Экономический спад в мире приводит к снижению покупательской способности, из-за чего страдает бизнес. Как следствие, уменьшается количество поставок товаров и конкурентоспособность. Удержать позиции на рынке поможет грамотно составленная система взаимодействия в команде. Суть оптимизации состоит в том, чтобы при прежних издержках получать больше отдачи от сотрудников, увеличить прибыль и число лояльных клиентов.
Классическая схема оптимизации логистики
Организация транспортно-экспедиционной компании состоит из нескольких частей: поиск и согласование новых маршрутов, учет реальных ресурсов автотранспорта, составление бумаг, общение с перевозчиками и заказчиками. Достигнув баланса между всеми действиями, можно построить прибыльное предприятие. Если отдельные составляющие выпадают из списка или их обработка занимает много времени, нужна оптимизация логистики предприятия.
Этот процесс затрагивает сразу ряд аспектов транспортно-экспедиционного бизнеса и начинается с анализа данных. Классическая схема сокращения расходов реализуется через такие действия:
- Подгонка грузоподъемности машин под количество поставляемых товаров для эффективного использования ресурсов.
- Просчет короткого маршрута, учет наличия платных и объездных дорог.
- Объединение товаров в одной упаковке для ускорения погрузки/разгрузки.
- Исключение факторов, которые приводят к простою автотранспортного средства. Снижение рисков отказа от товара.
- Разработка графика поставок с учетом погодных условий, маршрута и сезонности.
- Отслеживание перемещения автотранспорта на каждом этапе маршрута.
- Своевременное формирование отчетности и получение оплаты.
Управление логистикой по такой схеме занимает много времени и требует наличия свободных ресурсов, как денежных, так и личностных. Менеджерам приходится проводить расчеты в Word или Excel с использованием специальных формул и алгоритмов. Однако не каждая компания может позволить себе содержать штат сотрудников, которые будут заниматься решением отдельных проблем и делать это эффективно. Чтобы транспортная логистика работала как часы, требуется внедрение современного программного обеспечения, которое улучшит качество грузоперевозок и снимет часть обязанностей с работников.
Как увеличить эффективность команды
Потребность быть эффективным на этапе переговоров и во время выполнения поставленной задачи продиктована современными реалиями бизнеса. Большое количество промежуточных этапов приводит к потере времени, прибыли и уходу клиентов. Чтобы постоянно оставаться «на плаву», нужно улучшить работу офиса.
Разработка программного обеспечения автоматизированного рабочего места позволит сократить трудозатраты и повысить эффективность сотрудников. Сделать это можно самостоятельно или обратившись к людям, которые специализируются на создании подобного софта. Внедрение 4logist сокращает время на обслуживание в четыре раза.
Профессиональное программное обеспечение рабочего места содержит нормативные и законодательные акты, бланки и формы необходимой документации. С помощью такого софта можно:
- Определить показатели трудоспособности отдельного сотрудника. Приложение самостоятельно подсчитывает время и скорость обработки отдельных заявок, а после сводит данные в единую таблицу. Руководитель отдела в конце отчетного периода может сделать выводы, опираясь на эти графики.
- Наладить взаимосвязь между отделами. Программа грузоперевозок онлайн 4logist позволяет оставлять заметки к заказам, которые доступны к просмотру для всех пользователей. Переписка осуществляется в режиме реального времени и увеличивает скорость решения проблемы.
- Делегировать обязанности. Руководитель или главный менеджер отдела, используя возможности ПО, может перепоручить решить определенный вопрос конкретному сотруднику не покидая кабинета. Все каналы внутренней связи защищены специальным шифрованием, что исключает доступ третьим лицам к важным данным.
- Покупая профессиональное ПО, вы получаете круглосуточный доступ к базе, можете в одном приложении рассчитывать стоимость груза, общаться с участниками и отслеживать автотранспорт. Все блоки написаны доступным языком и не требуют от пользователей глубоких компьютерных знаний.
- Руководитель отдела может ограничить доступ к базам данных для отдельных специалистов с учетом должности и обязанностей. Например, бухгалтеру можно разрешить редактировать только те разделы, где начисляется заработная плата и рассчитываются трудочасы, а юристу — к договорам.
Программа оптимизации бизнеса помогает наладить взаимодействие между менеджерами, бухгалтерами и руководством, а также минимизировать риск ошибок. Это значительно сокращает сроки на решение задач, а также повышает конкурентоспособность.
Систематизация документооборота
Оптимизация бизнес-процессов в организации должна затрагивать не только коллектив, но и документооборот. Внедрив профессиональный логистический софт, можно избежать путаницы с договорами, актами и исключить потерю бумаг.
В классическом варианте выбор подрядчиков происходит в ручном режиме:
- Логист получает задачу на доставку груза, формирует заявку в Word или Excel, затем собирает все в единый файл и отправляет письмо в несколько транспортных компаний.
- Менеджер собирает и систематизирует данные от перевозчиков. Выбирает исполнителя, ориентируясь на его цены и сроки исполнения заказа.
- Водитель получает необходимые бумаги и приступает к реализации плана поставки. После доставки он привозит пакет документов в офис.
- На заключительном этапе менеджер информирует заказчика о выполнении задачи, составляет счета, накладные и выписки, а затем отправляет их клиенту для получения оплаты.
Комплексная оптимизация процессов позволяет сократить эти действия в несколько раз, тем самым уменьшая издержки и снижая риск ошибки. Создание выписок и договоров происходит посредством нажатия одной кнопки. При этом информация видна всем участникам сделки: клиенту, перевозчику и логисту. В 4logist это происходит так:
- Пользователь загружает на IT-платформу заявку с помощью личного кабинета.
- Логист транспортной компании назначает водителя и формирует пакет документов по шаблону.
- Водитель получает заказ, согласовывает маршрут и приступает к работе.
- После доставки товара стороны получают закрывающие документы.
При этом все участники в режиме реального времени могут отслеживать перемещение автомобиля по карте и общаться в чате. А время, отведенное на выполнение задачи, сокращается в разы.
Такая оптимизация бизнес-процессов позволяет избежать путаницы и дублирования договоров, актов или других бумаг. В системе видно, какие счета уже выписывались, а что еще нужно заполнить. Заказчик может объективно оценить качество обслуживания, понять на каких этапах доставки возможна задержка и почему это происходит. В совокупности такой подход сокращает издержки и временные затраты, а также повышает качество обслуживания.
Умная логистика: итоговые преимущества
Чтобы снизить издержки, логистические фирмы отказываются от профессиональных систем, ведь программа для грузоперевозок требует выделения средств на ежегодное обслуживание. Как показывает практика, такое решение не поможет пережить сложную экономическую ситуацию. Отказ от профессионального ПО экономит относительно небольшую сумму денег, но при этом фирма теряет в скорости обслуживания, что ведет к падению прибыли, а после заставляет уйти с рынка.
Программы производственной логистики упрощают взаимопонимание между клиентами, подрядчиками и отделами логистической организации. Преимущества использования 4logist видны сразу:
- Интеграция IT-платформы с другим ПО: 1С-Бухгалтерия, Microsoft Word и Excel.
- Увеличение скорости обработки заявок.
- Возможность оперативно отреагировать на изменения в заказе за счет оповещений.
- Автоматический расчет стоимости перевозки. Заказчику сразу видны затраты.
- Договора, товарно-транспортные накладные, счета и доверенности заполняются по шаблонам в 1 клик.
Кроме этого, в одном приложении можно работать с разными заказчиками. Оформление документов для каждого контрагента также происходит при минимальном участии пользователя.