Как автоматизировать проверку службы логистики

Для оценки производительности отдела логистики отслеживаются его результаты в динамике изменений. В постоянном процессе изучения находятся расхождения предполагаемых и действительных показателей продуктивности. Мониторинг логистической системы (ЛС) находит ошибки во взаимодействиях между подразделами, сигнализирует об оперативном принятии мер, исправляющих последствия. Это составная часть управления, заключающаяся в непрерывном наблюдении экономических объектов с последующей их обработкой.

Измерение результативности проводят в двух направлениях:

  • общего ранжирования по конкретным критериям, характеризующим качество и количество технологических процессов;
  • контроля эффективности выполненных решений.

Организуя сбор данных и калькуляцию работы ЛС, учитывают:

  • цель управления службой;
  • перечень функций, осуществляемых работниками.

Вводится регулярность сбора и исследования сведений, котировка итогов: ежедневно или с установленной периодичностью (раз в месяц, квартал, полугодие). Непрерывно диагностика не проводится, это нерационально.

Фазы контролирующего цикла

Диагностика проходит в несколько этапов:

  1. Сбор сведений о функционировании подразделений. За основу берут источники: отчеты, статистика о влиянии среды, список допустимых расхождений с заданными отметками. Так создается картина текущего состояния предприятия.
  2. Сопоставление собранных характеристик с планом.
  3. Если в результате предыдущего этапа появилось серьезное несоответствие подразделений установленным показателям, начинают формирование управляющих воздействий, которые скорректируют достижение плановых значений.

Иногда в результате разбора выясняется, что нельзя достичь запланированных условий или произошли большие перемены во внешних факторах. Тогда контрольные характеристики пересматривают или изменяют стратегические подходы.

Мониторинг логистической деятельности организации позволяет обнаружить несоответствия из-за причин, которые невозможно предугадать заранее. К внезапным обстоятельствам внешней среды относятся перемены в экономической сфере: пересмотр действующих законов, налоговых ставок, повышение цен, рост инфляции. Заранее невозможно учесть их влияние внутри предприятия: финансовое положение, состояние технических средств, действия персонала.

Категории мониторинговых систем

Отслеживание действий в функциональных секторах осуществляется в трех вариантах, отличающихся подходами к ведению мониторинговой практики, поиском мер для исправления состояния.

Открытый

Открытый вид применяют в ситуациях отсутствия стабильности в функционировании связанных между собой сегментов из-за воздействия среды. Центральное звено такой структуры – определенный человек. В обязанности работника входит сравнение текущей ситуации по заданным условиям вручную. Если в итоге обнаруживаются несоответствия, превосходящие допустимые, он самостоятельно отдает распоряжения о проведении корректирующих мер.

Эта разновидность отличается гибкостью, так как функции полностью выполняет человек. Она стоит меньше: для оценки не требуется создание специальных условий, установка дополнительного ПО. Применяют ее, когда есть некая неопределенность из-за воздействия внешних влияний.

Закрытый

Закрытый целесообразно применять, когда необходим точный контроль, оперативная корректировка состояния ЛС. Степень участия человека в оценке и разборе данных уменьшается. Часть обязанностей выполняет автоматика. Закрытый тип отличается более точным и быстрым реагированием. По сравнению с открытым он менее гибкий, стоит больше.

Модифицированный

В этом виде анализа базовые полномочия выполняет работник: занимается наблюдением, делает распоряжения о внесении изменений в работу сектора. Частично экстенсивный контроль осуществляется автоматикой.

Такой тип одновременно гибок, точен в наблюдении. Происходит быстрая реакция на ошибки, повышается качество исследований.

Выбор концепции

Каждое отделение подбирает концепцию проверки индивидуально. Учитывается специфика организации, особенности функций, выполняемых ею. Важно, чтобы проводился качественный контроль за технологическими процедурами, обеспечивающими слаженную работу всего предприятия.

Структура исследования выстраивается так, чтобы текущее положение отслеживалось регулярно, собранные материалы анализировались с запрограммированной периодичностью. Оповещение о возникшем отклонении должно поступать в соответствующее отделение.

Значения, используемые для отслеживания

Проверка цепочки взаимодействия проводится с применением нескольких групп параметров. Рассмотрим каждый показатель в отдельности.

Ключевые значения KPI (Key Performance Indicators)

В отслеживании используются технологии, работающие с корпоративными материалами организации. Для определения результативности применяются персонализированные целевые показатели, представляющие концепцию оценивания с разных сторон, в том числе финансовой.

KPI применяют в наблюдении за активностью специалистов в реальном времени. Обычно с их помощью оценивают деятельность менеджеров. К применяемым характеристикам относится:

  • Удовлетворение потребителей уровнем сервиса. Оценивается своевременность, степень выполнения заказа, число возврата товаров и жалоб клиентов, наличие, доступность запасов. Учитывается надежность коммуникативных, информационных каналов.
  • Рентабельность вложений в сектор. Критерий оценивает скорость расхода, новых поставок запасов, их средний размер, возвраты на вложения в транспортные средства, оборудование, складские помещения, информационную структуру.
  • Размер издержек. Параметр измеряет затраты на транспортную перевозку, складирование, управление запасами, ущерб от некачественно выполненных операций. Учитываются общие затраты.
  • Длительность циклов. Оценивает время, необходимое на выполнение действий с заказом, формирование отчетной документации.

К параметрам KPI относится продуктивность ЛС. Критерий характеризуется:

  • количеством обработанных, выполненных заказов за конкретный промежуток времени;
  • соответствием мощности складов с вместимостью транспорта;
  • отношением общих издержек к единице капитала и выпускаемого продукта.

Учитывается размер потраченных средств, приходящихся на единицу объема продаж.

Business intelligence

Это программа, используемая как инструмент для разбора и классификации полученной информации. Она применяется для следующих действий:

  • обработка;
  • анализ;
  • хранение;
  • моделирование;
  • отправка информации в соответствующий департамент;
  • отслеживание доставки статистических материалов с диагностикой произошедших потерь, задержек передачи.

Решения выносятся на основании сигналов о положении сектора в конкретный момент. С применением этого софта на каждом этапе проработки задач сотрудники получают своевременные точные сведения.

Технология работает с большими объемами информации, моделируя варианты исходов в зависимости от принятого решения. Она фиксирует итоги, полученные после выполнения всех операций, передавая персоналу показания о ключевых факторах эффективности.

Контроллинг

Контроллинг – сложный механизм, объединяющий учет, планирование, регулирование, мониторинг логистических операций, информационную поддержку. В совокупности выполняются необходимые задачи, обеспечивающие координацию менеджмента внутри компании. Проходит обмен данными между сотрудниками управленческого звена.

Занимаясь контроллингом, служба менеджмента подбирает подходящий способ достижения цели компании. Для поиска берутся материалы учета управленческих решений, объединенных в совокупность. Параметры сравниваются с показаниями, полученными из отчетов, докладов менеджеров, аудиторов.

Мониторинг показателей работы логистической системы позволяет выявить, устранить факторы, мешающие оптимизировать материальные, финансовые, информационные потоки предприятия. Программное обеспечение 4logist, адаптирующееся к бизнес-процессам отдельной компании, эффективно отслеживает, корректирует всю цепь.

Понятие, цель и задачи информационной логистики

Сфера грузоперевозок пропускает большие партии товара. Количество грузов постоянно увеличивается. К работе предъявляются жесткие требования – все должно проходить быстрее, дешевле, точнее.

Чтобы избегать ошибок на каждом этапе грузооборота, необходима максимальная согласованность всех звеньев. Одно из главных условий слаженного взаимодействия между каждым звеном – внедрение IT-технологий. Они позволяют быстро, дешево передавать нужные сигналы в любую точку цепи.

Информация, которой обмениваются участники цепи, имея отправителя и получателя, рассматривается как поток. Его правильная обработка позволяет сокращать складские расходы, лучше следить за запасами, удобно согласовывать действия поставщиков и потребителей, ускорять транспортировку. Функциональная область, которая занимается исследованием логистических потоков, их рациональным применением и регулированием, называется информационной логистикой (ИЛ).

 

Предметы и объекты исследований

Основная область исследований в ИЛ – потоки. Это обращенное движение объединений материально-вещественных, денежных, человеческих и других типов ресурсов в сфере экономики, от производителя услуг к потребителю. Среди определяющих характеристик выделяют:

  • конец/начало перемещения;
  • траектория – конфигурация движения;
  • длина – расстояние между начальной, конечной точкой;
  • интенсивность – число объектов, проходящих через канал за некоторое время;
  • промежуточные пункты – точки на пути движения, определяющие траекторию;
  • скорость – отражает преодоление всего маршрута или одной из его частей за нужное время.

Все потоки, участвующие в логистике, принято делить на четыре основные группы:

  1. Материальные. В них входят все ресурсы, запланированное производство, готовые товары, используемые в работе.
  2. Финансовые. Включают все процессы, связанные с финансовыми операциями.
  3. Сервисные. Это услуги, производимые в пределах системы, чтобы удовлетворить пожелания внутренних и внешних потребителей.
  4. Информативные. Это устные, электронные, бумажные сообщения для общения между всеми участниками системы.

Предмет изучения ИЛ – улучшение распределения ресурсов при отладке всех логистических операций.

 

Цели и задачи информационной логистики

Главной целью информационной логистики является получение актуальных сведений, чтобы контролировать материальные потоки в требуемом месте в строго установленное время с минимальными финансовыми потерями. На примере любой компании ИЛ используют в следующих целях:

  • обеспечить конкурентную способность фирмы;
  • расширить функции предприятия согласно рыночным требованиям;
  • устранить ошибки в передаче, реализации сообщений;
  • обеспечить рабочих последней информацией для повышения производительности.

Для достижения представленных целей понятия и задачи информационной логистики состоят в:

  • организации продуктивной работы ИП;
  • обеспечении штатными, программными, коммуникативными, техническими средствами;
  • координировании эффективного функционирования каждого звена.

Задачи строятся с учетом предъявляемых требований со стороны заказчиков.

 

Информационный поток

Эффективную работу ИП гарантирует сбалансированное управление информационными потоками на протяжении всей цепи. ИП – это совокупность сообщений, применяемых в контроле, анализе каждой операции. Они имеют специфические параметры:

  • неоднородность;
  • множество подразделений;
  • сложность наблюдения;
  • большие объемы передаваемой документации на каждом этапе.

ИП – сложное объединение, состоящее из реквизитов, массивов, документов. Реквизитами называются простые сообщения, описывающие численные или качественные характеристики данных, например, название компании, каталог продукции и т.д. Документация для управления поставками имеет несколько показателей, которые удостоверяются подписью или печатью.

Массив – это объединение однородных данных с общими техническими и смысловыми базами. Главные составляющие массива – это записи, используемые системными пользователями для общения, передачи материала.

ИП можно разделить по нескольким показателям. По отношению к системе:

  • внутренние – протекают в пределах сети;
  • внешние – связывают отдельную сеть с общей;
  • входящие – поступают извне;
  • выходящие – поступают внешним участникам.

По виду связи:

  • горизонтальные – используют для связи между звеньями одного уровня иерархии;
  • вертикальные – связывают звенья разных иерархических уровней.

По назначению:

  • директивные – официальные поручения, указания;
  • учетные – сведения о поступивших товарах, необходимые для контроля счетов и оплаты;
  • аналитические – прогнозы об остатках продукции, о будущих мощностях производства;
  • вспомогательные – дополнительные данные для корректного регулирования управленческих решений.

По направлению движения:

  • встречные – ИП движется в обратном направлении по отношению к материальному, например, заявки на загрузку товара;
  • прямые – движутся в одном направлении с реальными ресурсами, например, документация для сопровождения груза.

Важное условие благополучного функционирования предприятия – применение такой системы, которая будет объединять вместе все виды деятельности (транспортирование, складирование и т.д.), и регулировало ее как единый целый механизм.

 

Заключение

ИЛ затрагивает большое количество логистических этапов для их оптимизации. Организовать грамотное внедрение современных технологий в поставки очень сложно, особенно для небольших фирм. Даже крупные игроки на мировом рынке пользуются посторонней помощью, так как понимают, что все вложения быстро окупятся.

4logist упрощает сложную работу перевозчиков, логистов и экспедиторов, сокращая время, используемое для выполнения однотипных повседневных действий. Главная специализация программы – разработка и внедрение облачных программных решений для транспортных фирм. Покупатель получает готовое ПО, спроектированное под индивидуальные особенности бизнеса. Работать с софтом можно сразу после оплаты обслуживания. Настройка и обучение рабочих проводится в течение 2 недель.

Ошибки при ведении бухгалтерии

Бухгалтер − профессия, требующая концентрации внимания, аналитического склада ума. Если сотрудники ошиблись в ведении документации, то компанию неминуемо ждут финансовые потери в виде штрафов и санкций. В основном ошибки в работе бухгалтера возникают по следующим причинам:

  • человеческий фактор;
  • недопонимание специфики деятельности предприятия;
  • умышленное искажение показателей;
  • поломка компьютера;
  • сбой ОС.

Чтобы уйти от последующих осложнений, рекомендуется:

  • ограничивать доступ к подлинникам посторонними людьми;
  • следить за переменами в правовом регулировании;
  • вести журнал первичной документации;
  • не идти на поводу у начальства, отстаивать свою позицию;
  • требовать и хранить все письменные распоряжения руководства относительно каждого события.

 

Что относится к неправильному отражению фактов хозяйственной деятельности в бухучете

Просчеты при работе с исходными сведениями, ведущими к последующей фальсификации, бывают такими:

  1. Технические. Описки при введении в программу происходят при невнимательности коллег, когда присутствуют отвлекающие моменты.
  2. Неверное заполнение. Начальная документация составляется согласно ст. 9 N402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.11. У образца имеются расхождения со стандартным оформлением. Такая пометка считается недействительной.
  3. Нет в наличии обязательных документов. Всякое действие сопровождается первичкой, которая подтверждает процедуру. Отсутствие делает бухзапись вымышленной.

Первичные материалы впоследствии переносятся в базу данных. Здесь могут произойти следующие отклонения:

  1. Опечатки. Торопитесь, вбиваете числа не глядя. Здесь требуется предельная концентрация внимания.
  2. Неверные расчеты. Перед тем как первичку перенести в БД, производятся непростые вычисления, пример − калькуляция оплаты труда. Неопытные сослуживцы по невнимательности допускают ложные расчеты.
  3. Ошибочные проводки. Все оформлено правильно, сумма указана верная, но средства поступают не на тот корреспондирующий счет. При сомнениях лучше посмотреть нормативные материалы.

Помимо вышеперечисленного, выделяют следующие типичные ошибки бухгалтера:

  • Неточное указание обязательств. Такая ситуация возникает, если профбухгалтер производит взаимозачет задолженностей и вводит свернутый итог. Так делать нельзя. Следует отражать развернутые справки об активах и пассивах фирмы.
  • Детальный анализ проводимых операций должен производиться в каждом синтетическом счете. Если аналитика не ведется, то цифры получаются недостоверными.
  • Некорректная классификация по статьям. Такое нарушение присуще работникам с низкой квалификацией. Присваивают класс, не соответствующий действительности. Это касается кратковременных и долговременных векселей. У первых промежуток времени уплаты займов не превышает года. Обычно беспроцентным кредитам неверно присваивают статью «финансовые вложения». На самом деле они фиксируются в краткосрочной или долгосрочной дебиторке. Это зависит от сроков погашения.
  • С 2011 года юридические лица, включая малые предприниматели, обязаны формировать резервы по сомнительным долгам. Некоторые игнорируют указ, пытаясь завысить финансовый результат. Сомнительная задолженность бывает следующей: пропустившей установленный срок или не обеспеченной гарантиями. Виды дебиторских долгов, включая авансы, займы, должны отмечаться в бухбалансе.
  • Бухсостав не торопится списывать просроченные долги контрагентов, т.к. они будут считаться прибылью и, следовательно, увеличиваются расходы на оплату налога.

 

Частые недочеты главных бухгалтеров

Руководитель отдела должен ориентироваться в налоговом праве и нормативах, чтобы контролировать деятельность штата и не ошибаться. Помимо перечисленных выше недочетов, к основным просчетам главбухов относят следующие организационные стороны:

  1. Неправильное распределение труда между участниками коллектива. Части бухучета специфичны и отличаются друг от друга. При распределении обязанностей учитывайте не только опыт специалиста, но и его личные качества.
  2. Расхождения при вырабатывании учетной стратегии. Все курсы регламентированы НК РФ. Тем не менее можно выбрать некоторые вариации. Но все методики должны фиксироваться в учетполитике, иначе компания может лишиться доли денежных средств.
  3. Применение устарелых форм. Налоги и бухгалтерские нормы регулярно трансформируются. Оформление отчетности при этом также меняется. Поэтому нужно мониторить все нововведения и применять только новые формуляры.
  4. Некорректное занесение инфы. Для всех образцов существуют детальные рекомендации, которые надо соблюдать, иначе можно ошибиться в заполнении отчетов.

 

Последствия бухошибок

Ошибочные действия сотрудников приводят к негативным результатам как для самой организации, так и для персонала. Это могут быть следующие типы наказаний:

  1. Административные. За ложные сведения, внесенные в бухучет, с провинившегося взыскивается штраф. Если ответственное лицо само нашло неточности до подписания отчета, то административное наказание не применяется.
  2. Санкции со стороны налоговиков. По ст. 120 НК РФ взыскание за недостоверные учетные данные, представленные в течение одного налогового этапа, составляет 10000 рублей. Неправильная информация предоставлялась более чем один раз − заплатить придется уже в три раза больше. Сильно пренебрегли правилами учета дебита и кредита и при этом занизили облагаемую базу. Заплатите 20% от недополученной суммы.
  3. Штрафные меры за правонарушения Трудового Кодекса Российской Федерации. Касаются недоплаченной зарплаты работникам из-за погрешностей в расчетах. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц штрафная выплата составляет до 20 000 рублей, индивидуальных предпринимателей – до 5 000 рублей. Организации выплачивают до 50 000 рублей.
  4. Ущерб, связанный с ложной учетной информацией. Искаженные цифры ведут не только к денежным потерям, но и к расторжению договора с партнерами компании, что может повлечь штрафные санкции.

Несоблюдение законов в некоторых ситуациях приводит к уголовной ответственности.

 

Как исправить неточности в учете и какие бывают затруднения

Недостоверная информация всегда приводит к искажению цифр. Чтобы исправить, действовать нужно в соответствии с прописанными правилами в законопроектах.

Исправлять ошибочные записи допустимо в первичном документообороте корректурным способом. Одной линией зачеркивается ложная заметка. Наверху пишется правильная и заверяется подписью. В регистрах бухучета редактирование происходит методом красного сторнирования. Повтор красными чернилами означает вычитание и уничтожение.

Перед непосредственной корректировкой найденных проблем следует написать бухсправку. Указываются обоснование, номер и дата исправляемой выписки. Регламент правки формируется от определенных условий: насколько значима оплошность (грубая или незначительная) — существенной признается отклонение, повлекшее к значительному фальсифицированию бухотчета.

Также важен момент установления:

  • год еще не завершился;
  • отчетное время закончилось, но ведомости еще не сдали;
  • бухотчетность отправили.

Время на исправление:

  • Если промах обнаружен до завершения отчетного этапа, то в течение месяца можно поправить.
  • Если отчетное время закончилось, но начальник еще не подписал, срок – декабрь этого года.
  • Бухотчет подписан и сдан – исправить можно в течение нынешнего года.

Виды поправок:

  1. Замена неверной выписки на истинную, если отчетность не успели сдать. При этом проследите, чтобы все изменения на бумажном носителе также были внесены в информационную базу.
  2. Неправильное отображение во внешнем документообороте. Придется вносить изменения и в списки контрагента. Простой заменой справок здесь не обойтись. При этом проводятся дополнительные операции.

В зависимости от сложности накладок трудности встречаются разные. Так, отчетный год закрыт. Все сдано. Придется сдавать новую уточненную декларацию. Если налог получился меньше, выплатите разницу и начисленные пени.

Бывает наоборот, просчеты послужили источником переплаты расходов. Подаете уточненку по НДС с уменьшенным доходом, и тут же налоговики-инспекторы заявятся с камеральной проверкой.

Если неточности возникли при калькуляции с заработной платой, это приведет к штрафным мерам не только по налоговому, но и трудовому законодательству. Осложнения у предприятия возникнут и при уменьшении, и при увеличении оплаты труда штатным единицам. В первом варианте выплатите разницу по недостающим налогам. Во втором − вернете деньги, если произошла арифметическая погрешность.

 

Как избежать ошибок в бухучете

Зачастую ошибки при ведении бухгалтерии появляются из-за простого людского невнимания. И не важно, кто совершил: новичок-специалист или опытнейший спец. Никто не застрахован от этого. Чтобы избежать напутанных записей, соблюдайте следующие рекомендации:

  • Чаще проводите аудит. Он позволяет проверить достоверность сведений.
  • Всегда проверяйте первичную документацию и материалы, которые вносите.
  • Анализируйте регистры сопоставимости материалов по периодам.
  • Осуществляйте надзор за нестандартными проводками и крупными операциями.
  • Сопоставляйте показатели отчетности.
  • Обращайтесь к нормативным актам, таблицам. Там всегда найдете подсказку.
  • Проверяйте содержание платежных поручений, реквизиты получателя.
  • Ищите законные способы уменьшения налогообложения.
  • Просите у директора документальное подтверждение приказа на все операции, не беритесь проводить самостоятельно.
  • Отказывайтесь от права подписи.
  • Используйте возможности операционной системы для проверки инвентаризации.

 

Как поможет программа 4logist

4logist поможет оптимизировать и упростить жизнедеятельность бухгалтерии. Система позволяет настроить интеграцию с 1С 7.х и 8.х версий. Настройка связи допускает обмениваться бизнес-данными по заказам, партнерам, полученным и произведенным платежам.

Шаблоны документов и ставка НДС настраиваются в соответствии с правилами вашей страны (РБ, РФ, Литва, Казахстан, Украина). ПО имеет следующие преимущества:

  • В разделе «Документы» можно составить любой текст. Готовые шаблоны актов, договоров, счетов существенно облегчают манипуляции персонала. Программа заполнит бланки в соответствии с действующими порядками. Шаблоны, ставки НДС обновляются в автоматическом режиме. Можно самостоятельно изменять реквизиты, данные об экономическом субъекте.
  • Сервис сам напоминает, когда и какой отчет сдавать.
  • Сравнение бухдокументации за различные периоды.
  • Контроль прибыли, убытков с документарным подкреплением.
  • Мониторинг дебиторских и кредиторских взаимозадолженностей.
  • Систематизирует клиентов.
  • Рассчитывает вознаграждение за трудовое участие сотрудникам.
  • Экономисты-бухгалтера работают напрямую с менеджерами.
  • Установка Word, Excel не требуется.
  • В ПО можно зайти из любой точки, где есть доступ к интернету.

Доверяя дело 4logist, забудете о погрешностях, связанных с человеческим фактором. Сможете самостоятельно справляться с бухгалтерскими обязанностями или полностью контролировать работу финотдела.

Ошибки в работе бухгалтера в транспортной логистике

Затраты при перевозках неизбежны, причем их несут сразу обе стороны – владелец транспорта и товара. На собственника ТС ложатся эксплуатационные расходы, а на грузоотправителя и получателя падают расчеты с экспедитором. Продавцу нужно сделать списание товарных позиций, а покупателю — их оприходовать при поступлении. Все эти процедуры требуют правильного оформления, поэтому при осуществлении логистики следует знать особенности учета грузоперевозок.

 

Владельцы автотранспорта

Собственником автомобильного транспорта может быть:

  • грузоотправитель;
  • грузополучатель;
  • транспортировщик.

Если автовладельцем выступает адресант, он не несет логистические издержки. Если автомобиль принадлежит заказчику, он забирает заказ самовывозом и освобождается от экспедиторских выплат.

Если у сторон нет транспорта для отправки, они пользуются услугами логистической компании, которая предоставляет авто. Оплата ложится на плечи консигнанта или получателя. Все зависит от условий поставки.

Отношения с грузоперевозчиком регламентируются гражданскими законодательными актами. Если договор заключен с отправителем, действует ФЗ от 08.11.07 №259.

Если логистические услуги оплачивает получатель, он заключает соглашение, руководствуясь Гражданским кодексом. Кроме этого, правовые отношения регламентированы федеральным законом №87 от 30.06.2003.

К указанным законам относятся следующие постановления правительства РФ:

  • №272 от 15.04.2011 (ред. от 14.08.2020), перечисляющее правила автоперевозок;
  • №554 от 8.09.2006, фиксирующее правила экспедиционной деятельности.

Но иногда приобретатель и адресант могут быть одним лицом. При таком раскладе договорные отношения регламентируются ст. 785 ГК.

 

Переход права собственности

При составлении документации на грузоперевозки, бухгалтерский учет и налогообложение необходимо учитывать материальные ценности. Груз нужно перевезти, документарно передать от одного лица к другому, не забывая посредника.

У перевозчика отправление находится в забалансовом счете – это значит, что фрахт передан ему под ответственное хранение. Самое главное – завизировать пересылку товарно-материальных ценностей через логистическую службу. Тут важно понять, что получение ТМЦ через транспортировщика не всегда сопровождается переходом правовладения. Адресат может получать вещи под реализацию или на условиях лизинга. В этом случае владельцем остается поставщик. Вид сделки всегда отражен в документах.

Если произошла купля-продажа, собственник меняется. Момент правопреемства зависит от формы доставки. Здесь на помощь приходит гражданское право, где указано, когда происходит замена правообладателя ТМЦ.

Если в оферте нет пунктов, отдельно регламентирующих порядок правопреемства, сделка считается исполненной при:

  • выдаче товара в пункте назначения, если отправка входит в обязанности поставщика;
  • передаче у продавца, если он не берет на себя ответственность за поставку.

 

В каком счете числится груз у перевозчика

Если экспедитор выступает посредником между покупателем и продавцом, партия, как уже говорилось выше, переходит к нему во временное хранение. Факт передачи фиксируется по-разному и регламентирован п. 2 ст. 458 ГК.

Поставщик снимает с себя всю ответственность за МТЦ сразу после выдачи доставщику. Все время, пока заказ в пути, он будет в отражении на балансе логистической организации. При этом автоперевозчик становится временным владельцем, он несет полную финансовую ответственность, пока предмет соглашения не окажется у адресата.

Но может быть другая ситуация, когда грузополучатель становится правообладателем только после доставки. Здесь в силу вступают статьи 223 и 224 ГК. Продавец сам контролирует экспедицию, а доставщик будет посредником. Правовладение переходит только после подтверждения получения.

 

Признание расходов

Первичная документация необходима для подтверждения всех финансовых манипуляций. Общие правила регламентированы статьями 172, 313 НК Российской Федерации.

Экспедиторские затраты относятся к материальным, а значит они должны быть правильно оформлены. Для этого составляют акт приема-передачи.

Если отправитель – торговая компания, силу набирают другие положения. У торговца появляется возможность получить компенсацию на грузотранспортировку. При этом в письме Министерства по налогам и сборам от 17.06.2004 «Об упрощенном налогообложении» говорится, что транспортные затраты не относятся в торговле к материальным. Поэтому они считаются иными – производственными или реализационными. Упоминание об этом есть в Налоговом кодексе – пункт 49 статья 264.

Траты на реализацию признаются действительными при переходе собственности от одной стороны к другой. В этом случае при оформлении руководствуются п. 1 ст. 252 НК.

 

Как вести учет грузоперевозок

В транспортно-логистической сфере есть обязательный список протоколов строгой отчетности. Первичка попадает под проверку в первую очередь, поэтому ответственный сотрудник должен внимательно проверять предоставляемые бумаги: реквизиты, суммы, количество позиций, наименования. Если речь идет об операциях, облагаемых налогом на добавленную стоимость, необходимо отдельно предоставлять их перечень.

Кроме этого в логистике много стандартных бланков для подтверждения и обоснования расходов, а также обязательные отчетные листы для водителей:

  • путевой лист, оформленный надлежащим образом, который содержит сведения по гос. номеру автомобиля, километражу на начало пути, информацию о ГСМ, реквизиты ТТН, отметку о прохождении медосмотра;
  • товарный сертификат;
  • доверенность на управление автотранспортом;
  • разрешение на транспортную деятельность;
  • накладная.

Налоговый учет грузоперевозок обязательно требует оформления транспортной накладной. Согласно ФЗ №259, водитель не может принимать отправление без ТТН.

Что же такое товарно-транспортная накладная? Это первичный формуляр, который подтверждает, что услуга была оказана. Без ТТН доказать казначейству, что были понесены затраты на транспортировку, невозможно. Кроме этого, появляются проблемы со списанием или оприходованием мат. ценностей.

Компенсации подлежат только письменно оформленные траты в соответствии с российским законодательством. При этом нигде нет ни слова о необходимости составлять отдельный договор, чтобы признать убытки, понесенные при транспортировании.

Экономический субъект сам вправе формировать учетную политику. При делопроизводстве фиксируются все хозяйственные операции, которые оказывают влияние на финансовый результат предприятия. Поэтому для верификации достаточно ТТН, которая является главным инструментом логиста.

 

Программа 4logist: грузоперевозки, учет и налогообложение

ПО разработано для автоматизации экспедиторской деятельности. Назначение – снять основные задачи по бухучету, уменьшив тем самым допущение ошибок при ведении бухгалтерии, освободив время для более важных дел, поручений.

Система решает следующие вопросы:

  • создает заявки, другие формуляры;
  • учитывает доходы, убытки с документарным подкреплением;
  • систематизирует контрагентов;
  • рассчитывает заработную плату сотрудников по правилам организации;
  • позволяет бухгалтерам работать с менеджерами напрямую;
  • избавляет от необходимости покупать дополнительные базы в Word или Excel;
  • помогает отслеживать своевременность поступления оплаты от заказчиков;
  • позволяет работать с разными видами ТС;
  • автоматически рассчитывает стоимость по фиксированным тарифам;
  • ведет полный контроль за дебиторскими, кредиторскими задолженностями.

При помощи ПО возможно создавать любые формуляры, не задумываясь о правилах их заполнения. Программа сама заполнит бланки, руководствуясь действующими положениями законодательства. Шаблоны, ставки НДС настраиваются и обновляются в соответствии с нормами стран-партнеров: Россия, Беларусь, Литва, Казахстан, Украина. При этом вы сами меняете шаблоны, добавив данные об организации, сотрудниках, реквизитах. Текстовая часть при необходимости также подлежит редактированию. ПО помогает вести контроль за бухгалтерами и запросами удаленно из любого места.

Программа обладает расширенным функционалом, который разработан по потребностям международных транспортно-экспедиционных служб. Софт адаптируется под особенности конкретного бизнеса. В нем есть функция управления заявками, координирования каждого этапа выполнения поставленной задачи. Менеджеры самостоятельно отслеживают трекинг. Автоматизация бизнес-процессов упрощает ежедневную работу и предотвращает появление типичных ошибок бухгалтера.

Проект индивидуально дорабатывается, чтобы точно отвечать требованиям клиента. Все шаблоны хранятся в разделе «Установки». Редактирование доступно при создании.

Уникальность – в простом интерфейсе, его легко изучить и пользоваться. Здесь нет ничего лишнего, а это проблема уже готовых бесплатных технических решений для выстраивания логистической работы, представленных на рынке.

Ведение бухгалтерии с 4logist станет простым и понятным, а также избавит от проблем с предоставлением бумаг в налоговую, получением компенсационных выплат и подсчетом издержек на транспортировку.

Риски при транспортировке грузов

Одна из ключевых задач любой автотранспортной фирмы – обеспечить безопасную грузоперевозку. Каждый фактор может влиять на конечный результат: получение дивидендов. Не все из них можно просчитать, но свести к минимуму вполне реально.

Риск – это вероятное негативное явление, которое принесет убытки.
В отрасли международных и региональных грузоперевозок их подразделяют на три вида:

  • Объективные. Эта категория охватывает действия отдельной личности либо группы людей. Сюда относят также технологически небезопасные моменты, связанные с применением техники, отступлением от норм технологических операций.
  • Субъективные: стихийные бедствия, военные столкновения, проблемы в политико-экономической обстановке, погодные условия, эпидемии. Практически не поддаются прогнозу. Чтобы уменьшить их следствие, следует продумывать различные стратегии, разрабатывать дублирующие шаги на каждом отрезке пути.
  • Смешанные. Сочетают внутренние факторы с внешними. Это отступления от рекомендаций транспортирования, воровство и подлоги. Проблемы юридического характера: судебные процессы, смена правового статуса компании. Финансовые: отказ от исполнения условий соглашений, срыв сроков поставки, увеличение расходов, проблемы изменений курсов валют, инфляции, ошибки в оценке прибыли и т.д.

 

Классификация рисков при перевозки грузов автомобильным транспортом

В процессе грузоперевозки может возникнуть неблагоприятное положение. Риски могут быть:

  • Коммерческие. Подразумевают срыв даты привоза, рост накладных издержек, недополучение объема транспортируемого товара, неисполнение обязанностей по контракту, спорные ситуации между контрагентами.
  • Ущерб из-за резкого изменения погоды, непредвиденных стихийных катаклизмов.
  • Технические. Зависят от состояния техники перевозчика: включают выход из строя автотранспортного средства, возгорание и пожар.
  • Законодательные: закрытие границ государства, замена нормативных законов и актов.
  • Товарная убыль по причине кражи, в том числе пропажа транспортируемой партии без вести, угон загруженного авто.
  • Экологические. Возникают в результате нанесения ущерба окружающей среде в момент выполнения рейса.
  • Наступление гражданской или уголовной ответственности из-за участия в автокатастрофах.

Не все отрицательные обстоятельства оборачиваются проблемами. Но каждый менеджер по логистике должен иметь запасной вариант, на случай их проявления.

 

С чем могут столкнуться грузоперевозчики и грузовладельцы

Для того чтобы защититься от рисков при транспортировке грузов, предлагается оформить страховку и позаботиться о дополнительных системах безопасности. Грузовладельцам вместе с перевозчиками следует обратить внимание на следующее:

  • Повреждение, частичная или полная утрата потребительских свойств товара, его вида. Чем больше участников цепочки, тем вероятность рискованных ситуаций выше. Также порча может происходить из-за ненадлежащей упаковки.
  • Потеря. Сюда включают хищения, подмену, недостачи, ошибочный отпуск по расходным документам, уничтожение из-за природных, техногенных катастроф, вооруженных или политических конфликтов.
  • Нарушение времени поставки. Приводит к срывам торговых планов, остановкам производств, дополнительным финансовым расходам.
  • Ошибки в оформлении сопроводительных бумаг: товарно-транспортных накладных, разрешений, на вывоз-ввоз, сертификатов качества – ведут к проблемам на таможне, запрету на ввоз или реализацию изделий и т.п.
  • Разглашение коммерческих секретов или закрытой информации посторонним. Это ведет к утрате преимуществ в конкурентной борьбе, уменьшению запланированных дивидендов организаций.
  • Опасность возникновения экокатастроф. Возникает вследствие нарушений при перевозке или неправильном хранении товаров.
  • Репутационный урон. Проблемы грузоперевозчиков отражаются на его репутации, уменьшают количество реальных и потенциальных клиентов, снижают уровень запланированных доходов.

Ответственным за рейс и содержимое кузова машины назначается водитель-экспедитор. Перед поездкой он обязан пройти инструктаж и подписать соответствующий документ. Нарушение этих инструкций грозит денежными потерями для заказчика и перевозчика.

 

Правила безопасной перевозки 

Надежность грузоперевозок напрямую связано с уровнем профессиональных навыков работников логистической компании, правильной организацией работы на каждом этапе. Их можно минимизировать, если обращать внимание на:

  • Техническое состояние грузового ТС – проверка на наличие поломок перед началом движения, учет параметров, габаритов, тоннажности автомашины.
  • Наладка охранных систем. С учетом секретности товарной партии устанавливают сложные секретные замки, подключают программу видеослежения, активизируют радиосигнальные маячки.
  • Ответственность водителя-перевозчика: заключается в сохранении информации, соблюдении рекомендаций по безопасности, следовании по проложенному маршруту точно по расписанию.
  • Маршрут разрабатывается с учетом особенностей трасс. График движения автомобиля включает время отдыха.
  • Обеспечение связи на трассе, контроль за передвижением ТС. Поддерживается дежурным диспетчером через предусмотренные часовые интервалы.
  • Отдых водителя. Разрешается только в специально отведенных охраняемых местах.
  • Страхование. Гарантирует возмещение убытков, которые предусмотрены договором услуг.
  • Соблюдение всех основных пунктов договора.

Логист занимается выработкой лучшего маршрута, диспетчер поддерживает постоянную связь, обслуживающий персонал обеспечивает техническое обслуживание техники, водитель осуществляет надежную доставку по трассе. Совместные усилия специалистов сводят риски, связанные с перевозками грузов, к минимуму.

 

Безопасная погрузка и разгрузка 

Важно не только позаботиться о надежной транспортировке, но и правильно загрузить, а также извлечь из авто товар.
Общие принципы автомобильной погрузки-разгрузки:

  • Острые, колющие предметы перемещают в защитной оболочке. Это может быть специальный чехол или пенал.
  • С травмоопасной тарой работают в перчатках.
  • Для передвижения тяжелых, габаритных ящиков используют погрузочную автотехнику, лифты.
  • Для жесткого крепления внутри кузова применяют обрешетки, эстакады, подпорки. Фиксируют при помощи крепежных ремней, специальных подставок.
  • Тяжелые, крупные упаковки крепят ближе к кабине, легкие и маленькие – в верхней части грузовика.

Перед погрузкой в машину рекомендуется убедиться, что длина загружаемого товара не превышает габариты кузова на 1⁄3. Это поможет избежать аварийных случаев на дороге.

 

Безопасность в рейсе

С момента начала движения автотранспорта главным ответственным лицом становится водитель-экспедитор. От него зависит темп движения, сохранность перевозимой партии, доставка в пункт назначения в указанное время.
Трудовым Кодексом регламентированы:

  • Продолжительность поездки. Одна рабочая смена для работника – 12 часов.
  • Сменность водителей. Если длина трассы превышает 250 км, или рейс длится свыше полусуток, в путь отправляют два человека, сменяющих друг друга.
  • Длительность рабочей недели составляет 40 часов.

Шофер обязан соблюдать правила ПДД, придерживаться выданных инструкции, избегать превышения скорости, аварийных ситуаций на дороге.

 

Как с помощью программы 4logist минимизировать риски при грузоперевозке автотранспортом

Использование этой программы для транспортной логистики позволяет не только предусмотреть опасные моменты при выполнении маршрута. С ее помощью можно:

  • Планировать в режиме онлайн. Сюда входят: графики использования машин; загруженность автопарка; график работы шоферов; расчет рентабельности выбранной трассы; подбор выгодного заказа; контроль исполнения обязательств по договорам.
  • Управлять заказами: создавать, обрабатывать нужную документацию онлайн; оформлять бухгалтерские счета.
  • Контролировать финансовые расходы: рассчитывать стоимость заявки, общие затраты на технику; мониторить платежи, выплачивать зарплату, подписывать командировочные работникам.
  • Оптимизировать логистический процесс: объединять, систематизировать базы контрагентов; общаться с сотрудниками дистанционно.

Программные инструменты делают транспортный бизнес прибыльным. Установка программы позволяет получить преимущество перед конкурентами.