Для оценки производительности отдела логистики отслеживаются его результаты в динамике изменений. В постоянном процессе изучения находятся расхождения предполагаемых и действительных показателей продуктивности. Мониторинг логистической системы (ЛС) находит ошибки во взаимодействиях между подразделами, сигнализирует об оперативном принятии мер, исправляющих последствия. Это составная часть управления, заключающаяся в непрерывном наблюдении экономических объектов с последующей их обработкой.
Измерение результативности проводят в двух направлениях:
- общего ранжирования по конкретным критериям, характеризующим качество и количество технологических процессов;
- контроля эффективности выполненных решений.
Организуя сбор данных и калькуляцию работы ЛС, учитывают:
- цель управления службой;
- перечень функций, осуществляемых работниками.
Вводится регулярность сбора и исследования сведений, котировка итогов: ежедневно или с установленной периодичностью (раз в месяц, квартал, полугодие). Непрерывно диагностика не проводится, это нерационально.
Фазы контролирующего цикла
Диагностика проходит в несколько этапов:
- Сбор сведений о функционировании подразделений. За основу берут источники: отчеты, статистика о влиянии среды, список допустимых расхождений с заданными отметками. Так создается картина текущего состояния предприятия.
- Сопоставление собранных характеристик с планом.
- Если в результате предыдущего этапа появилось серьезное несоответствие подразделений установленным показателям, начинают формирование управляющих воздействий, которые скорректируют достижение плановых значений.
Иногда в результате разбора выясняется, что нельзя достичь запланированных условий или произошли большие перемены во внешних факторах. Тогда контрольные характеристики пересматривают или изменяют стратегические подходы.
Мониторинг логистической деятельности организации позволяет обнаружить несоответствия из-за причин, которые невозможно предугадать заранее. К внезапным обстоятельствам внешней среды относятся перемены в экономической сфере: пересмотр действующих законов, налоговых ставок, повышение цен, рост инфляции. Заранее невозможно учесть их влияние внутри предприятия: финансовое положение, состояние технических средств, действия персонала.
Категории мониторинговых систем
Отслеживание действий в функциональных секторах осуществляется в трех вариантах, отличающихся подходами к ведению мониторинговой практики, поиском мер для исправления состояния.
Открытый
Открытый вид применяют в ситуациях отсутствия стабильности в функционировании связанных между собой сегментов из-за воздействия среды. Центральное звено такой структуры – определенный человек. В обязанности работника входит сравнение текущей ситуации по заданным условиям вручную. Если в итоге обнаруживаются несоответствия, превосходящие допустимые, он самостоятельно отдает распоряжения о проведении корректирующих мер.
Эта разновидность отличается гибкостью, так как функции полностью выполняет человек. Она стоит меньше: для оценки не требуется создание специальных условий, установка дополнительного ПО. Применяют ее, когда есть некая неопределенность из-за воздействия внешних влияний.
Закрытый
Закрытый целесообразно применять, когда необходим точный контроль, оперативная корректировка состояния ЛС. Степень участия человека в оценке и разборе данных уменьшается. Часть обязанностей выполняет автоматика. Закрытый тип отличается более точным и быстрым реагированием. По сравнению с открытым он менее гибкий, стоит больше.
Модифицированный
В этом виде анализа базовые полномочия выполняет работник: занимается наблюдением, делает распоряжения о внесении изменений в работу сектора. Частично экстенсивный контроль осуществляется автоматикой.
Такой тип одновременно гибок, точен в наблюдении. Происходит быстрая реакция на ошибки, повышается качество исследований.
Выбор концепции
Каждое отделение подбирает концепцию проверки индивидуально. Учитывается специфика организации, особенности функций, выполняемых ею. Важно, чтобы проводился качественный контроль за технологическими процедурами, обеспечивающими слаженную работу всего предприятия.
Структура исследования выстраивается так, чтобы текущее положение отслеживалось регулярно, собранные материалы анализировались с запрограммированной периодичностью. Оповещение о возникшем отклонении должно поступать в соответствующее отделение.
Значения, используемые для отслеживания
Проверка цепочки взаимодействия проводится с применением нескольких групп параметров. Рассмотрим каждый показатель в отдельности.
Ключевые значения KPI (Key Performance Indicators)
В отслеживании используются технологии, работающие с корпоративными материалами организации. Для определения результативности применяются персонализированные целевые показатели, представляющие концепцию оценивания с разных сторон, в том числе финансовой.
KPI применяют в наблюдении за активностью специалистов в реальном времени. Обычно с их помощью оценивают деятельность менеджеров. К применяемым характеристикам относится:
- Удовлетворение потребителей уровнем сервиса. Оценивается своевременность, степень выполнения заказа, число возврата товаров и жалоб клиентов, наличие, доступность запасов. Учитывается надежность коммуникативных, информационных каналов.
- Рентабельность вложений в сектор. Критерий оценивает скорость расхода, новых поставок запасов, их средний размер, возвраты на вложения в транспортные средства, оборудование, складские помещения, информационную структуру.
- Размер издержек. Параметр измеряет затраты на транспортную перевозку, складирование, управление запасами, ущерб от некачественно выполненных операций. Учитываются общие затраты.
- Длительность циклов. Оценивает время, необходимое на выполнение действий с заказом, формирование отчетной документации.
К параметрам KPI относится продуктивность ЛС. Критерий характеризуется:
- количеством обработанных, выполненных заказов за конкретный промежуток времени;
- соответствием мощности складов с вместимостью транспорта;
- отношением общих издержек к единице капитала и выпускаемого продукта.
Учитывается размер потраченных средств, приходящихся на единицу объема продаж.
Business intelligence
Это программа, используемая как инструмент для разбора и классификации полученной информации. Она применяется для следующих действий:
- обработка;
- анализ;
- хранение;
- моделирование;
- отправка информации в соответствующий департамент;
- отслеживание доставки статистических материалов с диагностикой произошедших потерь, задержек передачи.
Решения выносятся на основании сигналов о положении сектора в конкретный момент. С применением этого софта на каждом этапе проработки задач сотрудники получают своевременные точные сведения.
Технология работает с большими объемами информации, моделируя варианты исходов в зависимости от принятого решения. Она фиксирует итоги, полученные после выполнения всех операций, передавая персоналу показания о ключевых факторах эффективности.
Контроллинг
Контроллинг – сложный механизм, объединяющий учет, планирование, регулирование, мониторинг логистических операций, информационную поддержку. В совокупности выполняются необходимые задачи, обеспечивающие координацию менеджмента внутри компании. Проходит обмен данными между сотрудниками управленческого звена.
Занимаясь контроллингом, служба менеджмента подбирает подходящий способ достижения цели компании. Для поиска берутся материалы учета управленческих решений, объединенных в совокупность. Параметры сравниваются с показаниями, полученными из отчетов, докладов менеджеров, аудиторов.
Мониторинг показателей работы логистической системы позволяет выявить, устранить факторы, мешающие оптимизировать материальные, финансовые, информационные потоки предприятия. Программное обеспечение 4logist, адаптирующееся к бизнес-процессам отдельной компании, эффективно отслеживает, корректирует всю цепь.