Excel — программа, которую чаще всего используют при организации работы транспортно-экспедиционной компании. Согласно опросам, 62% фирм, занятых грузоперевозками, ведут учет в ней. Программа позволяет создавать таблицы с разными типами данных, настраивать их под свои нужды, открывать доступ к просмотру и редактированию сотрудникам. Если раньше программа соответствовала всем требованиям отрасли, то на данный момент она уступает CRM-системам, предназначенным для логистики. Давайте проведем сравнительный анализ, чтобы вы убедились, что программы вроде 4logist куда эффективнее Excel.
Почему Excel неэффективен в транспортной логистике
К плюсам работы в Эксель относятся распространенность и стоимость. Навыки работы в программе есть у всех работников со средне-специальным или высшим образованием (а даже если нет, их получить несложно, это не занимает много времени). Но есть один момент — специальных курсов по применению Эксель в логистике нет. Нет и стандартов работы, поэтому компании придется самостоятельно сформировать их и обучить сотрудников.
При первом включении Excel представляет собой пустую таблицу, поэтому мгновенная оптимизация бизнес-процессов компании невозможна. Никаких готовых баз данных и функций у него нет. Однако для работы необходимы списки контрагентов и нормативных документов, шаблоны договоров, системы для учета прибыли и перевозок и многое другое. На создание уходит много сил, времени, а иногда и средств, ведь часто проще нанять для этого задания программиста. Затраты на настройку программы могут превышать стоимость специального ПО, поэтому назвать ее бюджетной сложно. В 4logist такой проблемы нет: несмотря на то, что за сервис нужно платить, он предоставляет все готовые функции для работы логистической системы. А еще предусмотрено обучение персонала.
В теории любую задачу, возникающую в процессе работы, можно решить с использованием как Excel, так и специальных программ. Однако конечный результат будет отличаться. В случае с Эксель функционал программы ограничивается тем, что создадут пользователи. Все приходится делать вручную, а автоматизировать процесс невозможно. Это сильно нагружает сотрудников организации, ведь помимо непосредственной работы они вынуждены тратить силы и время на создание и заполнение таблиц. Снижается скорость выполнения их трудовых обязанностей. С программой для грузоперевозок работать легче. Все действия поддаются автоматизации. На основании внесенных данных 4logist подсчитывает прибыль, отправляет документы в бухгалтерию, следит за движением денежных средств, создает заявки и отчеты, контролирует поиск машин и доставку заказов. На работников возлагается куда меньше обязанностей.
Еще одна проблемы Эксель — привязка файлов к одному компьютеру. Работоспособность программного обеспечения в организации напрямую зависит от устройства: если у него слабые характеристики, зависаний и медленной работы Excel не избежать. Кроме того, ведение учета в приложении предусматривает постоянный обмен информацией между сотрудниками и подразделениями. Делать это сложно: приходится постоянно давать доступ, отправлять таблицы друг другу. Время одобрения и подтверждения различных операций возрастает. В таких условиях сложно говорить об автоматизации бизнес-процессов. 4logist привязан не к компьютеру, а к удаленному серверу. Это значит, что программой может пользоваться не один сотрудник, а сразу все (если дать соответствующий доступ). Взаимодействие между участниками процесса происходит куда быстрее — достаточно подтвердить или отправить данные в системе. Кроме того, производительность программы зависит только от интернета. Высокоскоростные сети есть в каждом офисе, а в случае с удаленными работниками мобильного 3G хватит для всех действий.
Безопасность программ для логистики
Безопасность — еще один пункт при выборе ПО. Первоначальные этапы внедрения могут быть не самыми приятным, но гораздо хуже потерять конфиденциальную информацию или лишиться базы поставщиков. Поэтому современное программное обеспечение должно отвечать требованиям не только в области производительности, но в области защиты данных. Проведем сравнение Excel и 4logist:
- человеческий фактор. В случае с Экселем работники настраивают все, ведь изначально программа пустая. Во-первых, некоторые сбои могут произойти при неправильном задании функций. Одна маленькая ошибка (например, пропущенная строка) приводит к неверному расчету доходов или объема партии товаров. На практике это может выражаться в денежных потерях или потере контракта с клиентом. Во-вторых, пользователь может забыть внести данные, ведь ничего не напоминает о необходимости подтвердить платеж или закрыть заказ. При работе с программой управления логистикой влияние человеческого фактора минимально: все расчеты происходят автоматически, можно настроить уведомления, которые будут напоминать о необходимости совершения тех или иных операций.
- доступ к информации. В Excel его настроить не получится. Можно отправить работнику таблицу с возможностью редактирования или просмотра, на этом функционал заканчивается. В 4logist можно создавать несколько уровней доступа, давать определенный из них каждому сотруднику. Например, руководители видят всех клиентов и поставщиков, бухгалтеры — количество заказов, их сумму и общую прибыль, менеджеры — только заказы.
- контроль работы сотрудников. В табличном редакторе он невозможен: каждый пользователь, имеющий к нему доступ, может вносить изменения. Программное обеспечение, предназначенное для логистики, позволяет следить за действиями работников. Руководитель сможет исправлять и давать советы новичкам, а еще смотреть, кто совершил то или иное действие.
- надежность оборудования. Excel привязан к компьютеру. Это значит, что если ПК выйдет из строя, все наработки потеряются. Работа застопорится, иногда не на один день, а еще можно потерять клиентов или прибыль. Конечно, если регулярно делать резервные копии и сохранять их в интернете или на переносных носителях, то части проблем можно избежать — работник откроет таблицы на другом компьютере. Но что делать, если в офисе отключат электричество? Производить управление логистикой через Эксель с мобильных устройств не получится. В 4logist такая функция есть — можно включить мобильный интернет и завершить операции. Данные хранятся на серверах, они не связаны с конкретным устройством, войти в систему можно с любого устройства. Конечно, сервер тоже может выйти из строя, однако данные резервируются, а сотрудники 4logist быстро разбираются с проблемами.
- взломы. Существует вероятность того, что кто-то захочет заполучить конфиденциальные данные. В случае в Excel они не защищены ни снаружи, ни изнутри. Даже шифрование компьютера с таблицами не даст 100% результата. Если компания пользуется программами автоматизации транспортной логистики, она может не переживать за информацию. Сервера 4logist надежно защищены от внешних атак, а еще система следит за действиями пользователей и доложит о возникшей угрозе. Кроме того, у руководителя компании есть возможность быстро отключить связь с сервером: тогда на устройствах не останется ничего, связанного с программой.
Раньше Excel был одной из самых распространенных программ для оптимизации бизнес-процессов. Им пользовались компании всех направлений, не только логистические. Однако сегодня выпущено множество программных продуктов, которые куда лучше удовлетворяют потребности пользователей, в первую очередь в вопросах безопасности. Не стоит исключать Эксель из работы, однако есть смысл оставить его на вспомогательных ролях и пользоваться более удобным ПО вроде 4logist.