Как автоматизировать проверку службы логистики

Для оценки производительности отдела логистики отслеживаются его результаты в динамике изменений. В постоянном процессе изучения находятся расхождения предполагаемых и действительных показателей продуктивности. Мониторинг логистической системы (ЛС) находит ошибки во взаимодействиях между подразделами, сигнализирует об оперативном принятии мер, исправляющих последствия. Это составная часть управления, заключающаяся в непрерывном наблюдении экономических объектов с последующей их обработкой.

Измерение результативности проводят в двух направлениях:

  • общего ранжирования по конкретным критериям, характеризующим качество и количество технологических процессов;
  • контроля эффективности выполненных решений.

Организуя сбор данных и калькуляцию работы ЛС, учитывают:

  • цель управления службой;
  • перечень функций, осуществляемых работниками.

Вводится регулярность сбора и исследования сведений, котировка итогов: ежедневно или с установленной периодичностью (раз в месяц, квартал, полугодие). Непрерывно диагностика не проводится, это нерационально.

Фазы контролирующего цикла

Диагностика проходит в несколько этапов:

  1. Сбор сведений о функционировании подразделений. За основу берут источники: отчеты, статистика о влиянии среды, список допустимых расхождений с заданными отметками. Так создается картина текущего состояния предприятия.
  2. Сопоставление собранных характеристик с планом.
  3. Если в результате предыдущего этапа появилось серьезное несоответствие подразделений установленным показателям, начинают формирование управляющих воздействий, которые скорректируют достижение плановых значений.

Иногда в результате разбора выясняется, что нельзя достичь запланированных условий или произошли большие перемены во внешних факторах. Тогда контрольные характеристики пересматривают или изменяют стратегические подходы.

Мониторинг логистической деятельности организации позволяет обнаружить несоответствия из-за причин, которые невозможно предугадать заранее. К внезапным обстоятельствам внешней среды относятся перемены в экономической сфере: пересмотр действующих законов, налоговых ставок, повышение цен, рост инфляции. Заранее невозможно учесть их влияние внутри предприятия: финансовое положение, состояние технических средств, действия персонала.

Категории мониторинговых систем

Отслеживание действий в функциональных секторах осуществляется в трех вариантах, отличающихся подходами к ведению мониторинговой практики, поиском мер для исправления состояния.

Открытый

Открытый вид применяют в ситуациях отсутствия стабильности в функционировании связанных между собой сегментов из-за воздействия среды. Центральное звено такой структуры – определенный человек. В обязанности работника входит сравнение текущей ситуации по заданным условиям вручную. Если в итоге обнаруживаются несоответствия, превосходящие допустимые, он самостоятельно отдает распоряжения о проведении корректирующих мер.

Эта разновидность отличается гибкостью, так как функции полностью выполняет человек. Она стоит меньше: для оценки не требуется создание специальных условий, установка дополнительного ПО. Применяют ее, когда есть некая неопределенность из-за воздействия внешних влияний.

Закрытый

Закрытый целесообразно применять, когда необходим точный контроль, оперативная корректировка состояния ЛС. Степень участия человека в оценке и разборе данных уменьшается. Часть обязанностей выполняет автоматика. Закрытый тип отличается более точным и быстрым реагированием. По сравнению с открытым он менее гибкий, стоит больше.

Модифицированный

В этом виде анализа базовые полномочия выполняет работник: занимается наблюдением, делает распоряжения о внесении изменений в работу сектора. Частично экстенсивный контроль осуществляется автоматикой.

Такой тип одновременно гибок, точен в наблюдении. Происходит быстрая реакция на ошибки, повышается качество исследований.

Выбор концепции

Каждое отделение подбирает концепцию проверки индивидуально. Учитывается специфика организации, особенности функций, выполняемых ею. Важно, чтобы проводился качественный контроль за технологическими процедурами, обеспечивающими слаженную работу всего предприятия.

Структура исследования выстраивается так, чтобы текущее положение отслеживалось регулярно, собранные материалы анализировались с запрограммированной периодичностью. Оповещение о возникшем отклонении должно поступать в соответствующее отделение.

Значения, используемые для отслеживания

Проверка цепочки взаимодействия проводится с применением нескольких групп параметров. Рассмотрим каждый показатель в отдельности.

Ключевые значения KPI (Key Performance Indicators)

В отслеживании используются технологии, работающие с корпоративными материалами организации. Для определения результативности применяются персонализированные целевые показатели, представляющие концепцию оценивания с разных сторон, в том числе финансовой.

KPI применяют в наблюдении за активностью специалистов в реальном времени. Обычно с их помощью оценивают деятельность менеджеров. К применяемым характеристикам относится:

  • Удовлетворение потребителей уровнем сервиса. Оценивается своевременность, степень выполнения заказа, число возврата товаров и жалоб клиентов, наличие, доступность запасов. Учитывается надежность коммуникативных, информационных каналов.
  • Рентабельность вложений в сектор. Критерий оценивает скорость расхода, новых поставок запасов, их средний размер, возвраты на вложения в транспортные средства, оборудование, складские помещения, информационную структуру.
  • Размер издержек. Параметр измеряет затраты на транспортную перевозку, складирование, управление запасами, ущерб от некачественно выполненных операций. Учитываются общие затраты.
  • Длительность циклов. Оценивает время, необходимое на выполнение действий с заказом, формирование отчетной документации.

К параметрам KPI относится продуктивность ЛС. Критерий характеризуется:

  • количеством обработанных, выполненных заказов за конкретный промежуток времени;
  • соответствием мощности складов с вместимостью транспорта;
  • отношением общих издержек к единице капитала и выпускаемого продукта.

Учитывается размер потраченных средств, приходящихся на единицу объема продаж.

Business intelligence

Это программа, используемая как инструмент для разбора и классификации полученной информации. Она применяется для следующих действий:

  • обработка;
  • анализ;
  • хранение;
  • моделирование;
  • отправка информации в соответствующий департамент;
  • отслеживание доставки статистических материалов с диагностикой произошедших потерь, задержек передачи.

Решения выносятся на основании сигналов о положении сектора в конкретный момент. С применением этого софта на каждом этапе проработки задач сотрудники получают своевременные точные сведения.

Технология работает с большими объемами информации, моделируя варианты исходов в зависимости от принятого решения. Она фиксирует итоги, полученные после выполнения всех операций, передавая персоналу показания о ключевых факторах эффективности.

Контроллинг

Контроллинг – сложный механизм, объединяющий учет, планирование, регулирование, мониторинг логистических операций, информационную поддержку. В совокупности выполняются необходимые задачи, обеспечивающие координацию менеджмента внутри компании. Проходит обмен данными между сотрудниками управленческого звена.

Занимаясь контроллингом, служба менеджмента подбирает подходящий способ достижения цели компании. Для поиска берутся материалы учета управленческих решений, объединенных в совокупность. Параметры сравниваются с показаниями, полученными из отчетов, докладов менеджеров, аудиторов.

Мониторинг показателей работы логистической системы позволяет выявить, устранить факторы, мешающие оптимизировать материальные, финансовые, информационные потоки предприятия. Программное обеспечение 4logist, адаптирующееся к бизнес-процессам отдельной компании, эффективно отслеживает, корректирует всю цепь.

Понятие, цель и задачи информационной логистики

Сфера грузоперевозок пропускает большие партии товара. Количество грузов постоянно увеличивается. К работе предъявляются жесткие требования – все должно проходить быстрее, дешевле, точнее.

Чтобы избегать ошибок на каждом этапе грузооборота, необходима максимальная согласованность всех звеньев. Одно из главных условий слаженного взаимодействия между каждым звеном – внедрение IT-технологий. Они позволяют быстро, дешево передавать нужные сигналы в любую точку цепи.

Информация, которой обмениваются участники цепи, имея отправителя и получателя, рассматривается как поток. Его правильная обработка позволяет сокращать складские расходы, лучше следить за запасами, удобно согласовывать действия поставщиков и потребителей, ускорять транспортировку. Функциональная область, которая занимается исследованием логистических потоков, их рациональным применением и регулированием, называется информационной логистикой (ИЛ).

 

Предметы и объекты исследований

Основная область исследований в ИЛ – потоки. Это обращенное движение объединений материально-вещественных, денежных, человеческих и других типов ресурсов в сфере экономики, от производителя услуг к потребителю. Среди определяющих характеристик выделяют:

  • конец/начало перемещения;
  • траектория – конфигурация движения;
  • длина – расстояние между начальной, конечной точкой;
  • интенсивность – число объектов, проходящих через канал за некоторое время;
  • промежуточные пункты – точки на пути движения, определяющие траекторию;
  • скорость – отражает преодоление всего маршрута или одной из его частей за нужное время.

Все потоки, участвующие в логистике, принято делить на четыре основные группы:

  1. Материальные. В них входят все ресурсы, запланированное производство, готовые товары, используемые в работе.
  2. Финансовые. Включают все процессы, связанные с финансовыми операциями.
  3. Сервисные. Это услуги, производимые в пределах системы, чтобы удовлетворить пожелания внутренних и внешних потребителей.
  4. Информативные. Это устные, электронные, бумажные сообщения для общения между всеми участниками системы.

Предмет изучения ИЛ – улучшение распределения ресурсов при отладке всех логистических операций.

 

Цели и задачи информационной логистики

Главной целью информационной логистики является получение актуальных сведений, чтобы контролировать материальные потоки в требуемом месте в строго установленное время с минимальными финансовыми потерями. На примере любой компании ИЛ используют в следующих целях:

  • обеспечить конкурентную способность фирмы;
  • расширить функции предприятия согласно рыночным требованиям;
  • устранить ошибки в передаче, реализации сообщений;
  • обеспечить рабочих последней информацией для повышения производительности.

Для достижения представленных целей понятия и задачи информационной логистики состоят в:

  • организации продуктивной работы ИП;
  • обеспечении штатными, программными, коммуникативными, техническими средствами;
  • координировании эффективного функционирования каждого звена.

Задачи строятся с учетом предъявляемых требований со стороны заказчиков.

 

Информационный поток

Эффективную работу ИП гарантирует сбалансированное управление информационными потоками на протяжении всей цепи. ИП – это совокупность сообщений, применяемых в контроле, анализе каждой операции. Они имеют специфические параметры:

  • неоднородность;
  • множество подразделений;
  • сложность наблюдения;
  • большие объемы передаваемой документации на каждом этапе.

ИП – сложное объединение, состоящее из реквизитов, массивов, документов. Реквизитами называются простые сообщения, описывающие численные или качественные характеристики данных, например, название компании, каталог продукции и т.д. Документация для управления поставками имеет несколько показателей, которые удостоверяются подписью или печатью.

Массив – это объединение однородных данных с общими техническими и смысловыми базами. Главные составляющие массива – это записи, используемые системными пользователями для общения, передачи материала.

ИП можно разделить по нескольким показателям. По отношению к системе:

  • внутренние – протекают в пределах сети;
  • внешние – связывают отдельную сеть с общей;
  • входящие – поступают извне;
  • выходящие – поступают внешним участникам.

По виду связи:

  • горизонтальные – используют для связи между звеньями одного уровня иерархии;
  • вертикальные – связывают звенья разных иерархических уровней.

По назначению:

  • директивные – официальные поручения, указания;
  • учетные – сведения о поступивших товарах, необходимые для контроля счетов и оплаты;
  • аналитические – прогнозы об остатках продукции, о будущих мощностях производства;
  • вспомогательные – дополнительные данные для корректного регулирования управленческих решений.

По направлению движения:

  • встречные – ИП движется в обратном направлении по отношению к материальному, например, заявки на загрузку товара;
  • прямые – движутся в одном направлении с реальными ресурсами, например, документация для сопровождения груза.

Важное условие благополучного функционирования предприятия – применение такой системы, которая будет объединять вместе все виды деятельности (транспортирование, складирование и т.д.), и регулировало ее как единый целый механизм.

 

Заключение

ИЛ затрагивает большое количество логистических этапов для их оптимизации. Организовать грамотное внедрение современных технологий в поставки очень сложно, особенно для небольших фирм. Даже крупные игроки на мировом рынке пользуются посторонней помощью, так как понимают, что все вложения быстро окупятся.

4logist упрощает сложную работу перевозчиков, логистов и экспедиторов, сокращая время, используемое для выполнения однотипных повседневных действий. Главная специализация программы – разработка и внедрение облачных программных решений для транспортных фирм. Покупатель получает готовое ПО, спроектированное под индивидуальные особенности бизнеса. Работать с софтом можно сразу после оплаты обслуживания. Настройка и обучение рабочих проводится в течение 2 недель.