Затраты при перевозках неизбежны, причем их несут сразу обе стороны – владелец транспорта и товара. На собственника ТС ложатся эксплуатационные расходы, а на грузоотправителя и получателя падают расчеты с экспедитором. Продавцу нужно сделать списание товарных позиций, а покупателю — их оприходовать при поступлении. Все эти процедуры требуют правильного оформления, поэтому при осуществлении логистики следует знать особенности учета грузоперевозок.
Владельцы автотранспорта
Собственником автомобильного транспорта может быть:
- грузоотправитель;
- грузополучатель;
- транспортировщик.
Если автовладельцем выступает адресант, он не несет логистические издержки. Если автомобиль принадлежит заказчику, он забирает заказ самовывозом и освобождается от экспедиторских выплат.
Если у сторон нет транспорта для отправки, они пользуются услугами логистической компании, которая предоставляет авто. Оплата ложится на плечи консигнанта или получателя. Все зависит от условий поставки.
Отношения с грузоперевозчиком регламентируются гражданскими законодательными актами. Если договор заключен с отправителем, действует ФЗ от 08.11.07 №259.
Если логистические услуги оплачивает получатель, он заключает соглашение, руководствуясь Гражданским кодексом. Кроме этого, правовые отношения регламентированы федеральным законом №87 от 30.06.2003.
К указанным законам относятся следующие постановления правительства РФ:
- №272 от 15.04.2011 (ред. от 14.08.2020), перечисляющее правила автоперевозок;
- №554 от 8.09.2006, фиксирующее правила экспедиционной деятельности.
Но иногда приобретатель и адресант могут быть одним лицом. При таком раскладе договорные отношения регламентируются ст. 785 ГК.
Переход права собственности
При составлении документации на грузоперевозки, бухгалтерский учет и налогообложение необходимо учитывать материальные ценности. Груз нужно перевезти, документарно передать от одного лица к другому, не забывая посредника.
У перевозчика отправление находится в забалансовом счете – это значит, что фрахт передан ему под ответственное хранение. Самое главное – завизировать пересылку товарно-материальных ценностей через логистическую службу. Тут важно понять, что получение ТМЦ через транспортировщика не всегда сопровождается переходом правовладения. Адресат может получать вещи под реализацию или на условиях лизинга. В этом случае владельцем остается поставщик. Вид сделки всегда отражен в документах.
Если произошла купля-продажа, собственник меняется. Момент правопреемства зависит от формы доставки. Здесь на помощь приходит гражданское право, где указано, когда происходит замена правообладателя ТМЦ.
Если в оферте нет пунктов, отдельно регламентирующих порядок правопреемства, сделка считается исполненной при:
- выдаче товара в пункте назначения, если отправка входит в обязанности поставщика;
- передаче у продавца, если он не берет на себя ответственность за поставку.
В каком счете числится груз у перевозчика
Если экспедитор выступает посредником между покупателем и продавцом, партия, как уже говорилось выше, переходит к нему во временное хранение. Факт передачи фиксируется по-разному и регламентирован п. 2 ст. 458 ГК.
Поставщик снимает с себя всю ответственность за МТЦ сразу после выдачи доставщику. Все время, пока заказ в пути, он будет в отражении на балансе логистической организации. При этом автоперевозчик становится временным владельцем, он несет полную финансовую ответственность, пока предмет соглашения не окажется у адресата.
Но может быть другая ситуация, когда грузополучатель становится правообладателем только после доставки. Здесь в силу вступают статьи 223 и 224 ГК. Продавец сам контролирует экспедицию, а доставщик будет посредником. Правовладение переходит только после подтверждения получения.
Признание расходов
Первичная документация необходима для подтверждения всех финансовых манипуляций. Общие правила регламентированы статьями 172, 313 НК Российской Федерации.
Экспедиторские затраты относятся к материальным, а значит они должны быть правильно оформлены. Для этого составляют акт приема-передачи.
Если отправитель – торговая компания, силу набирают другие положения. У торговца появляется возможность получить компенсацию на грузотранспортировку. При этом в письме Министерства по налогам и сборам от 17.06.2004 «Об упрощенном налогообложении» говорится, что транспортные затраты не относятся в торговле к материальным. Поэтому они считаются иными – производственными или реализационными. Упоминание об этом есть в Налоговом кодексе – пункт 49 статья 264.
Траты на реализацию признаются действительными при переходе собственности от одной стороны к другой. В этом случае при оформлении руководствуются п. 1 ст. 252 НК.
Как вести учет грузоперевозок
В транспортно-логистической сфере есть обязательный список протоколов строгой отчетности. Первичка попадает под проверку в первую очередь, поэтому ответственный сотрудник должен внимательно проверять предоставляемые бумаги: реквизиты, суммы, количество позиций, наименования. Если речь идет об операциях, облагаемых налогом на добавленную стоимость, необходимо отдельно предоставлять их перечень.
Кроме этого в логистике много стандартных бланков для подтверждения и обоснования расходов, а также обязательные отчетные листы для водителей:
- путевой лист, оформленный надлежащим образом, который содержит сведения по гос. номеру автомобиля, километражу на начало пути, информацию о ГСМ, реквизиты ТТН, отметку о прохождении медосмотра;
- товарный сертификат;
- доверенность на управление автотранспортом;
- разрешение на транспортную деятельность;
- накладная.
Налоговый учет грузоперевозок обязательно требует оформления транспортной накладной. Согласно ФЗ №259, водитель не может принимать отправление без ТТН.
Что же такое товарно-транспортная накладная? Это первичный формуляр, который подтверждает, что услуга была оказана. Без ТТН доказать казначейству, что были понесены затраты на транспортировку, невозможно. Кроме этого, появляются проблемы со списанием или оприходованием мат. ценностей.
Компенсации подлежат только письменно оформленные траты в соответствии с российским законодательством. При этом нигде нет ни слова о необходимости составлять отдельный договор, чтобы признать убытки, понесенные при транспортировании.
Экономический субъект сам вправе формировать учетную политику. При делопроизводстве фиксируются все хозяйственные операции, которые оказывают влияние на финансовый результат предприятия. Поэтому для верификации достаточно ТТН, которая является главным инструментом логиста.
Программа 4logist: грузоперевозки, учет и налогообложение
ПО разработано для автоматизации экспедиторской деятельности. Назначение – снять основные задачи по бухучету, уменьшив тем самым допущение ошибок при ведении бухгалтерии, освободив время для более важных дел, поручений.
Система решает следующие вопросы:
- создает заявки, другие формуляры;
- учитывает доходы, убытки с документарным подкреплением;
- систематизирует контрагентов;
- рассчитывает заработную плату сотрудников по правилам организации;
- позволяет бухгалтерам работать с менеджерами напрямую;
- избавляет от необходимости покупать дополнительные базы в Word или Excel;
- помогает отслеживать своевременность поступления оплаты от заказчиков;
- позволяет работать с разными видами ТС;
- автоматически рассчитывает стоимость по фиксированным тарифам;
- ведет полный контроль за дебиторскими, кредиторскими задолженностями.
При помощи ПО возможно создавать любые формуляры, не задумываясь о правилах их заполнения. Программа сама заполнит бланки, руководствуясь действующими положениями законодательства. Шаблоны, ставки НДС настраиваются и обновляются в соответствии с нормами стран-партнеров: Россия, Беларусь, Литва, Казахстан, Украина. При этом вы сами меняете шаблоны, добавив данные об организации, сотрудниках, реквизитах. Текстовая часть при необходимости также подлежит редактированию. ПО помогает вести контроль за бухгалтерами и запросами удаленно из любого места.
Программа обладает расширенным функционалом, который разработан по потребностям международных транспортно-экспедиционных служб. Софт адаптируется под особенности конкретного бизнеса. В нем есть функция управления заявками, координирования каждого этапа выполнения поставленной задачи. Менеджеры самостоятельно отслеживают трекинг. Автоматизация бизнес-процессов упрощает ежедневную работу и предотвращает появление типичных ошибок бухгалтера.
Проект индивидуально дорабатывается, чтобы точно отвечать требованиям клиента. Все шаблоны хранятся в разделе «Установки». Редактирование доступно при создании.
Уникальность – в простом интерфейсе, его легко изучить и пользоваться. Здесь нет ничего лишнего, а это проблема уже готовых бесплатных технических решений для выстраивания логистической работы, представленных на рынке.
Ведение бухгалтерии с 4logist станет простым и понятным, а также избавит от проблем с предоставлением бумаг в налоговую, получением компенсационных выплат и подсчетом издержек на транспортировку.