Зачем нужна программа для учета грузоперевозок?
«Сколько я смогу сэкономить? Зачем мне это? Разберусь ли я?» – эти и другие вопросы возникают у владельца компании, решающего, нужна ли ему программа для учета грузоперевозок. Давайте разбираться.
Кому нужна программа для учета грузоперевозок?
Рассматриваем CRM-систему для транспортно-экспедиционных компаний от 4logist. Эта ЦРМ-программа рассчитана на компании как со своим парком, так и на тех, кто использует привлеченные транспорт.
Во-первых, программа будет полезна менеджерам по продажам, которые занимаются поиском грузов, клиентов и транспорта, либо отправляют свою машину в рейс.
Во-вторых, пользователи – это логисты, экспедиторы, менеджеры по транспорту, которые вносят информацию по ставкам от перевозчиков и в дальнейшем ведут сделку: отмечают, делают комментарии о перевозке, «выставляют» заявки и оформляют различные документы: счета, акты, общие договора с перевозчиком и клиентом.
В-третьих, программа для учета грузоперевозок от 4logist просто необходима директорам и владельцам компаний, чтобы экономить время = зарабатывать деньги.
В-четвертых, от программы выигрывают бухгалтеры. Можно настроить выгрузку нужных данных (счетов, актов), которые выставляются в системе путем передачи файлов. Не нужно вручную создавать файлы, ускоряется работа бухгалтерии. В свою очередь, бухгалтер может делать отметки, а менеджеры-руководители увидят всю статистику в программе.
Реальная экономия и реальная цена
Программа экономит 20-25% рабочего времени каждого сотрудника. Сотрудники начинают больше успевать, делать больше продаж и перевозок.
Компания может безболезненно отказаться от сотрудников, которые занимались только внесением заказов, статистикой, отчетами. Они не нужны, так как программа автоматически делает их работу.
Программа предлагается как услуга за ежемесячную плату в зависимости от количества пользователей. Начиная от 2 пользователей, стоимость равна 12 евро в месяц. Также есть годовой абонемент: 10 евро от 2 пользователей.
Для компании это несущественные деньги, но за эти вложения Вы оптимизируете свою работу.
Как программа экономит время?
CRM для транспортно-экспедиционных компаний от 4logist экономит время за счет того, что информация ведется в общей единой системе.
Сотрудники компании работают в одной системе и видят, согласно их правам доступа, необходимую информацию. Программа компьютеризирует весь документооборот: любой документ, данные которого введены в систему, может быть сформирован автоматически на основании подготовленных заранее шаблонов. Заявки для клиента, заявки перевозчику, счет, акт, общие договоры и многое другое.
Обычно фирмы вынуждены делать многие отчеты в Excel или Word, что неудобно и занимает много времени. А в этой ЦРМ-системе, если карточка на клиента и информация по заказу заполнены, то вся информация автоматом «подтягивается» в нужные шаблоны и отчеты.
Безопасно ли это? А можно работать удаленно?
В системе настраиваются права доступа. Скачивать или делать экспорт в Excel могут только сотрудники, которые допущены к этой информации.
Как правило, только директора или руководители отделов имеют доступ к отчетности и могут выгружать сведения. Остальные работники видят и могут менять/удалять только ту часть, где у них есть права доступа. Поэтому все заказы в безопасности и не могут быть удалены случайными людьми, а базу клиентов не скачать, как простой Excel-файл.
Благодаря программе, директор может позволить себе отпуск и контролировать процесс, например, с Канарских островов.
Необходим лишь доступ в интернет и устройство с браузером: ноутбук, планшет или даже смартфон. Директор заходит в учетную запись и видит, как работают менеджеры, сколько заказов в работе, что оплачено, что просрочено и какие долги. Буквально в несколько кликов возможно получить полный отчет.
Исключается человеческий фактор
В системе предусмотрены обязательные для заполнения поля. Если человек не заполнил поле, он не сможет работать дальше по заказу. Что-то можно настроить и под себя: например, если нужно по документам везде в цифрах ставить запятые, а вы поставили точку, программа автоматически меняет на запятую. Настройки довольно гибкие.
Программа для учета грузоперевозок 4logist работает прозрачно. Есть зарплатный блок, где удобно рассчитывать проценты от дохода.
Уже не получится создавать видимость работы, а можно руководствоваться четкими и конкретными цифрами.
Если какие-то данные внесены задним числом, то на блоке зарплаты сразу загорится, что в системе есть изменения и руководителю потребуется их подтвердить.
Ввести в заблуждение начальника уже не получится. Сразу видно, кто и какие изменения вносил, удалял или дополнял счет. Называется данный отчет «Журнал действий». Если возникает спорный вопрос, то руководитель может войти в журнал и посмотреть, кем были внесены изменения, когда и какое действие произведено. В программе ведется полный учет всех действий, произведенных пользователем.
Легко настроить и работать
Контрагенты, как клиенты, так и перевозчики, имеют свои отдельные блоки, в которых их можно искать по названию, виду деятельности и по типу клиентов (можно указать различные типы), это наглядно и просто. Если брать перевозчиков-контрагентов, то вносится типы транспорта, по каким направлениям они ездят, какие лицензии у них есть. Можно настроить и выбирать самые различные фильтры: город, страна и так далее.
Допустим, мне нужен рефрижератор в Грузию. Я вношу в фильтре страны — «Грузия», а в фильтре типа транспорта — «рефрижератор» и программа сразу показывает, есть ли в ней такие перевозчики.
Функция для клиентов «Личный кабинет»
Клиент может видеть всю информацию по его заказам: прошедшие, планируемые, а также видит (если менеджеры введут статус движения груза), где груз находится и как он движется.
Соответственно, клиенты меньше беспокоят звонками, они могут сами проверить состояние груза. В «Личном кабинете» есть функция комментирования заказа. Комментарий увидит менеджер, закрепленный за конкретной перевозкой. У клиента есть возможность отправлять различные запросы на новые перевозки из своего кабинета.
Системой предусмотрены мультимодальные перевозки. В рамках одной сделки можно создать неограниченное количество заказов и рейсов. У вас есть блок заказа в рамках одной сделки. Допустим, один груз выполняется несколькими машинами или несколькими перевозчиками. Создается один груз, потом один рейс, а потом добавляется второй рейс – и этот груз «подтягивается» и во второй рейс. Можно комбинировать несколько грузов и несколько перевозчиков, или один груз и несколько рейсов.
Программу можно настроить под бизнес-процессы фирмы
Если у клиента уже отлажены оптимальные бизнес-процессы, то программа дорабатывается индивидуально под них. Это одна из немногих программ, которая позволяет персонифицированные доработки. 4logist не предлагает некое «коробочное решение», а предлагает индивидуальный подход к каждому клиенту.