приводит к уголовной ответственности.

 

Как исправить неточности в учете и какие бывают затруднения

Недостоверная информация всегда приводит к искажению цифр. Чтобы исправить, действовать нужно в соответствии с прописанными правилами в законопроектах.

Исправлять ошибочные записи допустимо в первичном документообороте корректурным способом. Одной линией зачеркивается ложная заметка. Наверху пишется правильная и заверяется подписью. В регистрах бухучета редактирование происходит методом красного сторнирования. Повтор красными чернилами означает вычитание и уничтожение.

Перед непосредственной корректировкой найденных проблем следует написать бухсправку. Указываются обоснование, номер и дата исправляемой выписки. Регламент правки формируется от определенных условий: насколько значима оплошность (грубая или незначительная) — существенной признается отклонение, повлекшее к значительному фальсифицированию бухотчета.

Также важен момент установления:

  • год еще не завершился;
  • отчетное время закончилось, но ведомости еще не сдали;
  • бухотчетность отправили.

Время на исправление:

  • Если промах обнаружен до завершения отчетного этапа, то в течение месяца можно поправить.
  • Если отчетное время закончилось, но начальник еще не подписал, срок – декабрь этого года.
  • Бухотчет подписан и сдан – исправить можно в течение нынешнего года.

Виды поправок:

  1. Замена неверной выписки на истинную, если отчетность не успели сдать. При этом проследите, чтобы все изменения на бумажном носителе также были внесены в информационную базу.
  2. Неправильное отображение во внешнем документообороте. Придется вносить изменения и в списки контрагента. Простой заменой справок здесь не обойтись. При этом проводятся дополнительные операции.

В зависимости от сложности накладок трудности встречаются разные. Так, отчетный год закрыт. Все сдано. Придется сдавать новую уточненную декларацию. Если налог получился меньше, выплатите разницу и начисленные пени.

Бывает наоборот, просчеты послужили источником переплаты расходов. Подаете уточненку по НДС с уменьшенным доходом, и тут же налоговики-инспекторы заявятся с камеральной проверкой.

Если неточности возникли при калькуляции с заработной платой, это приведет к штрафным мерам не только по налоговому, но и трудовому законодательству. Осложнения у предприятия возникнут и при уменьшении, и при увеличении оплаты труда штатным единицам. В первом варианте выплатите разницу по недостающим налогам. Во втором − вернете деньги, если произошла арифметическая погрешность.

 

Как избежать ошибок в бухучете

Зачастую ошибки при ведении бухгалтерии появляются из-за простого людского невнимания. И не важно, кто совершил: новичок-специалист или опытнейший спец. Никто не застрахован от этого. Чтобы избежать напутанных записей, соблюдайте следующие рекомендации:

  • Чаще проводите аудит. Он позволяет проверить достоверность сведений.
  • Всегда проверяйте первичную документацию и материалы, которые вносите.
  • Анализируйте регистры сопоставимости материалов по периодам.
  • Осуществляйте надзор за нестандартными проводками и крупными операциями.
  • Сопоставляйте показатели отчетности.
  • Обращайтесь к нормативным актам, таблицам. Там всегда найдете подсказку.
  • Проверяйте содержание платежных поручений, реквизиты получателя.
  • Ищите законные способы уменьшения налогообложения.
  • Просите у директора документальное подтверждение приказа на все операции, не беритесь проводить самостоятельно.
  • Отказывайтесь от права подписи.
  • Используйте возможности операционной системы для проверки инвентаризации.

 

Как поможет программа 4logist

4logist поможет оптимизировать и упростить жизнедеятельность бухгалтерии. Система позволяет настроить интеграцию с 1С 7.х и 8.х версий. Настройка связи допускает обмениваться бизнес-данными по заказам, партнерам, полученным и произведенным платежам.

Шаблоны документов и ставка НДС настраиваются в соответствии с правилами вашей страны (РБ, РФ, Литва, Казахстан, Украина). ПО имеет следующие преимущества:

  • В разделе «Документы» можно составить любой текст. Готовые шаблоны актов, договоров, счетов существенно облегчают манипуляции персонала. Программа заполнит бланки в соответствии с действующими порядками. Шаблоны, ставки НДС обновляются в автоматическом режиме. Можно самостоятельно изменять реквизиты, данные об экономическом субъекте.
  • Сервис сам напоминает, когда и какой отчет сдавать.
  • Сравнение бухдокументации за различные периоды.
  • Контроль прибыли, убытков с документарным подкреплением.
  • Мониторинг дебиторских и кредиторских взаимозадолженностей.
  • Систематизирует клиентов.
  • Рассчитывает вознаграждение за трудовое участие сотрудникам.
  • Экономисты-бухгалтера работают напрямую с менеджерами.
  • Установка Word, Excel не требуется.
  • В ПО можно зайти из любой точки, где есть доступ к интернету.

Доверяя дело 4logist, забудете о погрешностях, связанных с человеческим фактором. Сможете самостоятельно справляться с бухгалтерскими обязанностями или полностью контролировать работу финотдела.

Плюсы и минусы CRM системы

Инструменты бизнес-менеджмента сокращенно обозначают аббревиатурой «CRM» — Customer Relationship Management, то есть «управление взаимоотношениями с клиентами». Сложное понятие скрывает ничто иное, как дистрибутив, который упрощает ведение предпринимательской деятельности. Умная, логично построенная система позволяет увеличить прибыль до 40%.

Благодаря внедрению дистрибутива сотрудники меньше ошибаются, это положительно сказывается на темпе роста продаж, управленческих процессах – руководителю не придется заниматься проверками.

 

Виды CRM-систем, их плюсы и минусы

Онлайн-проекты по менеджменту появились уже давно, но разработки не стоят на месте, постоянно совершенствуется функционал: интегрируют опции, элементы геймификации, сканирование визиток. Перечислим основные направления:

  • Ведение сделок: программа ведет клиента от начала до конца, не забывая закрывать его потребности. Заказчик своевременно получает ответы, обновление статуса заявки, сопроводительные документы, о которых админ может просто забыть. Это дает лояльных, открытых покупателей.
  • Аналитика и отчеты. Платформа анализирует рынок, выводит статистику, обрабатывает ее, формирует маркетинговую стратегию. Наглядная воронка продаж показывает, на каком этапе находится каждая сделка, где доработать, чтобы довести ее до конца.
  • Учет клиентской базы. В каталоге хранятся данные о заказчиках, которые когда-либо оставляли заявки. Администратор может посмотреть весь путь развития взаимоотношений между организацией и контрагентом.
  • Управление обслуживанием. Система сама фиксирует главные моменты: получение денег, организация доставки, отправка уведомлений о параметрах заказа, рекламации.
  • Решение повседневных задач. Руководитель получает подробный отчет по каждому специалисту. Он видит, кто выполняет поставленный план, а кто не дорабатывает. Ежедневно приходят также оповещения о выполненных, просроченных делах.

Первые версии СРМ-систем функционировали изолированно. Директору приходилось самостоятельно вносить сведения, а доступ был только на рабочем месте. Современные решения дают возможность работать удаленно. Они интегрируются с телефонией, социальными сетями, электронной почтой. Это не только позволяет управляющему следить за бизнес-процессами из любой точки земного шара, но и расширяет опции. Перед покупкой необходимо узнать больше про CRM, плюсы и минусы софта, а также функциональные возможности.

 

Преимущества

Логичная и последовательная программа забирает часть бизнес-задач. У работников остается больше времени на обработку заказов, улучшение конверсии, решение других вопросов. Преимущества:

  • сохранение истории;
  • автоматизация;
  • актуальный, наглядный маркетинг;
  • интеграции с другими сервисами;
  • экономия денег;
  • простота эксплуатации.

Рассмотрим каждое из представленных преимуществ отдельно.

 

История взаимодействия

Главные плюсы внедрения CRM – сохранение данных в одном месте. Эта функция необходима для фирмы, где работает несколько менеджеров. Если один рабочий заболел, его клиентура не остается заброшенной. Другой специалист может взять его задачи, при этом ему не придется звонить коллеге, чтобы найти список или статистику общения.

На каждого контрагента заводится индивидуальная карточка, где отображаются основные параметры для ведения агента:

  • контакты;
  • личная информация – дата рождения, пожелания, предпочтения;
  • записи телефонных разговоров, письма, сообщения;
  • документы;
  • файлы;
  • история: оплаты, просрочки, приобретенные услуги;
  • примечание ответственного лица;
  • поставленные цели.

Материалы представлены последовательно по хронологии. Это упрощает работу новому администратору со старым клиентом. Сведения хранятся в общей базе, чтобы их получить достаточно ввести имя.

 

Автоматизация бизнес-процессов

Раньше менеджерам приходилось записывать дела, вести папки для контрагентов, проверять поступившие суммы или сообщения, чтобы не прерывать диалог, довести сделку до логического завершения.

С установкой СРМ-платформы необходимость самостоятельного контроля за этапами заказа отпадает. Программа напоминает о предстоящих звонках и встречах, отправляет сообщения, фиксирует поступление денег, показывает поступившие запросы. Она заменяет сразу несколько необходимых служб: бухгалтерия, администрирование, делопроизводство.

 

Актуальность и наглядность аналитики

Ресурс ведет предприятие, куда входит аналитика. Директор может посмотреть, что происходит с прибылью, как повысились расходы, как выглядит картина по каждому сотруднику. Вся информация структурирована, ее можно запросить за конкретный период или продолжительный промежуток времени.

Благодаря ежедневному мониторингу можно увидеть слабости, понять, почему часть заказчиков уходит, найти работника, который не соответствует должности. Анализ позволит снизить ненужные затраты на «пустую» рекламу.

 

Интеграции с другими ресурсами

Программное обеспечение взаимодействует с любыми другими сервисами: телефония, бухгалтерия, распространенный 1С, сайт, мобильный телефон.

Сведения, поступающие в другой сервис, переносятся автоматически. Необходимость заполнять формуляры отпадает, а это экономия времени. К базе можно подключить неограниченное число продуктов.

 

Сохранение бюджета

ПО повышает прибыль. В софт входит большой набор коммуникаций, которые позволяют сэкономить на связи, телефонии, других дополнительных услугах. Производители устанавливают разные тарифы, чтобы каждое предприятие могло найти удобный пакет опций для своих целей.

 

Простое использование

Для подключения не нужно приглашать программистов, настраивать за дополнительную плату или читать многотомную инструкцию. Достаточно одного установочного файла, который скачивается с сайта после платежа.

 

Недостатки CRM-систем

Проблемы возникают не из-за недоработок, а из-за неправильного использования. К минусам относятся:

  • высокая стоимость;
  • нежелание сотрудников использовать инновации;
  • риск потери информации при сбоях.

Рассмотрим каждый недостаток отдельно, чтобы понять, чем это грозит для компании.

 

Высокая цена

Программный продукт стоит денег. Это логично и понятно. Разработчики вправе сами оценивать свое «детище» с учетом понесенных расходов, временных затрат. Чем шире сервис и проще интеграция, тем выше стоимость.

Цена «облачной» версии составляет около 500 рублей ежемесячно, а за полноценное ПО придется выложить не меньше 1500 рублей за одного пользователя. Есть бесплатные версии, но у них ограничен период использования или функционал.

Чтобы решить проблему с большими тратами, лучше пользоваться акционными предложениями. Многие разработчики предлагают скидки до 70% при покупке услуги на год или полгода. Это разовое вложение, но общие затраты будут ниже.

 

Сопротивление персонала

Если с расценками все более или менее понятно, и с этим можно только смириться и записать в обязательные траты, но что делать со специалистами, которые не хотят работать по-новому?

Апатия вполне объяснима, не все разбираются в технике, одинаково быстро усваивают программы, особенно если речь идет о возрастных администраторах.

Некоторые могут продолжать пользоваться привычными способами общения. Они делают это намеренно, так как теперь вся активность видна начальнику.

Предотвратить такое положение вещей можно, достаточно пообщаться с персоналом и выяснить истинные причины отказа. Учиться новому сложно, здесь важна поддержка, стимуляция развития.

 

Остановка работы при выходе из строя

Деятельность ведется полностью через СРМ. Там хранятся бизнес-процессы. Это прямой риск, ведь дистрибутив может неожиданно дать сбой, слететь или повредиться. Чем это грозит? Полной или частичной потерей материала, фактов поступления средств, списков и других показателей.

Чтобы не потерять наработанные годами практики, необходимо тщательно отнестись к выбору разработчика. Он должен быть надежным, давать гарантии, предоставлять круглосуточную поддержку.

 

Особенности CRM-системы 4logist

Платформа специально создана, чтобы автоматизировать логистику. Софт забирает организационные, повседневные дела. Плюсы ЦРМ 4logist:

  • автоматическая конвертация курса валют;
  • мультимодальность;
  • внедрение 1С через API;
  • персонализированные отчеты;
  • простая структура, интерфейс;
  • автоматические напоминания;
  • мультивалютность;
  • личный кабинет.

ПО можно купить за 1362 рубля ежемесячно. При этом при оплате сразу за год предоставляется скидка до 80%. Пользователи могут оценить дистрибутив с расширенным функционалом 14 дней бесплатно.

Проектировщики нивелировали другие недостатки. Софт подстраивается под каждого участника, включая пожилых менеджеров. Служба поддержки и удаленные настройки ПО исключают появление сбоев или повреждений.

СРМ-программы упрощают деятельность экспедиторских и транспортных компаний. Они помогают вести бизнес, освобождая время для других вопросов.

Особенности складской логистики

Складская логистика (СЛ) – технология управления запасами. Дает предприятию нормально работать. Это касается учета товаров, стандартизации, маркировки, упаковки. Организация с ней вовремя доставляет предметы, выполняет договоренности, следит за работой поставщиков. При этом важна непрерывная связь с экспедиторством. Иначе служба не может адекватно работать: даже при выполнении требований ошибки в доставке поставят рентабельность под удар.

Цель персонала – накопление, группировка поставок, передача покупателям. В процедуре 3 шага:

  • Контроль. Того, что быстро разбирается, нужно много. Непопулярного, наоборот, мало;
  • Хранение. Соблюдаются требования, чтобы ничего не портилось, сохранялось качество. В случае порчи реализация невозможна, поэтому изготовитель потеряет деньги. Шаг важен;
  • Отправка. Чтобы клиенты были довольны, не отказывались от покупки, соблюдаются договоренности по срокам, объемам поставок.

Проработанный логистический механизм дает возможность экономить на каждом этапе, снижать себестоимость, иметь прибыль.

Особенности складской логистики зависят от специфики товаров, размера и характеристик помещений:

  • относящиеся к производству. Хранится произведенная, еще не отгруженная продукция;
  • транзитные. «Перевалочный пункт» между разными этапами;
  • таможенные. Тут грузы находятся на период проверок, оформления въездных документов;
  • сезонные. Используются в конкретный сезон. Например, осенью лежат овощи из последнего урожая;
  • резервные. Пригодятся для запаса. Используются, когда изготовление временно приостановлено, продукты пришли в негодность;
  • розничные. Небольшие комнаты, предназначенные для мелких поставок. Подходят для небольших предприятий, выпускающих штучные изделия;
  • коммерческие общего назначения. Туда отправляют все что угодно. Часто сдаются в аренду.

Разновидности площади имеют свою специфику. Однако есть общие закономерности.

 

Функции

Склад – не только место хранения. Его цель – решать задачи бизнеса. Функций может быть много. Он распределяет потоки, трудовые ресурсы, способствует снижению расходов и росту выручки. Это экономит время, место, рабочую силу. Выделяют 4 функции.

 

Корректировка ассортимента

Когда продукты выходят с конвейера, они представляют собой неработающие активы, которые распределяются между покупателями и превращаются в востребованный, ходовой товар. Работники оформляют документы и знают, сколько и чего было заказано. Можно оптимизировать производство, корректировать ассортимент. Например, изготавливать больше моделей, которые заканчиваются, или приостановить выпуск непопулярных.

 

Хранение

Это назначение любого складского здания. Следя за выполнением требований, можно сократить длительность погрузки и разгрузки. Например, требуется заранее упаковывать в партии, готовые к отправке. Советуем размещать паллеты в порядке доставки. Это проще для работников. Если компания работает в области СЛ, требуется соблюдение специфики упаковки. Для продуктов питания ключевыми являются температура и влажность, взрывоопасные единицы располагаются в безопасности.

 

Предоставление дополнительного сервиса

Фирмы часто предлагают ряд других услуг:

  • фасовка;
  • подготовка к реализации, приведение в товарный вид;
  • маркировка;
  • объединение в наборы для продажи.

Сотрудничество выгодно обеим сторонам. Производитель не трудоустраивает персонал для подготовки к продаже. Он не переживает из-за качества, ведь нанимаются профессионалы. Доставщик получает дополнительную прибыль при минимальных вложениях: можно обучить уже имеющихся рабочих.

 

Объединение маленьких поставок в большие

Существуют разные способы отгрузки к хранилищу. Иногда это происходит ежедневно маленькими паллетами. Но доставлять так невыгодно: возить полупустые машины дорого. Происходит объединение маленьких пакетов в более объемные. Необязательно, чтобы они отправлялись к одному потребителю. В сборном формате обслуживается маленький бизнес. Экономия значительная.

Это полезно всем: гигантским корпорациям, новичкам на рынке, начинающим расширяться. Если услуги оказаны качественно, с соблюдением логистических инструкций, выгоды есть у всех сторон.

 

Проблемы

К сожалению, есть некоторые трудности. Особенности логистики склада не зависят от типа продукции и касаются всех отраслей промышленности. Сюда относятся:

  • использование неактуальных технологий. Не всегда получается оснастить цеха оборудованием. «Работает, значит оставляем» – примерно такая мотивация у руководителей. Но есть одно «но»: пока конкуренты внедряют разработки и делают сервис более качественным, такая фирма отстает, выполняет все хуже и медленнее;
  • непроработанная инфраструктура. Даже если хранилище оснащено последними технологиями, отсутствие организации сильно навредит работе. Частая ситуация – погрузка задерживается, потому что нет четких указаний, отлаженной системы. Это приводит к материальным потерям;
  • дефицит кадров. Начальнику сложно найти персонал с требуемой квалификацией. Люди, имеющие подходящее образование и опыт, часто отправляются заграницу. Причина проста – там предлагают адекватные условия труда и зарплаты. В целом, ВУЗы и курсы переподготовки не предоставляют достаточно информации о складском деле, не рассказывают основы управления. Литературы по профессии тоже недостаточно;
  • непонимание руководством необходимости направления. Далеко не все нанимают отдельного сотрудника-логиста. Эта обязанность ложится на прямых руководителей. Они не всегда могут управлять складом, не уделяют время этому бизнес-процессу;
  • затруднения с нанесением стикеров. Не везде присутствует маркировочный инвентарь. Кроме того, есть сложности с обучением. Не все осознают необходимость инвентаризации, не уделяют ей должного внимания. В результате процедура растягивается;
  • размывание должностных инструкций. Когда завод расширяется, логичное решение – увеличение штата. Однако руководители стараются уменьшить издержки, передают обязательства существующим сотрудникам. У них не получается выполнить возложенные обязанности, происходит выгорание. Потери неизбежны.

 

Тенденции развития СЛ

Направление постоянно развивается. Несмотря на все перечисленные минусы, в России наблюдаются положительные тенденции. Во-первых, в учебные программы ВУЗов добавляют специальные курсы, посвященные особенностям логистики складирования. Начинающие логисты сразу приступают к трудовым обязанностям, не приходится обучать их с нуля.

Во-вторых, игроки стараются закупать более современное оборудование, снижается вероятность ошибок. В-третьих, растет потребность в услугах. Одновременно на рынок выходит больше исполнителей. Здоровая конкуренция способствует развитию. Фирмы стараются выдавать более «вкусные» предложения, вводить новые решения.

 

Как организовать

Все умещается в 5 шагов. Безукоризненное осуществление дает результаты.

 

Подсчет числа комнат

Узнайте, какой площадью вы располагаете. Это делается перед началом работы. После надо соотнести ее с объемом изготовления. Если он больше, потребуется оптимизация транспортировки: старые вещи быстро покидают хранилище, оставляя место для новинок. Расширять площадь невыгодно: есть вероятность, что она будет простаивать, «тянуть» деньги.

 

Выбор между арендой и собственностью

Требуется оценить плюсы и минусы в денежном эквиваленте. Сравните цену аренды со стоимостью создания собственного хранилища. Когда выбирают второй вариант? Как правило, если транспортировка приносит прибыль. Тогда это целесообразно.

 

Определение расположения

Выбирать по принципу «где дешевле» – невыгодное решение. Останавливаются на расположении, делающим затраты на доставку от предприятия минимальными. Чаще выбираются объекты рядом с заводом либо главным потребителем.

 

Определение бизнес-процессов

Разрабатывается способ разделения обязанностей, распределения по паллетам, контейнерам, полкам. В чем плюсы? В возможности быстро найти упаковку и отправить ее на продажу. Это улучшает результат.

 

Анализ

Когда все предварительные приготовления проведены, проанализируйте результаты. Если изначально не допущено ошибок, вы получите комплекс, приносящий прибыль. Оцените его характеристики, классы технических средств, качество.

 

Как выбрать посредника

Решили отдать процесс на аутсорс? Организовать все самим сложно, идея неплохая. На рынке множество предложений по логистическому сервису. Выбрать один непросто, отталкивайтесь от надежности, скорости. При выборе имеют значение:

  • расписание. Кто-то трудится пару часов в день, а кто-то выходит на смену в выходные. В идеале дается круглосуточный доступ;
  • безопасность. Влияет на выручку предприятия и здоровье людей. Предоставляется защита от пожаров, система пожаротушения, правильное хранение взрывоопасных единиц;
  • гарантия и страховка. Ключевой пункт. Не заключите подробный договор – останетесь без денег и лишитесь источника дохода. Подрядчик отвечает за сохранность, выплачивает компенсацию при порче;
  • опыт, отзывы. Конечно, 10-летний опыт может быть обманом, а рецензии купленными. Однако общую тенденцию, вектор развития компании можно узнать. Изучите вопросы перед началом сотрудничества;
  • объем работ. Некоторые занимаются исключительно сохранением ваших запасов: это дешево, но невыгодно. Намного лучше сотрудничать с людьми, занимающимися также маркировкой и упаковкой.

Направление логистического хранения активно развивается. Раньше найти человека для подряда не представлялось возможным, но все изменилось. Игроки рынка переживают конкуренцию, стараются предоставить выгодные предложения с доступными ценами, большой вариацией услуг. Это подходит производителям. Есть сложности: найти надежную фирму на аутсорсе непросто. Ориентируйтесь на советы коллег, отзывы в Сети.

Правильный подход сократит затраты, улучшит производство. Итог – рост выручки, прибыли директора, его коллег. Полезным будет программное обеспечение 4logist. ПО поможет управлять входящими и исходящими потоками, вести учет, заниматься инвентаризацией. В программе есть возможность раздачи заданий, общения с поставщиками, что упрощает ведение деятельности. Проводится учет заказов, отслеживание, кому и сколько необходимо отправить. Программы, облегчающие жизнь, – важный элемент для предприятий.

Издержки логистической системы

Логистика – это наука, изучающая перевозки и контроль за ними. На качество услуг логистов влияет способность планировать грузоперевозки. Появление убытков при этом закономерно и объяснимо. От умения их рассчитывать и сокращать зависит успех всего бизнеса. Внедрение CRM-систем при этом особенно важно. Объединив все направления, можно добиться полного взаимодействия между финансовыми и материальными потоками.

 

Что такое издержки логистической системы?

Потери на производстве неизбежны. В логистике появляется ущерб в имущественных, трудовых, информационных, иных ресурсах. Это зависит от выполнения перевозчиками договоренностей перед своими клиентами. При транспортировке возможно развитие несоответствия технического или экономического характера, а затем потерь, которые можно разделить на три группы:

  1. Прямые логистические издержки в складской системе и транспорте.
  2. Убытки, зависящие от форс-мажорных причин.
  3. Упущенный доход, не влияющий на баланс.

 

Что увеличивает потери в логистике?

Грамотный анализ оптимизирует логистическую деятельность, уменьшая убытки. Их уменьшение может увеличить выручку, поэтому изучение ресурсозатрат – этап, который не стоит игнорировать и пускать на самотек. Изучать и анализировать, куда уходят ваши средства, важно в любом бизнесе. Транспортные потери представляют собой сложную структуру, и напрямую зависимы от:

  • оказываемых услуг;
  • численности и возраста автопарка при поставках;
  • необходимости вносить арендные выплаты за ТС;
  • разновидности груза, его массы;
  • сложности и длительности маршрутов (междугородные, международные);
  • наличия складов для временного хранения и размещения продукции;
  • способа разгрузки;
  • порядка оформления на таможне при пересечении границы;
  • тарифов;
  • размера налоговых сборов.

 

Виды потерь

Классификация грузозатрат в менеджменте связана с их особенностями. При их определении учитываются различные показатели:

  • упоминание в отчетности – явные или скрытые;
  • функции – снабженческие, сбытовые;
  • тип – материальные (на амортизацию, запасы, топливо) или нематериальные;
  • место происхождения.

 

Трансакционные

На этот подвид расходов оказывает влияние специфика компании-перевозчика. К ним относятся затраты, не связанные с производством. В логистике к трансакционной можно отнести убыль, связанную с:

  • поиском, сбором информации о поставщиках и заказчиках;
  • спецификацией и сортировкой пересылаемого груза до закупки;
  • защитой прав собственности, проверкой поступающей информации;
  • ведением переговоров с контрагентами перед оформлением заказа;
  • заключением договоров, выполнением обязательств.

 

Постоянные

Внимательной оценки требуют регулярные траты. Они характеризуются тем, что никак не зависят от деятельности транспортных агентов. Среди них выделяют:

  • амортизационные отчисления;
  • заработную плату;
  • налогообложение;
  • страхование;
  • складирование;
  • проценты по кредитам и займам.

 

Переменные

Разовые траты непостоянны, они могут расти или уменьшаться, в зависимости от обстоятельств. Яркими примерами можно считать:

  • сдельную оплату труда отдельных сотрудников;
  • приобретение ГСМ, запчастей, других необходимых товаров;
  • электроэнергия, внеплановые покупки и платежи.

 

Экономические

К указанному подтипу относятся внутренние и внешние убытки, которые вынуждены оплачивать владельцы корпораций и ООО. Внутренние – это операции, которые отражаются в бухгалтерском учете организации, они участвуют в расчетах. Внешние, или неявные убытки, являются итогом принятия конкретных решений, нигде не фиксируются, носят разовый характер.

 

Складские

Последний подвид – логистические затраты на складскую деятельность, необходимые для содержания хранилищ. Обеспечение сохранности каждой единицы товара — важный момент в процессе грузоперевозок. Доставка груза в целости – обязательный пункт, прописываемый в соглашениях о поставке. Эти потери можно минимизировать, если придерживаться общих правил:

  1. Определиться с минимальным количеством складов на пути следования транспорта;
  2. Рассчитать местоположение каждого складского депо;
  3. Составлять маршрут, используя размещение в хранилище только в экстренных случаях;
  4. Заложить в бюджет расходы на непредвиденные случаи (ДТП, стихийные бедствия).

 

Анализ и управление

Координация и оценка любого типа издержек – направление, о котором нельзя забывать. Для минимизации затрат при доставке заказов используется расчет прямой рентабельности продукта (ПРП). При этом учитываются расходы, связанные с доставкой каждой номенклатуры. Принимаются во внимание все факторы – транспортировка, хранение, сбор, обработка заказов. Для точного расчета используются специальные поправки, которые помогают оценить состояние рынка на текущий момент. ПРП определяет, какие направления востребованы, а от каких следует отказаться. В результате можно сформировать денежный поток, чтобы получить максимальную прибыль.

Регулирование финансового потока – возможность вырастить капитал во много раз. Чтобы этого добиться, попробуйте сосредоточиться на следующих задачах:

  1. Следите за текущими остатками на счетах фирмы;
  2. Регулярно формируйте отчеты по кредиторской и дебиторской задолженности;
  3. Занимайтесь управлением платежами по текущим заявкам;
  4. Выставляйте корректные счета контрагентам, избегая ошибок;
  5. Согласовывайте суммы, сроки оплат строго в рамках договоров с партнерами;
  6. Давайте оценку бюджетным лимитам;
  7. Ведите календарь оплат;
  8. Инвестируйте излишки средств.

Кроме указанного способа, при оценке издержек применяются иные расчеты:

  • стратегический анализ, позволяющий соотнести прибыльность, сравнить ее с выручкой конкурентов;
  • стоимостный – основан на учете доходов и расходов внутри компании;
  • функциональный – снижает затраты за счет улучшения обслуживания, повышения лояльности клиентов.

 

Плюсы CRM «4logist» в логистике

Самостоятельное управление транспортным предприятием уходит в прошлое. Аналитические разработки заменяют штат финансистов, составляя план работы с учетом всех факторов. Они рассчитывают издержки, а также подсказывают, как их сократить. CRM 4logist упрощает и автоматизирует бизнес-процессы. Ее основа – облачная система с доступом  из любой точки мира. Вам не надо работать в офисе, платформа поддерживает удаленный режим. Функции интеграции с популярными мультисистемами бухучета расширяют возможности использования «4логист»:

  1. Интеграция с 1С – удобный интерфейс для передачи данных между программами. Обмен без скачивания файлов сокращает количество ошибок.
  2. Поддержка IP телефонии – возможность дозвониться любому поставщику, где бы он ни находился, используя Интернет.
  3. Доступ к бухгалтерскому интернет-порталу «Мое дело» для моментальной выгрузки финансовых отчетов, составления проводок.
  4. Отправление писем по электронной почте или WhatsApp.
  5. Интеграция с платформами Cargo.Lt, Lardi-Trans, биржей «АвтоТрансИнфо».

Главная задача программы – облегчить управление и организационные вопросы. Подключить программу легко, помощь IT специалистов не нужна. Установочный файл скачивается после поступления платежа, распаковывается за несколько минут. Регулярный мониторинг определит все «слабые зоны», сократит убыточные факторы.

Особенности платформы:

  • работа с разными типами валют;
  • слежение за курсом онлайн;
  • конвертация валюты;
  • понятные отчеты;
  • календарь автоматических напоминаний;
  • личный кабинет.

Решение «4logist» призвано повысить прибыль. Система отчетности по логистическим затратам контролирует все операции от погрузки товара до доставки. Получение бесплатного тестового двухнедельного периода – удобно для запуска программы и испытания ее в деле. Стоит ПО 1362 рубля в месяц. Оплатив платформу на 12 месяцев, можно получить скидку. Менеджеры всегда готовы ответить на вопросы и провести обучение в любом формате.

Новые обновления от 4logist для вашей эффективной работы!

Часть наших клиентов уже во всю работают с новыми функциями и делятся своими впечатлениями и предложениями. А уже сегодня мы готовы и Вас познакомить с обновлениями.

 

Обновленные ценовые предложения

Возможность просчитывать стоимость перевозки и выбирать лучшее предложение от перевозчиков.

 

Справочник банков

Вы можете выбрать любой банк РФ или РБ. Больше не нужно вносить реквизиты вручную.

 

Теги

Отмечайте тегами заказы и рейсы, чтобы находить их в огромных списках ваших данных.

 

Отчет Сверка

Контролируйте разницу между ценами в заказах и выписанными счетами. Менеджер указал в заказе одну сумму, а счет выписал на другую — 4logist поможет вам это отследить.

 

Отчет по рейсам

Те, кто возит сборные грузы оценит удобство нового отчета. Теперь там есть все, что нужно для анализа данных по рейсам.

 

Субподрядные сделки

У вас несколько компаний, которые между собой проводят сделки по экспедированию? Вы можете получить в отчете данные по прибыльности таких сделок.

 

Ж/Д консолидация

Возите сборные грузы железной дорогой и фиксируйте это в 4logist.

Со всеми нововведениями мы более детально ознакомим вас в ближайшей рассылке, а пока небольшой анонс для вашего предвкушения!

Основные показатели эффективности функционирования логистической системы

Усиление конкуренции в сочетании с медленным экономическим ростом во всех секторах вынуждает сосредоточить больше усилий на развитии. Расчет основных показателей эффективности функционирования логистической системы необходим для определения сущности предприятия как хозяйствующего субъекта. Он обусловливает регулярное развитие организации.

Разнообразие услуг определяется от целей управленца, их сложности и многозадачности. Они касаются клиентов, поставщиков или сотрудников как субъекта, реализующего поставленные стратегические планы.

Внедрение оценки факторов решает вопросы контроля, мониторинга или управления операциями. К основным показателям эффективности функционирования логистической системы относятся:

  • издержки;
  • качество сервиса;
  • время логических циклов;
  • производительность;
  • технические характеристики авто.

 

Общие издержки

В условиях настоящей экономики все большее значение приобретает информационная поддержка базы данных. Она объединяет все подразделения, обеспечивая движение материальных и финансовых ресурсов. Новые средства для взаимодействия между людьми формируют среду ведения бизнеса. Анализ относится к транспортировке, складированию. Любое перемещение физических объектов или достоверной информации — логистический процесс. Будь то поломки грузовиков, тарифы или правительственные постановления. Это вызывает массу проблем в будущем.

Принципы логистики требуют инвестиций. Логистические издержки — это сумма всех капитальных вложений. Их делят на 4 генеральные группы:

  • Транспортные: остаются доминирующим обстоятельством, поскольку на них приходится более половины денег. Они включают оплату платежей, связанных с эксплуатацией машин или терминалов.
  • Текущие: переменное значение. На содержание резерва на складе, хранение продукции (капитальные активы, заработную плату, амортизацию, страхование, налогообложение, устаревание), а также физическую обработку — упаковку и маркировку. Они зависят от объема. Обычно выражаются как доля от стоимости.
  • Постоянные: идут на аренду складских помещений или их содержание. Их различают по активам или размерам объектов.
  • Административные: накладные расходы: обслуживание, получение заявок или контроль персонала. Они также включают информационные технологии.

Фирмы повышают свою конкурентоспособность за счет снижения затрат или предоставления доступного каталога. Измените свои стандартные рабочие процедуры, чтобы убедиться, что ваша команда двигает правильным колесом. Это требует нескольких небольших стратегических шагов.

 

Уровень сервиса

Качество сложно определить количественно. Это качественная оценка, собранная на основе мнений об эксплуатации за фиксированный период. Их оценивают по двум критериям: физическое распределение или маркетинговое исследование. С точки зрения поставщика, оно измеряется  способностью выполнять запросы. Учитываются:

  • надежность — соблюдение условий, оговоренных в договоре;
  • сроки — план производства был выполнен в кратчайшие даты с сохранением надлежащего качества;
  • своевременность — дата выполнения соответствует указанной в контракте;
  • достоверность — получается на основе данных, касающихся отношения идеальных отгрузок (без повреждений, задержек) к общей сумме;
  • комплектность — связанная с широтой запасов и соответствием договору;
  • гибкость — включает в себя способность подстраиваться под нужды заказчиков, даже нестандартные.

Каждый партнер — уникальный. Компании делают все, чтобы соответствовать запросам клиента. Логистическое обслуживание — фундаментальный элемент на этапе создания конкурентоспособности. На основе этого получают варианты автоматизации и определяют возможные ИТ-решения, а затем разрабатывают окончательную концепцию ее бюджетирования.

Документооборот — неотъемлемая часть логистических процессов, которая благодаря актуальным решениям может осуществляться в электронном виде. Он упрощает обслуживание и расширяет набор предлагаемых услуг.

 

Длительность сотрудничества

В существующих подходах к управлению, как правило, не уделяется должного внимания оперативному планированию. Продолжительность логистических циклов обозначается как время от поступления заказа до отправки конечного продукта потребителю. Она отражает, сколько единиц получено, произведено или отгружено, указывая на продуктивность и гибкость. Состоит из нескольких связанных частей:

  • полный период изготовления;
  • число заявок;
  • исполнение поставленных задач;
  • техническая наполненность;
  • грамотность специалистов;
  • получение наличных.

Длительный цикл проверяет способность конвертировать линейные затраты в прибыль. Слишком короткий — обеспечивает гибкую цепочку поставок. Потеря производительности означает исчезновение ресурсов, дополнительное потребление, плохой клиентский опыт или меньший успех на рынке.

Экономические практики приходят из полноценной оценки с целью сокращения времени. Маркетинговым преимуществом становится возможность предлагать покупателям свою продукцию быстрее, чем конкуренты. Поддержание хороших привычек доставки укрепляет доверие ваших клиентов и сохраняет их лояльность. Системность в логистике на предприятии отвечает тенденциям современной экономики, в которой нужно объединить процессное мышление со стратегиями и организационными структурами.

 

Производительность

Правильное регулирование склада — ценный аспект. От этого зависит все: от закупки до учета запасов или особенностей продукции. Рентабельность операций зависит от типа продукта (срок годности, какая температура требуется для транспортировки и т. д.).

Сложность вопросов координации с организационной и стратегической стороны отражается в концепциях, которые реализуются управленческим персоналом для повышения продуктивности. Это делается при:

  • сокращении вложений при сохранении текущего уровня развития;
  • снижении расходов на операционную деятельность;
  • увеличении заявок от потребителей.

Независимо от вида вещи, определенные улучшения помогают сократить потери или ускорить операции. Рационально используйте пространство на складе. Для этого монтируйте вертикальные полки под потолок. Внедряйте качественные весы, чтобы помочь работникам взвешивать промышленный полуфабрикат точнее.

Существуют различные методы расчета показателей эффективности логистической системы. Благодаря высокоэффективной стратегии легко отслеживать грузы и получать цифры об их отгрузке. Это позволяет определить, куда и какой груз ушел. С помощью таких экспертных процедур отслеживания менеджер легко успокоит разгневанного клиента, превратив плохую ситуацию в хорошую маркетинговую кампанию.

 

Работа спецтранспорта

Грузовые или легковые автомобили — большая статья трат, особенно если он не спланирован. Их работоспособность влияет на окупаемость инвестиций и сроки доставки. Увеличение транспортных расходов приводит к росту себестоимости. Поэтому выбор оборудования важный вопрос в организации производства.

Комплексный аудит помогает определить, где применение финансовых ресурсов высокое. Начните с планирования маршрута доставки. Выберите короткий надежный путь. Автомобильные весы необходимы для перевозки крупногабаритных грузов автомобилями. Делайте упаковку продукта легкой и компактной, чтобы не создавать дополнительные неудобства при перевозке.

Анализ показателей эффективности логистической системы оптимизирует бизнес для получения дополнительной финансовой выгоды. Внедрите программу 4logist для автоматизации и упрощения бизнес-процессов экспедиционных и транспортных компаний. Она создает автоматизированный офис у вас в кармане, который будет контролировать каждый процесс, взаимодействуя с бухгалтерами и менеджерами. Будете тщательно контролировать денежные потоки на предприятии, чтобы выявлять слабые места и увеличивать продуктивность работников.

Инструмент подходит для совершенствования принципов работы организации и сокращения времени для устранения механической человеческой ошибки. Администрирование логистикой — трудоемкая задача. Системный подход делает ее проще. Регулярный аудит показывает недостатки работы и направляет в правильное русло. Внедрение программы 4logist упростит достижение целей, откроет новые возможности и улучшит коммерческую деятельность. Инновационный подход открывает двери для формирования сильной корпорации. Владение небольшой компанией не означает отказ от инструментов, автоматизирующих работу.

Как транспортная логистика выживает в кризис

Кризис – результат циклических колебаний в экономике и финансовой системе. В 2021 году экономисты всего мира предупреждают об опасности затяжных материальных трудностей, которые может вызвать продолжающаяся пандемия коронавируса. Курьерские предприятия пытаются адаптироваться к условиям здравоохранения. Пограничный контроль, километры пробок и отсутствие заказчиков — проблемы, с которыми сталкиваются перевозчики.

Система логистики должна работать эффективно, чтобы компания могла выжить на рынке и развиваться. Для логистов существует два варианта выхода из тяжелой денежной ситуации: полностью приостановить функционирование или оптимизировать деятельность опираясь на советы, приведенные ниже.

 

Анализ клиентской базы

Тщательно проанализируйте всех клиентов, изучив отчет о прибыли. Сколько заказов поступает от каждого? Они регулярные? Они повторяются? Можно предсказать, какие из них нужно будет воплотить? Сколько времени на это уйдет? Желательно знать рынок, чтобы точно выполнять запросы и одновременно привлекать потенциальных клиентов. Вы знаете, кто ваш потребитель? Крупные корпорации, мелкие фирмы, индивидуальные предприниматели или частные лица? В зависимости от того, кого или что вы перевозите, вы будете искать популярности в разных группах. Знайте, кому предложить помощь или отказать.

Главная рекомендация — провести двусторонние переговоры с каждым партнером:

  • обсудить действующее положение;
  • сократить отсрочку по внесению платежа;
  • увеличить тарифную ставку по не популярным направлениям;
  • пересмотреть содержание договора;
  • делать скидки;
  • расширить программу лояльности.

Если нет ресурсов сделать сотрудничество выгодным, полностью откажитесь от него. Это позволит найти контрагентов на взаимовыгодных условиях.

Доверительные отношения с подрядчиками помогают эффективно организовать логистику поставок, что снижает закупочные издержки и повышает ликвидность. Правильная реакция сейчас имеет весомое значение для продолжения существования и сокращения штата.

 

Как привлекать целевую аудиторию

Поиск клиентов — сложный и трудоемкий процесс для улучшения работы транспортной компании в кризис. Основная задача в такой трудный период — искать небольших заказчиков, но со стабильным фиксированным заработком. Это покрывает минимальные траты и выводит хотя бы в небольшой плюс.

Подумайте о введении уникальных услуг. Например, дополнительная защита груза при его транспортировке или гарантия здоровья водителей. В логистической отрасли важно привлекать постоянных потребителей. Когда клиенты связывают бренд с человеком, они начинают рекомендовать его другим и хотят сотрудничать в дальнейшем.

Инвестируйте в хорошую рекламу для привлечения крупных контрагентов. Идея для продвижения — участие в тематических ярмарках и конференциях. Это возможность установить выгодные правила для сотрудничества и побудить потенциальных подрядчиков изучить предложение, а затем привлечь их как партнеров. Сосредоточение внимания на маркетинге и интенсивной рекламе в Интернете — необходимое действие, учитывая, насколько велика конкуренция в России.

 

Высокое качество сервиса

Уровень услуг логистического бизнеса в кризис должен быть максимально высоким. Менеджерам стоит постараться получить честную обратную связь. Это даст возможность выявить недостатки и сделать упор на сильные стороны организации. Например, предложите пройти простой опрос:

  • какие ожидания оправдались;
  • что хотелось бы изменить;
  • оцените уровень обслуживания;
  • чего не хватает.

Ждать негативных отзывов — худший подход. Принципиально сразу выяснять минусы персонала и сразу их исправлять. Комплексный подход позволяет удержать постоянную аудиторию и расширить ее. При этом не старайтесь быть навязчивым. Большинство относится скептически к лишним вопросам от менеджеров.

Наряду с адаптацией и инвестированием в эти изменения продолжайте заботиться о цифровых активах: брендированный сайт или каналы социальных сетей. Убедитесь, что все страницы читабельные и актуальные. Это позволит пользователям легко получить доступ к необходимой информации.

Суть логистических решений – системный подход. Это требуется для сложных проектов, где физическое движение товаров и условия сопутствующей информации достигают высокой степени автоматизации. Полезность выражается в измеримых эффектах экономического пространства в рамках комплексного урегулирования.

 

Минимизация неликвидных активов

Активы — это имущественные ресурсы, контролируемые данным хозяйствующим субъектом с надежно определенной стоимостью, созданные в результате прошлых событий и направленные на получение будущих выгод. Компаниям в области логистики в кризис можно пересмотреть неликвидные активы и попробовать их продать. Полученную выгоду вложите в расширение клиентуры и введению выгодных предложений.

При экономических трудностях любая коммерческая деятельность подвержена потере ликвидности. Наиболее ценным является рациональное управление денежными средствами. Поэтому владельцу рекомендуется предпринять следующие шаги:

  1. анализировать договоры с банками и другие соглашения, связанные с экономикой;
  2. запросить вспомогательное обеспечение или продлить кредит на следующий период;
  3. активно управлять ресурсами, строго планировать и анализировать причины отклонений от планового бюджета;
  4. стремиться к снижению потребности в оборотном капитале, не допуская просроченной дебиторской задолженности. Например, выбирать расчет за наличные деньги, уменьшение запасов и увеличение способов оплаты;
  5. ввести жесткое управление расходами.

Предложенные мероприятия должны сопровождаться повышением ответственности высшего руководства за принимаемые решения. Затем рассмотрите возможность привлечения инвесторов, или воспользоваться кредитами владельцев. В кризисной ситуации поддержание ликвидности — это первостепенная цель.

 

Сокращение операционных затрат

Чтобы спасти транспортный бизнес в кризис, рекомендуем рассмотреть вопрос использования бюджета. При планировании затрат логистики учитывайте как минимум три основные группы расходов:

  1. на содержание склада, распределительного центра и офиса. Включая вознаграждение за обработку и отгрузку заказов.
  2. операционные. В зависимости от особенностей промышленности и стратегии организации включают издержки на содержание автопарка или логистический сервис.
  3. накладные, которые в основном состоят из заработной платы специалистов и менеджеров логистической группы. Входят затраты на ТО транспорта.

Займитесь поиском альтернативных поставщиков деталей. При этом не пренебрегайте надежностью комплектующих, чтобы не появилась необходимость во внеочередном ремонте.

Оптимизация маршрута помогает определить оптимальное расстояние доставки для водителей. Это не означает, что нужно искать кратчайшее расстояние. Главный момент — минимизация общей длительности вождения при любых остановках. Для этого воспользуйтесь современным программным обеспечением.

 

Регулярная модернизация

Останавливаться в развитии не стоит. Во время внешних трудностей появляется больше сил и мотивации. Продолжайте регулярно анализировать актуальные тренды и применяйте их. К элементам конкуренции обычно относятся:

  • цена;
  • срок доставки;
  • безопасность;
  • разнообразие услуг.

Конкуренция происходит внутри государства и на международной арене. Играют роль:

  • виды перевозимых грузов, расстояние и вклад субподрядчиков при выполнении заказов;
  • высокая или низкая цена;
  • гарантия качества;
  • ориентация на борьбу с соперниками или удовлетворение запросов покупателей.

Покупка нового ПО сокращает время на выполнение автоматических ежедневных действий. Повышается качество обслуживания или снижаются затраты. Часто инновационные технологии связаны с большей заботой об окружающей среде.

Используйте компьютерные технологии, чтобы улучшить отслеживание автопарка, мониторинг трафика, учет или другие процессы.

Улучшение логистических процессов на складе/производстве включает изменение логистической инфраструктуры склада, оборудования и планировки складских зон. Она влияет на:

  • метод делегирования задач;
  • заполнение отчетности;
  • безопасность труда;
  • формирование бюджетных предложений для инвестиций.

 

Настрой команды

От стремления сотрудников зависит улучшение обслуживания. Негативное впечатление, возникшее в результате грубого общения или невмешательства менеджера, приводит к отказу потребителя вести дела. Каждый работник обязан позитивно и уважительно относиться к компании. Вот несколько советов по созданию сильной команды и корпоративной культуры:

  • Сосредоточьтесь на вовлеченности личного состава. Если персонал положительно смотрит на вашу деятельность, положительный взгляд будет исходить от их действий и поступков.
  • Наем и удержание талантливых людей: нанять одаренных и целеустремленных специалистов сложнее, чем кажется. Поиск работников — большая проблема. Изучите личные дела коллег и узнайте, что их мотивирует. Используйте эти знания для улучшения корпоративной культуры.
  • Станьте предпочтительным работодателем: чем больше вы работаете, тем больше организация будет выделяться на конкурентном рынке найма.

Выше мы представили простые шаги, которые помогут улучшить внутренний транспорт. Для оптимизации бизнес-процессов можно воспользоваться функциональной программой 4logist. Она тщательно контролирует доходы и расходы, а также систематизирует базу контрагентов. Высокоинтегрированные компьютерные сети обеспечивают поддержку автоматического управления, например, с помощью штрих-кодов. Информационные технологии — только инструмент для достижения цели. Их эффективность зависит от решений в области организации, финансирования, планов, контроля, мотивации и т. д.

В это время нелегко предлагать эффективные логистические услуги. Концентрируйтесь на проблемах и реализуйте уникальные стратегии. Сделав упор на перечисленных аспекты, сможете грамотно отреагировать на экономическое падение. Надеемся, что наши рекомендации мотивируют вас пересмотреть принципы работы предприятия во время кризисной ситуации в стране. Выход из комфорта – это огромный толчок к модернизации предприятия.

Ошибки в работе бухгалтера в транспортной логистике

Затраты при перевозках неизбежны, причем их несут сразу обе стороны – владелец транспорта и товара. На собственника ТС ложатся эксплуатационные расходы, а на грузоотправителя и получателя падают расчеты с экспедитором. Продавцу нужно сделать списание товарных позиций, а покупателю — их оприходовать при поступлении. Все эти процедуры требуют правильного оформления, поэтому при осуществлении логистики следует знать особенности учета грузоперевозок.

 

Владельцы автотранспорта

Собственником автомобильного транспорта может быть:

  • грузоотправитель;
  • грузополучатель;
  • транспортировщик.

Если автовладельцем выступает адресант, он не несет логистические издержки. Если автомобиль принадлежит заказчику, он забирает заказ самовывозом и освобождается от экспедиторских выплат.

Если у сторон нет транспорта для отправки, они пользуются услугами логистической компании, которая предоставляет авто. Оплата ложится на плечи консигнанта или получателя. Все зависит от условий поставки.

Отношения с грузоперевозчиком регламентируются гражданскими законодательными актами. Если договор заключен с отправителем, действует ФЗ от 08.11.07 №259.

Если логистические услуги оплачивает получатель, он заключает соглашение, руководствуясь Гражданским кодексом. Кроме этого, правовые отношения регламентированы федеральным законом №87 от 30.06.2003.

К указанным законам относятся следующие постановления правительства РФ:

  • №272 от 15.04.2011 (ред. от 14.08.2020), перечисляющее правила автоперевозок;
  • №554 от 8.09.2006, фиксирующее правила экспедиционной деятельности.

Но иногда приобретатель и адресант могут быть одним лицом. При таком раскладе договорные отношения регламентируются ст. 785 ГК.

 

Переход права собственности

При составлении документации на грузоперевозки, бухгалтерский учет и налогообложение необходимо учитывать материальные ценности. Груз нужно перевезти, документарно передать от одного лица к другому, не забывая посредника.

У перевозчика отправление находится в забалансовом счете – это значит, что фрахт передан ему под ответственное хранение. Самое главное – завизировать пересылку товарно-материальных ценностей через логистическую службу. Тут важно понять, что получение ТМЦ через транспортировщика не всегда сопровождается переходом правовладения. Адресат может получать вещи под реализацию или на условиях лизинга. В этом случае владельцем остается поставщик. Вид сделки всегда отражен в документах.

Если произошла купля-продажа, собственник меняется. Момент правопреемства зависит от формы доставки. Здесь на помощь приходит гражданское право, где указано, когда происходит замена правообладателя ТМЦ.

Если в оферте нет пунктов, отдельно регламентирующих порядок правопреемства, сделка считается исполненной при:

  • выдаче товара в пункте назначения, если отправка входит в обязанности поставщика;
  • передаче у продавца, если он не берет на себя ответственность за поставку.

 

В каком счете числится груз у перевозчика

Если экспедитор выступает посредником между покупателем и продавцом, партия, как уже говорилось выше, переходит к нему во временное хранение. Факт передачи фиксируется по-разному и регламентирован п. 2 ст. 458 ГК.

Поставщик снимает с себя всю ответственность за МТЦ сразу после выдачи доставщику. Все время, пока заказ в пути, он будет в отражении на балансе логистической организации. При этом автоперевозчик становится временным владельцем, он несет полную финансовую ответственность, пока предмет соглашения не окажется у адресата.

Но может быть другая ситуация, когда грузополучатель становится правообладателем только после доставки. Здесь в силу вступают статьи 223 и 224 ГК. Продавец сам контролирует экспедицию, а доставщик будет посредником. Правовладение переходит только после подтверждения получения.

 

Признание расходов

Первичная документация необходима для подтверждения всех финансовых манипуляций. Общие правила регламентированы статьями 172, 313 НК Российской Федерации.

Экспедиторские затраты относятся к материальным, а значит они должны быть правильно оформлены. Для этого составляют акт приема-передачи.

Если отправитель – торговая компания, силу набирают другие положения. У торговца появляется возможность получить компенсацию на грузотранспортировку. При этом в письме Министерства по налогам и сборам от 17.06.2004 «Об упрощенном налогообложении» говорится, что транспортные затраты не относятся в торговле к материальным. Поэтому они считаются иными – производственными или реализационными. Упоминание об этом есть в Налоговом кодексе – пункт 49 статья 264.

Траты на реализацию признаются действительными при переходе собственности от одной стороны к другой. В этом случае при оформлении руководствуются п. 1 ст. 252 НК.

 

Как вести учет грузоперевозок

В транспортно-логистической сфере есть обязательный список протоколов строгой отчетности. Первичка попадает под проверку в первую очередь, поэтому ответственный сотрудник должен внимательно проверять предоставляемые бумаги: реквизиты, суммы, количество позиций, наименования. Если речь идет об операциях, облагаемых налогом на добавленную стоимость, необходимо отдельно предоставлять их перечень.

Кроме этого в логистике много стандартных бланков для подтверждения и обоснования расходов, а также обязательные отчетные листы для водителей:

  • путевой лист, оформленный надлежащим образом, который содержит сведения по гос. номеру автомобиля, километражу на начало пути, информацию о ГСМ, реквизиты ТТН, отметку о прохождении медосмотра;
  • товарный сертификат;
  • доверенность на управление автотранспортом;
  • разрешение на транспортную деятельность;
  • накладная.

Налоговый учет грузоперевозок обязательно требует оформления транспортной накладной. Согласно ФЗ №259, водитель не может принимать отправление без ТТН.

Что же такое товарно-транспортная накладная? Это первичный формуляр, который подтверждает, что услуга была оказана. Без ТТН доказать казначейству, что были понесены затраты на транспортировку, невозможно. Кроме этого, появляются проблемы со списанием или оприходованием мат. ценностей.

Компенсации подлежат только письменно оформленные траты в соответствии с российским законодательством. При этом нигде нет ни слова о необходимости составлять отдельный договор, чтобы признать убытки, понесенные при транспортировании.

Экономический субъект сам вправе формировать учетную политику. При делопроизводстве фиксируются все хозяйственные операции, которые оказывают влияние на финансовый результат предприятия. Поэтому для верификации достаточно ТТН, которая является главным инструментом логиста.

 

Программа 4logist: грузоперевозки, учет и налогообложение

ПО разработано для автоматизации экспедиторской деятельности. Назначение – снять основные задачи по бухучету, уменьшив тем самым допущение ошибок при ведении бухгалтерии, освободив время для более важных дел, поручений.

Система решает следующие вопросы:

  • создает заявки, другие формуляры;
  • учитывает доходы, убытки с документарным подкреплением;
  • систематизирует контрагентов;
  • рассчитывает заработную плату сотрудников по правилам организации;
  • позволяет бухгалтерам работать с менеджерами напрямую;
  • избавляет от необходимости покупать дополнительные базы в Word или Excel;
  • помогает отслеживать своевременность поступления оплаты от заказчиков;
  • позволяет работать с разными видами ТС;
  • автоматически рассчитывает стоимость по фиксированным тарифам;
  • ведет полный контроль за дебиторскими, кредиторскими задолженностями.

При помощи ПО возможно создавать любые формуляры, не задумываясь о правилах их заполнения. Программа сама заполнит бланки, руководствуясь действующими положениями законодательства. Шаблоны, ставки НДС настраиваются и обновляются в соответствии с нормами стран-партнеров: Россия, Беларусь, Литва, Казахстан, Украина. При этом вы сами меняете шаблоны, добавив данные об организации, сотрудниках, реквизитах. Текстовая часть при необходимости также подлежит редактированию. ПО помогает вести контроль за бухгалтерами и запросами удаленно из любого места.

Программа обладает расширенным функционалом, который разработан по потребностям международных транспортно-экспедиционных служб. Софт адаптируется под особенности конкретного бизнеса. В нем есть функция управления заявками, координирования каждого этапа выполнения поставленной задачи. Менеджеры самостоятельно отслеживают трекинг. Автоматизация бизнес-процессов упрощает ежедневную работу и предотвращает появление типичных ошибок бухгалтера.

Проект индивидуально дорабатывается, чтобы точно отвечать требованиям клиента. Все шаблоны хранятся в разделе «Установки». Редактирование доступно при создании.

Уникальность – в простом интерфейсе, его легко изучить и пользоваться. Здесь нет ничего лишнего, а это проблема уже готовых бесплатных технических решений для выстраивания логистической работы, представленных на рынке.

Ведение бухгалтерии с 4logist станет простым и понятным, а также избавит от проблем с предоставлением бумаг в налоговую, получением компенсационных выплат и подсчетом издержек на транспортировку.

Риски при транспортировке грузов

Одна из ключевых задач любой автотранспортной фирмы – обеспечить безопасную грузоперевозку. Каждый фактор может влиять на конечный результат: получение дивидендов. Не все из них можно просчитать, но свести к минимуму вполне реально.

Риск – это вероятное негативное явление, которое принесет убытки.
В отрасли международных и региональных грузоперевозок их подразделяют на три вида:

  • Объективные. Эта категория охватывает действия отдельной личности либо группы людей. Сюда относят также технологически небезопасные моменты, связанные с применением техники, отступлением от норм технологических операций.
  • Субъективные: стихийные бедствия, военные столкновения, проблемы в политико-экономической обстановке, погодные условия, эпидемии. Практически не поддаются прогнозу. Чтобы уменьшить их следствие, следует продумывать различные стратегии, разрабатывать дублирующие шаги на каждом отрезке пути.
  • Смешанные. Сочетают внутренние факторы с внешними. Это отступления от рекомендаций транспортирования, воровство и подлоги. Проблемы юридического характера: судебные процессы, смена правового статуса компании. Финансовые: отказ от исполнения условий соглашений, срыв сроков поставки, увеличение расходов, проблемы изменений курсов валют, инфляции, ошибки в оценке прибыли и т.д.

 

Классификация рисков при перевозки грузов автомобильным транспортом

В процессе грузоперевозки может возникнуть неблагоприятное положение. Риски могут быть:

  • Коммерческие. Подразумевают срыв даты привоза, рост накладных издержек, недополучение объема транспортируемого товара, неисполнение обязанностей по контракту, спорные ситуации между контрагентами.
  • Ущерб из-за резкого изменения погоды, непредвиденных стихийных катаклизмов.
  • Технические. Зависят от состояния техники перевозчика: включают выход из строя автотранспортного средства, возгорание и пожар.
  • Законодательные: закрытие границ государства, замена нормативных законов и актов.
  • Товарная убыль по причине кражи, в том числе пропажа транспортируемой партии без вести, угон загруженного авто.
  • Экологические. Возникают в результате нанесения ущерба окружающей среде в момент выполнения рейса.
  • Наступление гражданской или уголовной ответственности из-за участия в автокатастрофах.

Не все отрицательные обстоятельства оборачиваются проблемами. Но каждый менеджер по логистике должен иметь запасной вариант, на случай их проявления.

 

С чем могут столкнуться грузоперевозчики и грузовладельцы

Для того чтобы защититься от рисков при транспортировке грузов, предлагается оформить страховку и позаботиться о дополнительных системах безопасности. Грузовладельцам вместе с перевозчиками следует обратить внимание на следующее:

  • Повреждение, частичная или полная утрата потребительских свойств товара, его вида. Чем больше участников цепочки, тем вероятность рискованных ситуаций выше. Также порча может происходить из-за ненадлежащей упаковки.
  • Потеря. Сюда включают хищения, подмену, недостачи, ошибочный отпуск по расходным документам, уничтожение из-за природных, техногенных катастроф, вооруженных или политических конфликтов.
  • Нарушение времени поставки. Приводит к срывам торговых планов, остановкам производств, дополнительным финансовым расходам.
  • Ошибки в оформлении сопроводительных бумаг: товарно-транспортных накладных, разрешений, на вывоз-ввоз, сертификатов качества – ведут к проблемам на таможне, запрету на ввоз или реализацию изделий и т.п.
  • Разглашение коммерческих секретов или закрытой информации посторонним. Это ведет к утрате преимуществ в конкурентной борьбе, уменьшению запланированных дивидендов организаций.
  • Опасность возникновения экокатастроф. Возникает вследствие нарушений при перевозке или неправильном хранении товаров.
  • Репутационный урон. Проблемы грузоперевозчиков отражаются на его репутации, уменьшают количество реальных и потенциальных клиентов, снижают уровень запланированных доходов.

Ответственным за рейс и содержимое кузова машины назначается водитель-экспедитор. Перед поездкой он обязан пройти инструктаж и подписать соответствующий документ. Нарушение этих инструкций грозит денежными потерями для заказчика и перевозчика.

 

Правила безопасной перевозки 

Надежность грузоперевозок напрямую связано с уровнем профессиональных навыков работников логистической компании, правильной организацией работы на каждом этапе. Их можно минимизировать, если обращать внимание на:

  • Техническое состояние грузового ТС – проверка на наличие поломок перед началом движения, учет параметров, габаритов, тоннажности автомашины.
  • Наладка охранных систем. С учетом секретности товарной партии устанавливают сложные секретные замки, подключают программу видеослежения, активизируют радиосигнальные маячки.
  • Ответственность водителя-перевозчика: заключается в сохранении информации, соблюдении рекомендаций по безопасности, следовании по проложенному маршруту точно по расписанию.
  • Маршрут разрабатывается с учетом особенностей трасс. График движения автомобиля включает время отдыха.
  • Обеспечение связи на трассе, контроль за передвижением ТС. Поддерживается дежурным диспетчером через предусмотренные часовые интервалы.
  • Отдых водителя. Разрешается только в специально отведенных охраняемых местах.
  • Страхование. Гарантирует возмещение убытков, которые предусмотрены договором услуг.
  • Соблюдение всех основных пунктов договора.

Логист занимается выработкой лучшего маршрута, диспетчер поддерживает постоянную связь, обслуживающий персонал обеспечивает техническое обслуживание техники, водитель осуществляет надежную доставку по трассе. Совместные усилия специалистов сводят риски, связанные с перевозками грузов, к минимуму.

 

Безопасная погрузка и разгрузка 

Важно не только позаботиться о надежной транспортировке, но и правильно загрузить, а также извлечь из авто товар.
Общие принципы автомобильной погрузки-разгрузки:

  • Острые, колющие предметы перемещают в защитной оболочке. Это может быть специальный чехол или пенал.
  • С травмоопасной тарой работают в перчатках.
  • Для передвижения тяжелых, габаритных ящиков используют погрузочную автотехнику, лифты.
  • Для жесткого крепления внутри кузова применяют обрешетки, эстакады, подпорки. Фиксируют при помощи крепежных ремней, специальных подставок.
  • Тяжелые, крупные упаковки крепят ближе к кабине, легкие и маленькие – в верхней части грузовика.

Перед погрузкой в машину рекомендуется убедиться, что длина загружаемого товара не превышает габариты кузова на 1⁄3. Это поможет избежать аварийных случаев на дороге.

 

Безопасность в рейсе

С момента начала движения автотранспорта главным ответственным лицом становится водитель-экспедитор. От него зависит темп движения, сохранность перевозимой партии, доставка в пункт назначения в указанное время.
Трудовым Кодексом регламентированы:

  • Продолжительность поездки. Одна рабочая смена для работника – 12 часов.
  • Сменность водителей. Если длина трассы превышает 250 км, или рейс длится свыше полусуток, в путь отправляют два человека, сменяющих друг друга.
  • Длительность рабочей недели составляет 40 часов.

Шофер обязан соблюдать правила ПДД, придерживаться выданных инструкции, избегать превышения скорости, аварийных ситуаций на дороге.

 

Как с помощью программы 4logist минимизировать риски при грузоперевозке автотранспортом

Использование этой программы для транспортной логистики позволяет не только предусмотреть опасные моменты при выполнении маршрута. С ее помощью можно:

  • Планировать в режиме онлайн. Сюда входят: графики использования машин; загруженность автопарка; график работы шоферов; расчет рентабельности выбранной трассы; подбор выгодного заказа; контроль исполнения обязательств по договорам.
  • Управлять заказами: создавать, обрабатывать нужную документацию онлайн; оформлять бухгалтерские счета.
  • Контролировать финансовые расходы: рассчитывать стоимость заявки, общие затраты на технику; мониторить платежи, выплачивать зарплату, подписывать командировочные работникам.
  • Оптимизировать логистический процесс: объединять, систематизировать базы контрагентов; общаться с сотрудниками дистанционно.

Программные инструменты делают транспортный бизнес прибыльным. Установка программы позволяет получить преимущество перед конкурентами.