Первая версия этой статьи написана во время перехода транспортных и экспедиционных компаний на удаленную работу из-за массового карантина в 2020 году.

Проблемы, связанные с переходом на удаленную работу, разделились для компаний отрасли на две категории:

  • отсутствие инфраструктуры на удаленных рабочих местах (нет нужных программ, стабильного доступа в интернет и даже компьютеров для работы);
  • автономная инфраструктура, недоступная вне офиса (корпоративная почта, база клиентов, архив документов и CRM остались на локальном сервере, как и специализированные программы для учета рабочего времени, записи звонков и др.).

 

С учетом этого мы составили чек-лист функций CRM для удаленной работы экспедитора. Воспользуйтесь им, чтобы избежать ошибок при выборе CRM или проверить, готова ли ваша система к экстренным ситуациям.

  1. Онлайн-доступ
  2. CRM телефония
  3. Работа с сопроводительными документами
  4. Переэкспедирование груза
  5. Ведение загрузки в CRM
  6. Ведение учета по грузоперевозкам
  7. CRM для удаленной работы экспедитора

1. Онлайн-доступ

Если онлайн-доступ не входит в функции CRM, значит, это десктопная версия, которая устанавливается на компьютер и на нем же остается. Не худший вариант для удаленной работы при условии, что сотруднику разрешат забрать корпоративный компьютер домой. Правда, и здесь есть нюанс: нужно убедиться, что компьютер сможет работать вне корпоративной сети.

Лучший вариант для удаленной работы в грузоперевозках – Online CRM, размещенная на защищенном веб-сервере. Доступ к таким системам возможен по паролю с любого устройства, подключенного к интернету.

Важно: В некоторых CRM есть функция предоставления доступа конкретному IP-адресу или диапазону адресов. Ее используют чтобы, например, дать доступ к системе только из офисной сети.
Соответственно, при переводе сотрудников на удаленную работу нужно отключить или перенастроить эту функцию на IP-адреса домашних компьютеров, если они статические. Если IP-адреса динамические, то при изменении IP устройства доступ в CRM с него будет запрещен.

2. CRM телефония

CRM телефония – это интеграция CRM-системы с IP-телефонией. От того, с каким сервисом интернет-телефонии работает CRM для экспедитора, зависят доступные функции (входящие, исходящие звонки, запись звонков, журнал звонков и др.).

Важность СRM телефонии для удаленной работы экспедиторов показана в таблице:

 

Рабочие процессы экспедитора в офисеПроблемы экспедитора на удаленной работеРешение проблемы в CRM 4logist
Ежедневное общение по телефону (в т. ч. международные звонки)Офисная АТС недоступна; у сотрудника отсутствует техническая или финансовая возможность международных звонковИсходящие звонки из CRM
Холодные звонкиНевозможность контролировать факт звонкаЖурнал звонков, запись разговоров в CRM
Обзвон должников

 

Функция телефонии в CRM особенно актуальна для международных грузоперевозок, потому что позволяет существенно экономить на международных звонках по сравнению со звонками из сети общего пользования или из роуминга мобильных операторов.

Важно: Белорусским компаниям запрещено использовать сервисы интернет-телефонии, работающие по SIP-протоколу, для совершения международных звонков на номера, не принадлежащие компании (ссылка на закон здесь). Соответственно, функции IP-телефонии в CRM 4logist для белорусских экспедиторов недоступны.

 

3. Работа с сопроводительными документами

Данная функция позволяет создавать первичную документацию по перевозкам (договор, акт, счет) прямо в CRM, что не только экономит время, но и избавляет от необходимости использования пакетов офисных программ на домашнем компьютере сотрудника. Потому что если эти программы нелицензионные, то их использование в рабочем процессе может скомпрометировать компанию и повлечь за собой штрафы.

 

Рабочие процессы экспедитора в офисеПроблемы экспедитора на удаленной работеРешение проблемы в CRM 4logist
Создание первичной документации по сделкамНа удаленном рабочем месте нет офисных программ или они нелицензионныеЕсть готовые редактируемые шаблоны всех типовых документов для разных стран
Подписание заявки на перевозкуУ экспедитора на удаленном рабочем месте нет доступа к печати компанииаВ системе есть шаблон бланка со штампом компании
Отправка электронных копий документовВне офиса нет доступа к корпоративной почте, а документы, отправленные с личной почты сотрудника или через мессенджеры, не имеют юридической силыДоступна электронная рассылка прямо из программы
Отправка оригиналов документов по почтеОтветственный за отправку корреспонденции сотрудник (секретарь) не доступенЛюбой сотрудник может напечатать документы и конверт с адресом контрагента прямо в системе и лично отправить письмо

 

4. Переэкспедирование груза

Интеграция CRM с биржами грузов позволяет экспедиторам автоматизировать и ускорить процесс размещения грузов.

CRM 4logist делает это с помощью функции автопостинга грузов на биржи Cargo.lt, Аti.su, Lardi-trans.com и Lardi-Trans прямо из программы.

5. Ведение загрузок в CRM

 

Рабочие процессы экспедитора в офисеПроблемы экспедитора на удаленной работеРешение проблемы в CRM 4logist
Информирование клиента о статусе грузаНесовпадение рабочих графиков экспедитора и клиента, невозможность связаться с клиентом личноЭкспедитор вручную устанавливает и обновляет статус груза в личном кабинете клиента, что освобождает менеджера и клиента от дежурных звонков
Обмен документами по перевозкеЗатруднена взаимная коммуникация экспедитора с клиентом и с третьей стороной (таможней, брокером).

Несвоевременное предоставление документов по перевозке может стоить налоговых льгот клиенту и штрафов – экспедитору.

    Экспедитор размещает в личном кабинете клиента электронные копии всех необходимых документов:

  • CMR-накладную и счет с разбивкой до границы, чтобы как можно скорее приступить к декларированию и растаможке груза;
  • экспортную декларацию и форму закрытия экспорта, чтобы своевременно подтвердить НДС к вычету;
  • другие документы, доступ к которым мгновенно появляется у клиента.
Контроль оплат и дебиторской задолженностиЗатруднена коммуникация с клиентом или с бухгалтерией клиентаАвтоматическая рассылка напоминаний об оплате на email

 

6. Ведение учета по грузоперевозкам

Проблемы ведения учета по грузоперевозкам на удаленной работе включают контроль оплат перевозчикам, которые должна проводить бухгалтерия экспедитора, а также своевременный обмен документами между отделами.

В CRM 4logist функция ведения учета по грузоперевозкам реализована с помощью интеграции с бухгалтерскими программами 1C и Мое дело. Благодаря этому электронный обмен данными и документами между экспедитором и бухгалтером происходит моментально.

 

7. CRM для удаленной работы экспедитора

CRM 4logist – это веб-CRM, в которой есть все необходимые функции для удаленной работы экспедитора. С помощью 4logist можно не только безболезненно перевести привычные рабочие процессы транспортной компании на удаленку, но и улучшить их, автоматизировать и эффективно контролировать.

Если у вас еще есть время на подготовку к удаленной работе, закажите пробную версию CRM 4logist, чтобы протестировать ее возможности:

Заказать пробную версию

Если времени уже нет, и нужно было перевести бизнес на удаленку еще вчера, свяжитесь с нами, и мы экстренно настроим систему под вас за 24 часа:

Нужно срочно!