Экспедиторы играют важную роль в процессе транспортировки грузов. Они выступают связующим звеном между компанией, которая специализируется на логистике, и самими клиентами. Перечень задач у них обширен, а грузоперевозки с каждым годом становятся более востребованными. Логично, что спрос на услуги экспедиторов возрастает, а значит, у них увеличивается объем работы.

Помочь в таких ситуациях могут специальные компьютерные программы. Они необходимы для того, чтобы упростить рабочие процессы и систематизировать их. Речь идет о ПО для автоматизации бизнес-процессов предприятия транспорта.

На выбор предлагаются десятки программ такого рода, но далеко не все из них имеют понятный интерфейс, необходимые функции. Важно выбирать надежное приложение, которое будет работать без сбоев.

  

Когда рекомендуется проводить автоматизацию

Изначально автоматизация транспортной логистики помогает сократить количество ошибок и избежать дублирования информации. Однако реалии экспедиторского бизнеса требуют системного подхода. Выделим признаки, по которым можно определить, есть ли необходимость в автоматизации основных бизнес-процессов экспедиторской логистики:

  • возникает проблема координации большого объема информации о рейсах, клиентах и перевозчиках;
  • отсутствие должного контроля над расходами;
  • недостаток прозрачности управления;
  • уменьшение прибыли.

Если было принято решение автоматизировать некоторые процессы в бизнесе, ошибочно будет пытаться пользоваться сомнительными и малофункциональными приложениями. Это обычно не приводит к уменьшению объема работы, а, напротив, усложняет процессы. Использование удобных и интуитивно понятных программ для автоматизации бизнес-процессов — как, например, 4logist — позволит упростить задачу.
  

Как правильно провести автоматизацию транспортной логистики

В первую очередь следует четко определить цели и понять, что планируется автоматизировать — работу компании или конкретного отдела, сегмента. Частая ошибка — попытка автоматизировать отдельные процессы, чтобы впоследствии объединить их в единое информационное поле. Сделать это реально, но трудно. Рекомендуется предварительно обрисовать полную структуру и иерархию бизнеса, чтобы все кусочки пазла могли сложиться в единую картинку.

Схема успешной комплексной автоматизации бизнес-процессов для экспедиторов выглядит таким образом:

  • определение точной цели и задачи: например, контроль оплаты по каждому заказу, загрузки машины, времени перевозки;
  • анализ текущих процессов, оценка эффективности, принятие решения о необходимости изменений;
  • внедрение изменений;
  • выбор ПО, которое подойдет для экспедиторов, и его адаптация.

Важный этап в данной схеме — выбор подходящей программы. Некоторые транспортные компании предпочитают самостоятельно ее создать с надеждой на то, что в таком случае она будет идеально подходить под все потребности. Как показывает практика, это удается сделать далеко не каждой организации. При разработке часто допускается много ошибок, не учитываются различные нюансы, которые принимают во внимание опытные разработчики лицензионного программного обеспечения — например, не создается возможность работы с разным транспортом, не получается отследить сборные грузы и т.д. Это приводит к дополнительным трудностям, а не упрощению, как планировалось изначально. Для положительного эффекта лучше инвестировать в специальное программное обеспечение — практика многих у транспортных компаний показывает, что это наиболее подходящий вариант для упрощения работы.

Важно, чтобы программа была внедрена в компанию в кратчайшие сроки и могла обеспечить возможность работы с разными видами транспорта. Большинство специализированных или универсальных приложений отличается широким функционалом, но некоторых полезных опций у них все же нет. Речь идет, например, об отсутствии личного кабинета, где клиенты могут просматривать движение своих заказов. Также в них может не быть возможности работать с мультимодальными перевозками, или дорабатывать ПО, чтобы оно больше подходило под специфику учета в конкретном бизнесе. Все эти функции есть у 4logist. Кроме того, программа обладает интуитивно понятным интерфейсом, благодаря чему разобраться в ней будет легко большинству сотрудников.
  

  


  

Плюсы

Системы автоматизации бизнес-процессов в транспортной сфере предполагают применение специальных средств и методов. Отличие их заключается лишь в специфике процессов, а также характере и объеме информации, с которой приходится ежедневно работать.

Автоматизировать процессы в транспортной сфере необходимо для того, чтобы:

  • сократить или вовсе избавиться от бумажной волокиты, следовательно, и ручного труда;
  • исключить дублирование информации;
  • организовать одно информационное поле, доступ к которому будет у сотрудников компании и клиентов, которые смогут отслеживать, где в данный момент находится их заказ;
  • стандартизировать документооборот;
  • лучше контролировать заказы, информацию о клиентах, объемах груза;
  • автоматизировать создание необходимых экспедиторам документов;
  • легко корректировать данные;
  • упростить и ускорить поиск документов по всем заказам;
  • исключить риск ошибки при подсчетах, поскольку расчетами занимается искусственный интеллект;
  • ускорить обработку заказов.

Кроме этого, состояние перевозки или выполнение задачи можно проследить в любой момент благодаря поддержке опции удаленного доступа. Это позволит сберечь время и силы. Обработка заявок и запросов упростится, поскольку все данные будут видны в одном меню, а управлять ими получится с помощью нескольких кликов. Все это доступно в удобной программе для экспедиторов 4logist.

Важно понимать, что, например, складскую логистику стандартизировать и унифицировать относительно просто. В то же время транспортная, особенно международная, имеет большую вариативность в зависимости от вида транспорта, груза, маршрута. Это усложняет контроль и систематизацию, поэтому без грамотно разработанного программного обеспечения предприятию вести бизнес будет проблематично.
  

Минусы

Преимуществ у автоматизации транспортной логистики много, однако есть у нее и некоторые слабые стороны. В первую очередь речь идет об усложнении производственной системы и появлении новых элементов, которые сотрудникам придется осваивать и привыкать к ним. Хотя программа 4logist имеет простое управление, некоторое время на обучение работников использованию нового ПО потратить придется.

Чтобы все процессы оставались автоматизированными и не останавливались, требуется наличие в штате программиста, который имеет соответствующие знания. Когда внедряется, например, бухгалтерское программное обеспечение, также необходимое для экспедиторов, требуется, чтобы программист был знаком с законодательством в этой области.

Сложности могут возникнуть и в ходе переноса данных в новую базу. Это требует времени и внимания, поскольку даже небольшая ошибка исказит учет. Также от ПО требуется надежность — программа, у которой регулярно появляются ошибки в работе, не подойдет для постоянного использования.

Стоит отметить, что большинство трудностей носит временный характер и впоследствии окупается преимуществами использования ПО. 4logist — программа удобная, надежная, имеет широкий функционал. Со временем проблемы с использованием, недопонимание исчезают, сотрудники привыкают к новому порядку. Даже те, кто поначалу с недоверием отнесся к такому подходу, впоследствии осознают его преимущества.

Грамотный подход к автоматизации бизнес-процессов для экспедиторов предполагает привлечение программистов, которые обеспечат качественное ПО, техническую поддержку и помогут решить возможные проблемы. Именно поэтому пользоваться рекомендуется не сомнительным программным обеспечением, найденным в свободном доступе, а надежными приложениями, с разработчиками которых можно связаться. 4logist считается одной из наиболее востребованных программ для автоматизации транспортной логистики. Это объясняется ее стабильностью и качественным исполнением этого ПО. Грамотное вложение средств компании в приобретение подходящего ПО увеличит прибыль и существенно упростит работу, поскольку большинство операций, связанных с работой экспедиторов, можно будет осуществлять в пару кликов.