При правильной организации деятельности логистической фирмы у каждого отдела есть четкий спектр служебных обязанностей. Без налаженного взаимодействия невозможно обеспечить эффективную работу в сфере грузоперевозок. При этом нужно правильно распределить права пользования данными, чтобы исключить их утечку и давать работникам только то, что требуется для выполнения служебных обязанностей.

Программа автоматизации логистики должна обеспечить взаимодействие менеджеров и бухгалтерии, содержать в себе полную информацию по контрагентам, и при этом определять доступную для каждой категории работников документацию. Важна гибкость ПО и возможность адаптации под специфику организации. Чаще всего логистические компании используют программы, не адаптированные под фирму, или вообще используют Excel, поэтому нет возможности настроить уровни доступа, что чревато рядом проблем:

  1. Доступ к базе есть у всех, любой сотрудник может скачать всю информацию или просто удалить ее без возможности восстановления. Нужно исключить такую проблему — ограничить доступ и открывать специалистам только то, что требуется для работы.
  2. Если используется Excel, то опасность потери данных в разы выше. В большом количестве таблиц сложно ориентироваться, любой сбой приводит к потере информации, собираемой годами, документы могут просто нечаянно удалить. В программе учета логистики все данные хранятся на сервере и в случае сбоев сохраняются.
  3. Многие логистические программы настроить под силу только программисту. Если его нет в штате, любой сбой остановит работу, к тому же придется оплачивать услуги стороннего специалиста по ремонту. В программе управления логистикой 4logist есть базовые категории для создания собственной структуры, она гибкая и простая, знание программирования работникам не понадобится.

После настройки системы сотрудник будет видеть только ту часть документации, которая открыта для его категории. По сути, достаточно провести настройку один раз, после можно только вносить коррективы по необходимости.

  

Какие проблемы поможет решить программа

4logist — полноценная рабочая среда, содержащая информацию по заказам, клиентам и перевозчикам. В ней можно формировать любые отчеты и документы, что экономит массу времени. Кроме того, использование программы решает ряд проблем:

  • На многих фирмах любой может войти в систему с рабочего компьютера и скачать всю базу или просто уничтожить данные за много лет работы. Программа для логистики 4logist защитит информацию от похищения. Предусмотрена система верификации по паролю для каждого сотрудника.
  • Отсутствие оперативного контроля — чтобы узнать, на какой стадии выполнение работы, нужно уточнять это у сотрудника. В 4logist можно в режиме реального времени наблюдать состояние дел по проекту, проверять и комментировать заполнение отчетов, что исключает срывы сроков.
  • Использование разных приложений для организации работы очень неудобно, к тому же постоянно приходится переносить данные из одного места в другое. Есть возможность обеспечить полную автоматизацию бизнес-процессов, используя всего одну программу, в которую включено все, необходимое для работы — от базы контрагентов до бухгалтерской документации, формирования счетов и документов. А если настроить интеграцию с сайтом, то после заполнения формы обратной связи заказчиком запрос будет переадресовываться в программу.
  • Приходится давать доступ и отключать его вручную или переносить информацию на флешке. Если руководителя нет, или он занят, работа останавливается, постоянно возникают задержки. В 4logist все реализовано намного проще: пока проект активен, все, что относится к нему, доступно всем активным пользователям.
  • Нет возможности открытия доступа конкретному работнику, данные видят все — от руководителей до менеджеров, экспедиторов и водителей, нередко из-за этого возникают проблемы, особенно если информация конфиденциальная. Для оптимизации работы бизнеса в 4logist можно сделать доступ для отдельного сотрудника, если это нужно для аналитики, подготовки отчета или других целей.
  • Данные могут похитить, взломав сеть или просто украсть, если они на флешке или на жестком диске компьютера. Это особенно опасно для крупных компаний с большими базами данных. В 4logist реализована возможность ограничения по IP-адресам. То есть, по умолчанию работники используют программное обеспечение с конкретных IP.

Программа 4logist идеально подходит для оптимизации работы бизнеса в сфере логистики и грузоперевозок. Рабочая среда имеет гибкие настройки и позволяет наладить взаимодействие между менеджерами и бухгалтерами, контролировать работу водителей и защитить все данные от удаления. Интуитивно понятный интерфейс позволит быстро ввести все нужные данные, даже если раньше не было опыта в подобных задачах.

При необходимости можно интегрировать 4logist с 1С через API, это позволит получать всю отчетность и упростит расчет заработной платы, исключив ошибки и сэкономив время.

  

Как лучше настраивать доступ

Для автоматизации бизнес-процессов компании и защиты данных важно создать удобную систему доступа.

  1. Сделать список с определением должностных обязанностей по категориям: водители, менеджеры, бухгалтеры, кладовщики и т.д. Указать, какая информация нужна тому или иному отделу, чтобы эффективно выполнять свои функции.
  2. На основании созданной структуры сформировать сегменты с перечнем доступной информации.
  3. Внести категории в 4logist, это займет считанные минуты. Поставить галочки в каждом из созданных разделов, чтобы разрешить использование конкретных данных. Со временем лучше проанализировать первоначальный вариант, чтобы внести корректировки.
  4. Для бухгалтерского программного обеспечения в 4logist можно выставить периоды, в которые отдельные сегменты из базы будут доступны. Это нужно при формировании квартальных или месячных отчетов.
  5. В крупной логистической организации имеет смысл назначить того, кто будет контролировать права пользования и менять их в случае необходимости. Чаще всего этим занимается администратор, у него есть доступ ко всем настройкам и возможность вносить изменения.
  6. Если надо, сформировать группы, которые будут работать в рамках выполнения отдельных заказов, если они требуют особого внимания. После завершения работы право пользования документацией отключается и не нужно вручную менять настройки.

При покупке программного обеспечения не нужно отдельно заказывать настройку и оптимизацию системы и платить за это. Настройка и отладка входит в стоимость покупки.

  

Как использование уровней доступа влияет на безопасность информации

Если не создавать структуру для разных категорий, то документы будут доступны всем, что крайне нежелательно, если пользователей много. Программа управления логистикой 4logist позволяет дать каждому доступ к тем документам, которые нужны для выполнения непосредственных обязанностей, исключая хищение или уничтожение важных данных.

Разделение по уровням помогает создать четкую структуру взаимодействия и давать каждой группе только необходимую документацию. Это повышает безопасность и снижает риск утечки информации и потери документов.

Проще всего приобрести готовую рабочую программу по логистике и создать систему без лишних затрат времени. 4logist — вариант, в котором есть все, что нужно для работы и при этом документация надежно защищена от уничтожения.

Но главное — можно провести испытания и ознакомиться с доступными возможностями бесплатно, проверить на практике функциональность ПО, не тратя деньги. Чтобы лучше разобраться, можно обратиться к сотрудникам технической поддержки, если вдруг какие-то моменты непонятны. Консультации также бесплатны.