Долги заказчиков в сфере транспортной логистики — явление обыденное. Возникают они не только по вине недобросовестности клиентов, постоянно откладывающих оплату услуг по доставке, и кризиса, но и из-за позиций самих перевозчиков. Последние стараются пойти навстречу заказчикам и предоставляют отсрочки и кредиты, чтобы привлечь и удержать их от обращения к конкурирующим организациям. Это и становится основной причиной возникновения огромных задолженностей, размер которых в крупных компаниях достигает миллионов рублей.
Как бороться с задолженностью
Распространенное решение — обращение в суд. Однако подобные меры связаны с лишними тратами, потерей времени и приобретением определенной репутации в бизнес-кругах. Поэтому сначала следует использовать другие методы урегулирования ситуации.
Контроль просроченной задолженности
Отслеживать объем долгов контрагента требуется ежедневно. Регулярно составлять отчет, в котором обозначается:
- наименование контрагента;
- общая сумма дебиторской и кредиторской задолженности;
- причина неуплаты;
- ожидаемая дата поступления платежа.
Схожую отчетность нужно вести и по сотрудникам компании. В документации отображается список менеджеров, а также общая задолженность клиентов каждого логиста.
Ведение подобных отчетов позволяет достичь сразу нескольких целей:
- отследить неблагонадежных заказчиков;
- выявить ошибки в работе менеджеров, которые приводят к появлению должников среди клиентов;
- проанализировать текущую ситуацию в организации и принять правильные управленческие решения для уменьшения или полной ликвидации задолженностей контрагентов.
Удобно использовать для составления отчетов автоматизированные средства работы с информацией и ПО для логистических компаний.
Мотивация логистов
Начисление сотрудникам заработной платы в компаниях из сферы грузоперевозок производится по факту доставки, а не по приходу оплаты за оказанные услуги. Поэтому минимизация задолженности не входит в сферу интересов сотрудников.
Кардинально изменить положение поможет доработка системы мотивации работников. Достаточно включить в нее бонусы за сбор денег заказчиков, чтобы менеджеры начали эффективно работать в данном направлении.
Своевременная отправка претензий
Напоминать должникам о необходимости совершения оплаты требуется регулярно. Предпочтение стоит отдать письменным уведомлениям. Они позволят освободить логистов от «коллекторских обязанностей» и одновременно окажут серьезное воздействие на контрагентов. В 90% случаев грамотный юридический документ заставляет должников выполнить обязательства.
С ролью уведомлений успешно справляются претензии, которые бывают следующих видов:
- информационное письмо;
- предарбитражное уведомление;
- требование к Клиенту;
- уведомление о приостановке оказания услуг.
Профилактика появления задолженностей
Несколько простых действий помогут предотвратить возникновение долгов у контрагентов логистических организаций. Требуется:
- Тщательно проверять контрагента перед подписанием договора о перевозке груза. При обнаружении плохой репутации АТИ или негативных отзывов нужно отправить заказчика в черный список до начала сотрудничества. Крупным логистическим фирмам рекомендуется создать отдел проверки и контроля клиентов. Либо как минимум назначить сотрудника, выполняющего указанную функцию.
- Установить лимит задолженности. Если общая сумма долга превысила обозначенную границу — отказаться от дальнейшего сотрудничества с контрагентом. Но не делать это резко! Выполнить текущие обязательства, а новые сделки не заключать.
- Обозначать в договоре четкие сроки и способ оплаты услуг. Также требуется убедиться, что контрагент изучил информацию и понял смысл и объем накладываемых на него обязательств.
- Отслеживать движение товарно-транспортных накладных. Это актуально в случаях, когда оплата производится по оригиналу документа.
Не ждите, пока ваши должники объявят себя банкротами и получат законное право отказаться от выполнения обязательств. Используйте профилактические меры и действуйте, чтобы вернуть уже заработанные деньги!